农业科研档案管理制度

PAGE农业科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强农业科研档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在农业科研、生产、管理等工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在农业科研项目的立项、实施、验收等全过程中形成的各类档案的管理。包括但不限于科研项目申请书、研究报告、实验数据、测试记录、学术论文、知识产权文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则农业科研档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。公司/组织设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，对各类科研档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.真实性原则档案内容必须真实反映农业科研活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集农业科研项目各个阶段形成的文件材料，保证档案的齐全完整，不得遗漏重要文件。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率，为农业科研和生产服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织农业科研档案管理制度并组织实施。2.负责农业科研档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全农业科研档案数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对农业科研档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，保障档案实体安全。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。7.参与农业科研项目的验收工作，审核项目档案的完整性和准确性。（二）项目负责人职责1.负责本项目科研档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确和及时。2.按照档案管理要求，对项目文件材料进行分类整理，编制档案目录，向档案管理部门移交项目档案。3.在项目研究过程中，督促项目组成员及时整理各自工作中形成的文件材料，保证项目档案的质量。4.协助档案管理部门做好项目档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和说明。（三）项目组成员职责1.负责将本人在项目研究过程中形成的文件材料及时整理、归档，交项目负责人统一管理。2.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、丢失项目档案。3.积极配合档案管理部门和项目负责人做好档案的查阅、借阅等工作，提供真实准确的档案利用信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.农业科研项目立项阶段：项目申请书、可行性研究报告、项目论证材料、任务书、合同等。2.项目实施阶段：实验方案、实验记录、测试报告（包括田间试验、实验室分析测试等）、调查数据、原始记录、阶段性总结报告、学术交流材料、会议纪要、往来信函等。3.项目验收阶段：项目验收申请书、验收报告、成果鉴定材料、知识产权文件（如专利证书、软件著作权登记证书、新品种权证书等）、论文发表情况、成果推广应用情况等。4.其他与农业科研项目相关的文件材料，如项目经费预算及决算材料、仪器设备购置及使用记录、合作研究协议等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织项目组成员收集项目各阶段形成的文件材料，确保文件材料的完整性和准确性。2.对纸质文件材料，应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏；对电子文件材料，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。3.收集的文件材料应具有真实性、有效性和关联性，能够客观反映农业科研项目的研究过程和成果。（三）整理方法1.分类按照农业科研项目的类别、学科领域、研究阶段等进行分类。例如，可分为作物育种、农业生物技术、农业生态环境等类别；在每个类别下，再根据项目的具体内容和研究阶段进一步细分。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用项目编号+档案顺序号的方式进行编制。例如，项目编号为202301的项目，其第一份档案编号为202301001。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录可采用纸质和电子两种形式，以便于查阅和管理。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件材料的原貌，不得对文件内容进行裁剪或折叠。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。四、档案保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映本公司/组织主要农业科研成果、具有长远利用价值的档案，如重大科研项目的研究报告、知识产权文件、长期保存的实验数据等，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种期限。主要包括一般性科研项目的研究报告、阶段性总结报告、实验记录等。（二）保管条件1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材；保持库房内温度适宜（14℃24℃），相对湿度在45%60%之间；定期进行库房消毒，防止虫害和鼠害。2.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。3.对电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对农业科研档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并做好记录。对清查结果应进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案管理工作。五、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因科研、生产、管理等工作需要，可查阅、借阅农业科研档案。2.外单位因工作需要，经本公司/组织主管领导批准，并办理相关手续后，可查阅、借阅与合作项目相关的农业科研档案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行利用，未经批准，不得对外提供。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅档案的名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，需提交单位介绍信，注明查阅/借阅档案的内容和用途，经本公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门办理查阅/借阅手续。查阅/借阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定进行登记。3.查阅、借阅档案人员应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅、借阅结束后，应及时归还档案，并办理归还手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用档案名称及编号、利用目的、归还日期等。利用登记应长期保存，以便于统计分析档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对农业科研档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准与方法1.依据国家有关档案保管期限的规定和本公司/组织的实际情况，对档案的价值进行鉴定。鉴定时应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.采用直接鉴定法，对每份档案进行逐件审查，确保鉴定结果的准确性。对涉及重要科研成果、知识产权等具有长期保存价值的档案，应予以保留；对已失去保存价值的档案，可列入销毁范围。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.将《档案销毁清册》报本公司/组织主管领导审批。经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复