采购招投标档案管理制度

PAGE采购招投标档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购招投标档案管理，规范采购招投标活动中的文件资料收集、整理、归档和保管，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司采购决策、项目管理、审计监督等提供有效支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购招投标项目，包括但不限于货物采购、工程建设、服务外包等各类采购活动中形成的招投标文件、资料和记录。（三）管理原则1.集中统一管理原则采购招投标档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映采购招投标活动的全过程，数据准确、字迹清晰、图表规范。3.及时归档原则采购招投标活动结束后，相关部门应及时将档案资料移交档案管理部门归档，不得拖延或积压。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善采购招投标档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查采购招投标项目承办部门的档案收集、整理和归档工作。3.集中统一保管采购招投标档案，建立档案目录和索引，方便查询和利用。4.定期对采购招投标档案进行整理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）采购招投标项目承办部门职责1.负责本部门采购招投标项目档案资料的收集、整理和初步审核工作。2.在采购招投标活动结束后，按照档案管理部门的要求，及时将完整、准确的档案资料移交档案管理部门归档。3.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅和利用工作。（三）其他部门职责1.涉及采购招投标活动的其他部门，应按照各自职责，配合做好相关档案资料的提供和整理工作。2.在采购招投标过程中，各部门应妥善保管各自产生的文件资料，不得擅自销毁或丢失。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.采购招投标项目前期文件，包括项目立项审批文件、采购需求论证报告、采购预算批复等。2.采购文件，如招标文件、投标文件、评标文件、中标通知书等。3.采购过程中的各类往来文件，如招标公告、答疑纪要、投标保证金缴纳凭证、开标记录、评标报告等。4.合同文件，包括采购合同、补充协议及相关变更文件等。5.验收文件，如验收报告、质量检验证书、售后服务承诺等。6.其他与采购招投标项目有关的文件资料，如会议纪要、往来信函、电话记录等。（二）档案收集要求1.项目承办部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应原件齐全，如因特殊原因无法提供原件的，应提供经相关部门盖章确认的复印件，并注明原件存放处。3.档案资料应字迹清晰、图表规范、签字盖章齐全，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。4.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照档案管理部门的要求进行存储和备份。（三）档案整理方法1.按照采购招投标项目的类别和时间顺序，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每类档案应编制目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和核对。3.对于文件页数较多的，应进行装订，并在每份文件首页加盖档案章，注明档案编号。4.电子文件应按照相应的分类目录进行存储，并建立电子索引，方便快速检索。四、档案归档与保管（一）档案归档流程1.采购招投标项目承办部门在项目结束后，对整理好的档案资料进行自查，确保档案资料的完整性和准确性。2.自查合格后，填写档案移交清单，将档案资料移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，如发现问题，及时通知承办部门进行补充或更正。4.审核通过后，档案管理部门将档案资料进行归档，并在档案移交清单上签字确认。（二）档案保管期限1.采购招投标档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的采购项目文件资料。3.中期档案保管期限为[X]年，适用于重要采购项目或涉及一定金额的项目文件资料。4.长期档案保管期限为[X]年以上，主要针对重大采购项目、涉及公司核心业务或具有重要历史价值的项目文件资料。（三）档案保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。4.对于电子档案，应采取备份存储、异地存储等措施，防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。五、档案查询与借阅（一）档案查询1.公司内部人员因工作需要查询采购招投标档案的，应填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，在档案系统中进行查询，并提供相应的档案资料。4.查询人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏或丢失。（二）档案借阅1.因特殊原因需要借阅采购招投标档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。5.档案管理部门应对借阅档案进行跟踪管理，确保档案按时归还。如发现档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已超过保管期限的采购招投标档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，会同采购招投标项目承办部门及相关业务部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。4.对于具有重要历史价值、法律凭证作用或仍有利用价值的档案，应继续保存；对于已无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报公司领导审批。（二）档案销毁1.经公司领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁过程中，应填写档案销毁记录，注明销毁档案的名称、数量、日期等信息，并由监销人员和销毁人员签字确认。4.档案销毁记录应作为档案管理工作的重要资料进行保存，以备查阅。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立采购招投标档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化扫描对采购招投标档案进行全面数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.电子档案存储与管理采用安全可靠的存储设备和存储方式，对电子档案进行分类存储，并建立完善的电子档案管理制度，确保电子档案的安全、完整和可利用。3.档案信息化检索与利用开发档案信息化检索系统，实现对电子档案的快速检索和查询。同时，建立档案利用平台，方便公司内部人员通过网络在线查阅和下载档案资料。4.数据备份与恢复定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在异地，以防止数据丢失。同时，制定数据恢复预案，确保在数据出现故障时能够及时恢复。（三）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全措施，防止网络攻击和