村公档案管理制度

PAGE村公档案管理制度一、总则（一）目的为加强本村公共事务（以下简称“村公”）档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为村公工作的决策、执行和监督提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内与村公事务相关的各类文件、资料、记录等档案的管理。包括但不限于村公会议记录、财务报表、项目申报与实施资料、政策文件、村民意见反馈记录等。（三）管理原则1.集中统一原则：村公档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映村公事务的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露。对涉及机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理小组成立以村党支部书记为组长，村委会主任为副组长，各相关部门负责人为成员的村公档案管理小组。负责统筹协调村公档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，审议档案管理工作中的重大事项。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集本村范围内与村公事务相关的各类文件、资料、记录等，确保档案的齐全完整。按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理、分类、编号，编制档案目录。2.档案保管负责档案的保管工作，确保档案存放安全，防止档案的损坏、丢失和霉变。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的安全设施。3.档案查阅与利用负责办理档案查阅和借阅手续，对查阅和借阅档案的人员进行登记。按照规定提供档案查阅和借阅服务，确保档案的合理利用。对档案查阅和借阅情况进行记录，及时跟踪档案的归还情况。4.档案信息化管理负责将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理。定期对电子档案进行备份，确保电子档案数据的安全。维护档案信息化管理系统的正常运行，为档案查阅和利用提供便利。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.村公会议形成的决议、记录、纪要等文件。2.村财务收支报表、账目明细、审计报告等财务档案。3.各类村公项目的申报材料、实施方案、验收报告等。4.上级政府部门下发的与村公事务相关的政策文件、通知、指示等。5.村民对村公事务的意见、建议、投诉等反馈记录。6.村集体资产登记、处置、租赁等相关资料。7.其他与村公事务相关的具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将办理完毕的文件、资料、记录等移交档案管理人员，不得积压或擅自销毁。2.移交的档案应齐全完整、字迹清晰、签署完备，符合档案管理的要求。3.档案管理人员对接收的档案应进行认真核对，发现问题及时与移交人员沟通解决。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、内容性质、时间顺序等进行分类。具体分类如下：综合类：包括村公会议记录、工作计划与总结、规章制度等。财务类：包括财务报表、账目明细、审计报告等。项目类：包括项目申报材料、实施方案、验收报告等。政策法规类：包括上级政府部门下发的政策文件、通知、指示等。民意反馈类：包括村民意见、建议、投诉等反馈记录。资产类：包括村集体资产登记、处置、租赁等相关资料。其他类：不属于以上分类的其他档案。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：类别代码年度流水号。例如：ZH2023001，表示综合类档案中2023年度的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映村公事务重大历史事件、重要决策、基本情况等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为10年至50年的档案，主要包括村公会议记录、财务报表、项目申报材料等。3.短期保管：保管期限为1年至10年的档案，主要包括一般性的文件、资料、记录等。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等保管设备，确保档案存放有序。对纸质档案进行装订、编页，防止档案散失。在档案柜、货架上标明档案类别、编号、年度等信息，便于查找。2.电子档案保管建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。安装电子档案管理软件，对电子档案进行加密、权限管理等，确保电子档案的安全。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.库房内严禁吸烟和使用明火，配备必要的消防器材，定期进行检查和维护。3.库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保档案的安全。4.档案管理人员应定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本村村民、村两委成员、各部门工作人员因工作需要查阅档案的，可直接向档案管理人员提出申请，经档案管理小组组长批准后，即可查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，须持单位介绍信，经村党支部书记批准后，方可查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场陪同，不得将档案带出档案库房。3.涉及机密的档案，未经档案管理小组组长批准，任何人不得查阅。（二）查阅手续1.查阅档案的人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.档案管理人员对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案。3.查阅人员应在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅时间、查阅人姓名、查阅档案名称等信息。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅手续1.本村村民、村两委成员、各部门工作人员因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经档案管理小组组长批准后，方可借阅。2.外单位人员因工作需要借阅档案的，须持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经村党支部书记批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应在档案借阅登记簿上进行登记，注明借阅时间、借阅人姓名、借阅档案名称、借阅期限等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保管状况，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，鉴定小组应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案管理小组组长审核批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监督人员共同在场监销。监销人员应对销毁过程进行记录，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的村公档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅、利用等环节的信息化管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，支持多种格式的文件上传，确保档案数据的准确完整。2.档案分类与检索：按照档案分类标准，对档案进行分类管理，提供灵活多样的检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格控制。只有经过授权的人员才能访问和操作相应的档案。4.备份与恢复：定期对电子档案进行备份，并提供数据恢复功能，确保电子档案数据的安全可靠。5.统计分析：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全与维护1.加强档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技