破产清算档案管理制度

PAGE破产清算档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司破产清算档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在破产清算工作中的作用，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司破产清算期间形成的各类档案，包括但不限于清算申请文件、资产清查资料、债权债务清单、会议记录、财务报表、审计报告、评估报告、法律文书等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映破产清算工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理破产清算过程中产生的各类文件资料，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，使其具有内在的逻辑性和系统性。4.保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查阅、检索和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善破产清算档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理破产清算档案，进行分类、编号、装订、上架等工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。5.对档案的安全保管情况进行定期检查，确保档案的安全。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置。（二）各部门职责1.负责本部门在破产清算工作中形成文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和信息。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，熟悉档案管理业务，确保档案管理工作的规范有序。2.负责档案的日常收集、整理、登记、保管等工作，保证档案的质量。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好借阅登记和归还工作，防止档案丢失和损坏。4.保守档案机密，不得私自泄露档案内容。5.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和解决问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.破产清算申请阶段的文件，如申请书、营业执照副本、法定代表人身份证明书等。2.资产清查过程中形成的各类资料，包括资产清单、产权证书、评估报告等。3.债权债务清理资料，如债权债务登记表、催款通知书、债务确认书等。4.清算组会议记录、决议、工作报告等。5.财务审计报告、财务报表、税务资料等。6.与债权人、债务人、法院、管理人等相关方的往来文件。7.法律文书，如裁定书、决定书、判决书等。8.其他与破产清算工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对重要文件资料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照破产清算工作的流程和档案的内容性质，分为综合类、资产类、债权债务类、财务类、法律类等类别。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号。3.装订：对纸张较小、零散的文件资料进行装订成册，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。库房内要保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案盒或档案柜存放，按照分类编号顺序排列。2.电子档案：应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护。电子档案应建立相应的目录和索引，便于查找和利用。（三）保管期限根据相关法律法规和公司实际情况，确定档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。（四）定期盘点档案管理人员应定期对档案进行盘点，每年至少一次。盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对盘点中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录在案。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅档案，须持有合法有效的证明文件，并经破产清算管理人或法院批准，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经审批后，档案管理人员根据申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案的完整和安全。（三）利用限制1.查阅和利用档案应遵守保密规定，不得泄露档案中的机密信息。2.档案仅用于与破产清算工作相关的合理目的，不得用于其他非法或不当用途。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、财务人员、法律专业人员等组成。鉴定小组负责对达到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，可予以销毁。2.对仍有一定参考价值，但保管期限已满的档案，可进行缩微或数字化处理后继续保存。3.对涉及重要事项、可能需要长期查证的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁鉴定表》经鉴定小组组长签字确认后，报破产清算管理人或法院批准。3.经批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》