档案车间管理制度汇编表

PAGE档案车间管理制度汇编表一、总则（一）目的为加强档案车间的管理，确保档案的整理、保管、利用等工作规范、有序进行，提高档案管理水平，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于档案车间全体工作人员以及涉及档案管理相关业务的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案资料的齐全完整。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.时效性原则：及时归档、整理和更新档案，保证档案的时效性和有效性。二、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与公司/组织相关的文件、通知、规定等。3.对外签订的合同、协议、意向书等各类经济业务文件。4.公司/组织内部的会议记录、纪要、决议等。5.员工的人事档案、培训档案、业绩考核档案等。6.财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。7.产品研发、生产、销售等业务过程中产生的技术文件、市场调研报告等。8.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制备份，以防止丢失或损坏。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理规范1.分类标准：按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类。一般可分为行政管理档案、业务管理档案、人事档案、财务档案、技术档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.编号规则：为便于档案的查找和管理，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的编码方式。3.装订要求：对纸张较小、零散的文件资料，应进行粘贴、折叠或装订，使其整齐、牢固，便于查阅和保管。4.编目要求：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查找档案。三、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案车间，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.档案车间应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.上架存放：按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和管理。2.专柜保管：对于重要、机密的档案，应设立专柜单独保管，并采取加密措施，防止泄露。3.电子档案管理：对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司/组织的实际情况确定。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.清查过程中发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果应进行详细记录，形成清查报告，上报公司/组织领导。四、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因业务往来、合作等原因需要查阅公司/组织档案，但须经公司/组织领导批准。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅公司/组织档案，应按照法定程序办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案车间办理查阅手续。2.外部单位查阅档案，须持单位介绍信和查阅人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织领导批准后，方可到档案车间查阅。3.司法机关、行政机关等查阅档案，应出具相关法律文书和工作证件，按照规定的程序办理查阅手续。（三）利用要求1.查阅档案时，应在档案车间指定的地点进行，不得擅自将档案带出车间。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏或撕毁。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。4.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对到期档案进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件按照档案分类和编号顺序进行存储，并建立相应的索引目录。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。3.加强对电子档案的安全管理，采取加密、备份、防病毒等措施，防止电子档案数据丢失、损坏或被篡改。（三）系统功能与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员进行日常工作。2.公司/组织内部人员可通过网络远程查询和利用档案信息，提高档案利用的效率和便捷性。3.利用系统生成各类档案统计报表，为公司/组织的决策提供数据支持。七、人员职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作，并严格遵守档案管理的各项规章制度。2.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。3.协助档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定，并按照规定的程序办理档案销毁手续。4.负责档案信息化管理系统的操作和维护，确保系统的正常运行和数据安全。5.为公司/组织内部人员提供档案查阅、借阅等服务，并对利用情况进行登记和统计。6.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体人员的档案意识。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案车间。2.协助档案管理人员做好本部门档案的查阅、利用等工作。3.配合档案鉴定工作小组对本部门到期档案进行鉴定，并提供相关意见和建议。（三）公司/组织领导职责1.负责审批档案管理制度、档案鉴定销毁清册等重要文件。2.协调解决档案管理工作中出现的重大问题，为档案管理工作提供必要的支持和保障。3