档案库房进出许可制度

PAGE档案库房进出许可制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房的安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和安全性，防止未经授权的人员进入档案库房，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案库房进出管理的部门和人员。（三）基本原则1.严格审批原则：所有人员进出档案库房必须经过严格的审批流程，确保其必要性和合规性。2.安全保密原则：进出档案库房的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容和库房信息。3.监督检查原则：加强对档案库房进出情况的监督检查，及时发现和处理违规行为。二、进出许可申请（一）申请主体1.因工作需要查阅、借阅、整理档案的公司内部员工。2.外部单位因业务合作、审计、法律事务等需要进入档案库房的人员。（二）申请流程1.内部员工申请填写《档案库房进出申请表》，详细说明进出档案库房的目的、时间、查阅或借阅的档案内容等信息。将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况进行审批，并签署意见。2.外部单位人员申请由对口业务部门负责与外部单位沟通协调，获取对方的申请函，注明申请进入档案库房的原因、人员名单、时间等信息。将申请函及相关材料提交公司档案管理部门，档案管理部门对申请进行初步审核，审核通过后转呈公司分管领导审批。（三）申请时间1.内部员工应至少提前[X]个工作日提交申请，以便档案管理部门安排相关准备工作。2.外部单位人员申请应提前[X]个工作日提交，档案管理部门需在收到申请后的[X]个工作日内完成审核和审批流程。三、审批权限（一）内部员工审批1.查阅一般性档案资料，由所在部门负责人审批。2.借阅重要档案资料或涉及机密级以上档案的，需经部门负责人和档案管理部门负责人共同审批。（二）外部单位人员审批1.因业务合作等常规事项进入档案库房的，由公司分管领导审批。2.涉及审计、法律事务等重要事项进入档案库房的，需经公司总经理审批。四、进出许可凭证（一）内部员工经审批通过后，档案管理部门为申请人发放《档案库房进出许可证》，注明有效期限、可进入的档案区域等信息。申请人凭许可证进入档案库房。（二）外部单位人员经审批通过后，档案管理部门为其发放临时的《档案库房进出通行证》，并安排专人陪同。通行证上注明有效期限、人员姓名、单位名称、陪同人员等信息。五、进出管理（一）凭证出入所有人员必须凭有效的进出许可凭证进入档案库房，不得无证进入或冒用他人凭证。（二）登记备案1.档案库房管理人员应在出入口设置登记台账，对进出人员的姓名、单位、进出时间、事由等信息进行详细登记。2.内部员工进出档案库房时，应主动在登记台账上签到；外部单位人员进出时，除签到外，还需注明陪同人员姓名。（三）陪同要求1.内部员工查阅、借阅档案时，如需进入档案库房密集架区域，应在档案管理人员的陪同下进行操作。2.外部单位人员进入档案库房时，必须由公司档案管理部门或对口业务部门安排专人全程陪同，陪同人员应负责监督外部人员的行为，确保其遵守档案库房管理规定。（四）限制区域档案库房内设置限制区域，如机密档案存放区、档案整理加工区等，未经特别许可，任何人员不得进入限制区域。（五）进出时间1.档案库房正常开放时间为[具体时间段]，非开放时间未经许可不得进入。2.因特殊工作需要在非开放时间进入档案库房的，需提前向档案管理部门申请，经批准后方可进入，并严格遵守相关安全规定。六、行为规范（一）遵守保密规定1.所有进入档案库房的人员应严格遵守公司保密制度，不得在库房内谈论、传播档案内容，不得擅自摘抄、复制、拍照、录像档案资料。2.如需对档案进行查阅、借阅等操作，应在规定的区域内进行，不得将档案带出档案库房指定区域。（二）爱护档案设施1.进入档案库房的人员应爱护库房内的设施设备，如档案密集架、温湿度控制系统、消防设备等，不得随意损坏或挪用。2.在档案库房内进行操作时，应轻拿轻放档案资料，避免造成档案损坏。（三）保持库房整洁1.进出档案库房的人员应保持库房内的整洁卫生，不得在库房内吸烟、饮食、乱扔垃圾等。2.查阅、借阅档案完毕后，应将档案资料归还原位，并协助档案管理人员整理好库房。七、监督检查（一）定期检查档案管理部门定期对档案库房进出情况进行检查，包括登记台账的核对、进出许可凭证的查验等，确保制度执行的有效性。（二）不定期抽查公司安全管理部门不定期对档案库房进出情况进行抽查，重点检查陪同人员履职情况、外部人员行为规范等，发现问题及时督促整改。(三)违规处理1.对于违反本制度的内部员工，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，按照公司相关规定进行纪律处分。2.对于违反本制度的外部单位人员，档案管理部门应及时与其单位沟通，要求其加强管理，并视情节轻重采取限制进入档案库房、终止合作等措施。八、培训与宣传（一）培训1.档案管理部门定期组织对涉及档案库房进出的人员进行培训，内容包括本制度的解读、档案安全保密知识、库房操作规范等，提高人员的安全意识和业务能力。2.新入职员工或首次进入档案库房的员工，应在入职培训或上岗前接受专门的档案库房进出管理培训，经考试合格后方可进入档案库房。（二）宣传通过公司内部网站、宣传栏、邮件等形式，广泛宣传档案库房进出许可制度，提高全体员工对档案安全管理重要性的认识，营造良好的安全保密氛围。