绩效评价业务档案制度

PAGE绩效评价业务档案制度一、总则（一）目的为规范公司绩效评价业务档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为绩效评价工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部开展的各项绩效评价业务所涉及的档案管理工作，包括但不限于员工绩效评价、部门绩效评价、项目绩效评价等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映绩效评价业务的实际开展情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖绩效评价业务全过程的各类文件、记录、数据等应全面归档，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据计算、评价结论等应严谨准确。4.保密性原则：对涉及公司机密、员工隐私等信息严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：档案管理应遵循统一的标准和规范，确保档案格式、内容等符合要求。二、档案内容（一）绩效评价计划1.评价方案：明确绩效评价的目的、对象、范围、指标体系、评价方法、评价周期等内容。2.评价人员安排：记录参与绩效评价的人员组成、职责分工等。3.时间进度安排：详细列出绩效评价各阶段的时间节点和工作任务。（二）评价指标体系及标准1.指标设定依据：说明各项绩效评价指标的设定背景、来源及与公司战略目标的关联。2.指标内容：具体描述各评价指标的含义、计算方法、数据来源等。3.评价标准：明确不同绩效水平对应的评价等级及分数区间，以及各等级的具体定义和说明。（三）评价过程记录1.数据收集记录：包括收集的数据种类、来源渠道、收集时间、数据提供者等信息，以及对数据质量的审核记录。2.评价过程中的沟通记录：如与评价对象的沟通会议记录、反馈意见记录等，体现评价过程的公正性和透明度。3.评价小组讨论记录：详细记录评价小组对评价结果的讨论过程、不同意见及最终达成的共识。（四）评价结果1.个人绩效评价结果：记录员工个人的绩效评价得分、评价等级、绩效反馈意见等。2.部门绩效评价结果：包括部门整体绩效得分、排名情况、绩效分析报告等。3.项目绩效评价结果：如项目的绩效评价得分、项目成果总结、存在问题及改进建议等。（五）绩效反馈与沟通记录1.绩效反馈面谈记录：详细记载与评价对象进行绩效反馈面谈的时间、地点、参与人员、面谈内容及达成的共识等。2.绩效改进计划：针对评价对象的绩效不足制定的改进计划，包括改进目标、具体措施、责任人和时间节点等。（六）申诉与处理记录1.申诉申请：记录评价对象提出的绩效申诉申请，包括申诉原因、申诉事项等。2.申诉处理过程记录：如对申诉进行调查核实的过程、收集的证据材料、处理结果及依据等。（七）其他相关资料1.与绩效评价相关的政策文件：如公司内部关于绩效评价的规章制度、上级部门的指导意见等。2.外部参考资料：在绩效评价过程中参考的同行业数据、研究报告等外部资料。3.特殊情况说明：对绩效评价过程中出现的特殊事件、异常数据等情况的详细说明及处理结果。三、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：负责制定和完善绩效评价业务档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。2.档案收集与整理：组织开展绩效评价业务档案的收集工作，对收集到的档案资料进行分类、整理、编目，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管与维护：负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生，并定期对档案进行检查和维护。4.档案查阅与借阅管理：建立档案查阅和借阅登记制度，按照规定的权限和流程为相关人员提供档案查阅和借阅服务，确保档案使用的合规性和安全性。5.档案信息化管理：推动绩效评价业务档案的信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理效率。（二）评价实施部门职责1.档案资料提供：负责按照档案管理部门的要求，及时、准确地提供绩效评价业务过程中产生的各类原始资料，确保资料的完整性和真实性。2.档案整理协助：在档案管理部门的指导下，协助对本部门涉及的绩效评价档案资料进行初步整理和分类，提高档案收集工作的效率。3.档案信息核对：对提供的档案资料及相关信息进行核对，确保档案内容与实际业务情况相符，对发现的问题及时进行更正和补充。（三）评价人员职责1.档案记录与保管：在绩效评价工作过程中，负责及时、准确地记录评价过程中的各类信息，妥善保管自己在工作中形成的相关资料，并按照规定及时移交档案管理部门。2.信息真实性保证：确保所记录和提供的档案信息真实、准确、完整，对因个人原因导致的信息错误或遗漏承担相应责任。四、档案收集与整理（一）收集要求1.及时收集：绩效评价业务开展过程中产生的各类文件、记录、数据等资料应在规定时间内收集齐全，不得拖延。2.全面收集：涵盖绩效评价各个环节的相关资料，包括但不限于评价计划制定、指标设定、数据收集、评价过程、结果反馈等方面的资料，确保档案内容全面反映业务全貌。3.原始资料收集：尽量收集原始资料，如原始数据记录、原始文件等，避免使用经过加工或整理的二手资料，以保证档案的真实性和可靠性。（二）整理方法1.分类整理：按照档案内容的性质和类别进行分类，如分为绩效评价计划类、评价指标体系类、评价过程记录类、评价结果类、绩效反馈与沟通类、申诉与处理类等。2.编号编目：对每一类档案进行编号，并编制详细的目录，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.装订成册：对于纸质档案，将相关资料按照一定顺序装订成册，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。五、档案保管（一）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，对纸质档案进行分类存放，确保档案的安全保管。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行加密存储，并定期进行数据备份，备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括一些临时性的绩效评价资料、阶段性的沟通记录等，在规定期限后可根据实际情况进行销毁。2.中期档案：保管期限为[X]年，如一般的绩效评价结果记录、常规的绩效反馈材料等，期满后经审批可进行相应处理。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，包括重要的绩效评价计划、评价指标体系、涉及公司核心机密或重大决策的绩效评价资料等，应长期妥善保管。（三）档案检查与维护1.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等，发现问题及时进行处理。2.日常维护：做好档案库房的日常清洁、通风、防潮、防虫等工作，对纸质档案进行定期除尘、消毒，对电子档案进行病毒查杀和系统维护，确保档案处于良好的保存状态。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部相关人员因工作需要可查阅绩效评价业务档案，查阅权限根据其工作职责和业务需求进行设定。一般情况下，绩效评价实施部门人员可查阅与本部门相关的档案资料，人力资源部门人员可查阅涉及员工个人绩效评价的档案资料，其他相关部门人员如需查阅，应经档案管理部门负责人批准。2.外部查阅：因特殊原因需要向外部单位或个人提供档案查阅服务的，必须经过公司高层领导批准，并严格按照法律法规和公司规定办理相关手续，确保档案信息不被泄露。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人员应填写《绩效评价业务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交给档案管理部门。2.申请审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，根据查阅人员的权限进行审批。对于权限范围内的申请，直接批准；对于超出权限的申请，报档案管理部门负责人或公司高层领导审批。3.查阅服务：经批准后，档案管理部门按照规定为查阅人员提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出或复制。查阅过程中，档案管理部门应安排专人进行监督，确保查阅行为符合规定。4.查阅记录：查阅人员查阅档案后，档案管理部门应做好查阅记录，记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息，并由查阅人员签字确认。（三）借阅权限与流程1.借阅权限：原则上不允许借阅绩效评价业务档案，但因特殊情况确需借阅的，必须经过严格审批。借阅权限根据档案的重要性和敏感性进行设定，一般重要档案需经档案管理部门负责人批准，涉及公司核心机密的档案需经公司高层领导批准。2.借阅流程：借阅人员应填写《绩效评价业务档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，并提交给档案管理部门。档案管理部门对借阅申请进行审核，经批准后，与借阅人员签订《绩效评价业务档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅人员应按照协议约定的时间和要求归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。七、档案信息化管理（一）电子档案系统建设1.系统功能需求：根据绩效评价业务档案管理的实际需求，设计电子档案管理系统的功能模块，包括档案录入、存储、检索、借阅、统计分析等功能，确保系统能够满足档案管理工作的各项要求。2.系统安全设计：加强电子档案管理系统的安全防护，采取身份认证、数据加密、访问控制、备份恢复等安全措施，防止电子档案数据被非法获取、篡改或丢失。3.系统与现有业务系统集成：实现电子档案管理系统与公司其他相关业务系统的集成，如人力资源管理系统、财务管理系统等，以便于数据的共享和交换，提高工作效率。（二）电子档案录入与维护1.录入要求：按照档案整理的分类和编号规则，将纸质档案和电子文件准确录入电子档案管理系统，确保录入信息与原始档案一致。录入过程中应进行严格的数据审核，保证数据的准确性和完整性。2.维护更新：定期对电子档案进行维护和更新，及时删除过期或无用的档案数据，对档案信息发生变化的，应及时在系统中进行修改和更新，确保电子档案与实际业务情况保持一致。（三）电子档案检索与利用1.检索功能：在电子档案管理系统中建立完善的检索机制，提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。2.利用方式：根据用户的权限和需求，提供电子档案的在线查阅、下载、打印等利用方式，同时支持对电子档案进行数据分析和统计，为绩效评价工作提供决策支持。八、档案销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：对于已达到保管期限的绩效评价业务档案，经档案管理部门审核，确无继续保存价值的，可进行销毁。2.档案内容失效：因公司业务调整、政策变化等原因，导致档案内容已不再具有实际意义或参考价值的，可申请销毁。3.其他特殊情况：如档案损坏、遗失且无法恢复，或因法律法规要求必须销毁的档案，按照规定进行处理。（二）销毁审批1.申请：档案管理部门提出档案销毁申请，填写《绩效评价业务档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并提交相关证明材料。2.审核：由档案管理部门负责人、公司内部审计部门、法律合规部门等相关人员组成审核小组，对销毁申请进行审核，重点审查档案销毁的必要性、合规性以及是否符合公司规定。3.审批：经审核小组审核通过后，报公司高层领导审批。对于涉及重要业务或敏感信息的档案销毁，需经公司高层领导集体决策。（三）销毁实施1.销毁方式：根据档案的性质和数量，选择合适的销毁方式，如纸质档案可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，电子档案应进行彻底的数据删除或格式化处理，确保档案信息无法恢复。