善于档案管理制度

PAGE善于档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各个工作环节形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、丢失和霉变。4.按照档案鉴定标准，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出存毁意见，经批准后进行相应处理。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开展档案利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用记录。7.负责档案信息化建设，利用现代信息技术手段，对档案进行数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案类：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、资质证书等。2.财务档案类：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、项目管理档案、生产技术档案、质量控制档案等。4.合同档案类：包括各类合同协议、招投标文件、采购合同、销售合同等。5.科技档案类：如有科研项目档案、技术研发档案、设备档案等。6.声像档案类：包含照片、录音、录像等资料。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的识别和管理。2.编号方法：采用层次分类编号法，按照档案分类类别进行编号。例如，行政档案类编号为A，财务档案类编号为B，业务档案类编号为C，合同档案类编号为D，科技档案类编号为E，声像档案类编号为F。每类档案再根据具体内容进行细分编号，如行政档案类中的人事档案编号为A1，资质证书编号为A2等。编号应连续编排，不得有空号、重号现象。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将工作活动中形成的各类文件材料收集齐全。2.档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、数据、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。3.对于重要会议形成的文件材料，会议组织者应在会议结束后及时将会议文件收集整理，移交档案管理部门。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司/组织的档案资料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到收集的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理工作包括对档案材料进行分类、排序、编目、装订等。对于纸质档案，应去除金属物，破损的档案应进行修补或复制；对于电子档案，应进行格式转换、命名规范等处理，确保档案的完整性和可读性。3.编目工作应准确填写档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，编制档案目录，以便于档案的查找和利用。4.档案装订应整齐牢固，采用线装或胶装方式，保持档案的美观和便于翻阅。五、档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照档案类别和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应建立索引目录，便于快速检索。3.声像档案应按照类别分类存放，并注明内容、日期、拍摄者等信息。对于照片档案，应冲印成照片并进行整理归档；对于录音、录像档案，可以存储在磁带、光盘等介质上，并进行数字化转换，建立电子档案进行管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、规章制度、历史沿革、财务决算、重大合同协议、知识产权等具有重要保存价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司/组织的一般性文件、业务档案、设备档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括临时性文件、一般性报表等。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司/组织的实际情况进行，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，并报公司/组织领导批准。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的安全保管。每月应对档案库房进行一次巡查，检查档案的存放情况、库房设施设备运行情况等。2.每年应对档案进行一次全面清查，核对档案的数量、种类、保管期限等信息，检查档案是否有损坏、丢失等情况。3.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如发现档案有损坏，应及时进行修复；如发现档案丢失，应立即查明原因，并采取补救措施。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专业技术人员组成。2.档案鉴定小组应按照档案鉴定标准，对已到保管期限的档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定档案时，应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的价值。对于仍有保存价值的档案，可以延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细列出档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核，报公司/组织领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并指定专人负责查阅服务。查阅人员应在档案查阅登记薄上签字，注明查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.对于涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.公司/组织外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，应提前向公司/组织提出申请，说明借阅目的、借阅时间、借阅范围等信息，经公司/组织领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审核，报公司/组织领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门应与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务，要求借阅人员妥善保管档案，并按时归还档案。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案信息资源的数字化存储、网络化管理和共享利用。2.通过档案信息化建设，提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为公司/组织的决策和发展提供有力的信息支持。（二）数字化档案采集1.对公司/组织现有的纸质档案、声像档案等进行数字化转换，将其转化为电子档案存储在档案管理信息系统中。2.数字化档案采集应按照档案整理的要求，对档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，确保数字化档案的质量。3.数字化档案采集过程中，应建立质量控制机制，对采集的数据进行抽检，确保数据的准确性和完整性。（三）档案管理信息系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。2.系统应提供多种查询方式，如按编号、题名、日期、责任者等进行查询，方便用户快速查找所需档案。3.系统应具备权限管理功能，根据用户的角色和职责，设置不同的访问权限，确保档案信息的安全。4.系统应能够生成各类档案统计报表，如档案数量统计、利用情况统计等，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.加强档案管理信息系统的数据安全管理，