档案管理规章制度

PAGE_档案管理规章制度总则目的为加强本公司/组织档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织管理水平，特制定本规章制度。适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立健全档案利用制度，便于公司/组织各部门及员工查阅和利用档案。档案管理职责档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理规章制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁公司/组织的档案资料。3.建立健全档案管理工作网络，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。4.开发利用档案信息资源，为公司/组织各项工作提供档案信息服务。5.组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质。各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案资料整理归档，并向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。4.对本部门员工进行档案管理知识的宣传和教育，提高员工的档案意识。档案管理人员职责1.热爱档案事业，忠于职守，遵守档案管理工作纪律。2.认真学习档案管理业务知识，不断提高业务水平。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等。4.做好档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.积极开展档案信息资源开发利用工作，为公司/组织各项工作提供优质服务。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。档案的分类与编号档案分类1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司/组织规章制度，工作计划、总结，行政公文，人事档案，印章管理文件等。2.业务管理类：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、人力资源管理、技术研发等业务领域的文件，如合同协议、订单、生产报表、质量检验报告、财务报表、人员招聘与培训记录、技术研发文档等。3.项目管理类：针对公司/组织各类项目形成的文件，包括项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等。4.财务审计类：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务文件等。5.声像电子类：如照片、录音、录像、电子文档、数据库等。档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度：用公元纪年全称，如“2023”。3.类别代码：按照档案分类设置，行政管理类用“XZ”表示，业务管理类用“YW”表示，项目管理类用“XM”表示，财务审计类用“CW”表示，声像电子类用“SJ”表示。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XZ001”。档案的收集与整理收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司/组织内部的工作计划、总结、报告、统计报表等。5.公司/组织员工的人事档案、培训记录、考核材料等。6.公司/组织的财务报表、审计报告、税务文件等。7.公司/组织的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。8.公司/组织的会议记录、纪要、决议等。9.公司/组织的荣誉证书、奖状、奖杯等。10.其他具有保存价值的文件、资料。收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造、损毁。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件。整理原则1.遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范和标准。整理方法1.行政管理类档案：按照文件的性质、时间顺序进行分类整理，同一类文件按照发文时间先后排列。2.业务管理类档案：根据业务流程和文件内容进行分类，如市场营销类档案可分为市场调研、销售合同、客户管理等类别，分别整理归档。3.项目管理类档案：按照项目阶段进行分类，如项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等，每个阶段的文件再按照时间顺序排列。4.财务审计类档案：按照会计年度和档案类别进行整理，如会计凭证按照月份顺序装订成册，财务报表按照年度整理归档。5.声像电子类档案：对照片、录音、录像等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理，建立电子档案目录。对电子文档按照类别和时间顺序进行整理，建立电子文件夹结构，确保文件存储规范、便于查找。档案的归档与保管归档时间1.各部门兼职档案员应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理归档，并移交公司/组织档案管理部门。2.对于重大项目、重要文件等应及时归档。归档手续1.各部门兼职档案员向档案管理部门移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、类别、年度等信息。2.档案管理部门接收档案时，应认真核对《档案移交清单》，对档案进行清点、检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.双方在《档案移交清单》上签字确认，完成档案移交手续。保管期限1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司/组织设立、变更、注销等文件，股东会、董事会、监事会会议文件，重要的合同协议，财务审计报告等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。保管期限为30年的档案：主要是反映公司/组织一般职能活动，在一定时期内对公司/组织工作有查考利用价值的档案。如一般性的工作计划、总结，行政公文，人事档案等。保管期限为10年的档案：主要是在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案。如一般性的业务报表，短期项目的文件等。保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。5.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施。档案的利用与借阅利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织有关的档案，但须经公司/组织领导批准。利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员姓名、查阅内容等信息。借阅手续1.公司/组织内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位借阅档案，须持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经公司/组织领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门应根据借阅申请，提供相应的档案，并与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，收取一定的押金（可根据实际情况确定）。4.借阅人员应按照《档案借阅协议》的规定，按时归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，如发现档案有损坏、丢失等情况应及时报告档案管理部门。档案的鉴定与销毁鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。鉴定标准1.根据档案的保管期限和价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.对保管期限未满，但确已失去保存价值的档案，经档案鉴定工作小组审核，报公司/组织领导批准后，可提前销毁。销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、数量、类别、年度、保管期限等信息。2.将《档案销毁清单》报公司/组织领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁时应注意保密，防止档案信息泄露。4.销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁完毕后，将《档案销毁清单》归档保存。档案的统计与移交统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，如《档案收进登记表》《档案移出登记表》《档案利用情况统计表》等，并及时上报档案管理部门负责人。3.档案管理部门负责人应定期对档案统计报表进行分析，掌握档案管理工作的动态，为档案管理决策提供依据。移交工作1.公司/组织因机构调整、撤销、合并等原因，需要对档案进行移交时，