数字化档案归档制度

PAGE数字化档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司数字化档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类数字化档案的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：归档的数字化档案应真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案内容的完整，不遗漏重要信息。3.规范性原则：严格按照规定的格式、流程进行归档操作。4.安全性原则：保障数字化档案的存储安全，防止数据丢失、损坏和泄露。二、归档范围（一）行政管理类1.公司各类文件、通知、报告、决议等。2.会议纪要、记录。3.工作计划、总结。4.人事档案、员工信息等。（二）业务管理类1.项目合同、协议。2.业务报表、统计数据。3.市场调研资料。4.客户信息、业务往来记录。（三）财务审计类1.财务报表、账目。2.审计报告、审计资料。3.税务文件、凭证。（四）技术研发类1.研发项目文档、技术方案。2.产品设计图纸、说明书。3.测试报告、技术总结。（五）其他类公司获得的荣誉证书、资质证明、重要活动影像资料等。三、归档要求（一）文件格式1.电子文件应采用通用、规范的格式，如PDF、DOCX、XLSX等，确保在不同设备和软件上能够正常打开和查阅。2.图像文件应采用JPEG、PNG等格式，保证图像清晰、色彩准确。3.音频视频文件应采用常见的格式，如MP4、AVI、WAV等，并确保声音和画面质量良好。（二）文件命名1.文件名应简洁明了，准确反映文件的主题和内容。2.采用“年度+部门+文件主题+版本号”的命名方式，如“2023年行政部年度工作总结V1.0”。3.对于系列文件或相关联的文件，应在文件名中体现其关联性，如“项目X合同（一）”“项目X合同（二）”等。（三）元数据要求1.归档的数字化文件应同时具备完整的元数据，包括文件的标题、作者、日期、来源、格式、大小等信息。2.元数据应与文件内容准确对应，确保在检索和利用档案时能够提供全面、准确的信息支持。（四）文件整理1.按照档案分类方案对文件进行分类整理，确保同一类别的文件集中存放。2.对于纸质文件转化为数字化档案的，应保持原纸质文件的整理顺序和编号，并在数字化档案中建立相应的索引。3.定期对数字化档案进行清理，删除重复、无效或已过期的文件。四、归档流程（一）文件形成与收集1.各部门在业务活动中形成的文件，由文件产生的责任人负责及时收集和整理。2.对于重要文件，应在文件形成后5个工作日内完成初步整理，并提交至部门档案管理员。（二）部门初审1.部门档案管理员收到文件后，应在3个工作日内对文件的完整性、准确性进行初审。2.审核通过的文件，按照档案分类方案进行分类，并填写文件清单，注明文件的名称、日期、来源等信息。（三）移交档案管理部门1.部门档案管理员将初审合格的文件，在每月的最后一周统一移交至公司档案管理部门。2.移交时应填写档案移交清单，双方签字确认，明确移交的文件数量、类别等信息。（四）档案管理部门审核与录入1.档案管理部门收到移交的文件后，应在5个工作日内进行审核。2.审核内容包括文件格式、命名、元数据等是否符合归档要求。3.审核通过的文件，由档案管理人员按照规定的存储方式进行录入和存储，并建立档案目录数据库。（五）存储与备份1.数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，并按照存储设备的容量和使用情况进行合理分配。2.定期对档案进行备份，备份介质应与原存储介质分开存放，并异地保存。3.备份周期为每周一次全量备份，每天一次增量备份。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和时间范围。2.部门负责人及以上人员可直接查阅本部门及相关业务的档案；其他人员需经部门负责人批准后方可查阅。3.涉及公司机密的档案，查阅权限严格按照公司保密制度执行，需经公司高层领导批准。（二）查阅流程1.查阅申请人将申请表提交至档案管理部门。2.档案管理部门在收到申请表后2个工作日内进行审核，审核通过后安排查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制，应按照规定办理复制手续。（三）利用登记1.档案管理部门应对每次档案查阅和利用情况进行详细登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。2.登记信息应定期整理归档，以便日后查询和统计分析。六、档案安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案存储设备的安全管理制度，定期对存储设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.加强对档案存储场所的安全防范，安装必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。（二）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行严格管理。2.对档案管理人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。3.在档案查阅和利用过程中，严格控制知悉范围，防止档案信息泄露。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和现实利用情况，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和公司内部审计人员组成。2.鉴定小组负责制定鉴定标准和程序，对档案进行逐卷鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性、准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实利用价值等。3.档案的密级和保密期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.申请表经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字