办公室档案室管理制度

PAGE办公室档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室档案室及公司各部门档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室档案室负责对公司各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理职责（一）办公室档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司领导决策和各项工作提供参考依据。5.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门各类文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受办公室档案室的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期向办公室档案室移交应归档的文件材料。4.严格遵守档案管理规定，妥善保管本部门的档案，不得擅自销毁、涂改或转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项管理制度、规定、办法等文件。3.公司工作计划、总结、报告、统计报表等文件。4.公司各类会议记录、纪要、决议等文件。5.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。6.公司对外宣传资料、产品资料、技术资料等文件。7.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。8.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。9.公司固定资产档案，如设备购置合同、发票、验收报告等。10.公司项目档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计方案、施工图纸、竣工验收报告等。11.公司其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。4.各部门应定期对收集的文件材料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号，便于移交和归档。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类、项目档案类等。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应遵循系统性、逻辑性和扩展性原则，便于档案的管理和查询。3.装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于检索和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年一季度内将上一年度形成的应归档文件材料移交办公室档案室归档。2.对于重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料符合归档要求。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交办公室档案室。3.办公室档案室对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.审核合格的档案进行登记、编号、上架保管，并录入档案管理信息系统。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、公司设立及变更文件、重要会议记录、重大合同协议、财务决算报告等。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括一般性会议记录、年度工作计划和总结、重要业务文件等。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。主要包括一般性文件、临时性报表等。（四）保管要求1.办公室档案室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。4.建立健全档案安全管理制度，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等措施，确保档案的安全。5.定期对档案进行清查盘点，做到账物相符，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.办公室档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理人员、业务部门人员和公司领导组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案编制销毁清单，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，经鉴定小组负责人审核签字后，报公司领导批准。2.根据公司领导批准的销毁清单，由两名以上档案管理人员在指定地点进行销毁，并在销毁清单上签字确认。3.对电子档案的销毁，应采用技术手段确保数据无法恢复，并做好记录。4.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，为公司各项工作提供支持和服务。2.严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到办公室档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等内容，经所在部门负责人和办公室档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，不得在档案上涂改、圈划、批注等。3.出具证明：因对外联系工作需要出具档案证明的，应填写档案证明申请表，经所在部门负责人和办公室档案室负责人批准后，由档案管理人员根据档案内容出具证明，并加盖办公室档案室印章。（三）利用登记1.办公室档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用内容、利用方式、归还时间等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，掌握档案整理、分类、编目、保管、利用等方面的知识。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和完整。3.档案管理人员应定期参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等日常管理工作。2.维护档案管理信息系统，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。3.为公司内部人员提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登