基层加强档案管理制度

PAGE基层加强档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织基层档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织基层各部门、各岗位涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对基层档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织基层各项工作的实际情况，严禁虚假、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理基层工作中形成的各类档案，保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索、查阅效率，为公司/组织基层工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织基层档案管理的统筹规划、组织协调和监督指导工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责定期收集基层各部门、各岗位产生的档案资料，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案资料的有序存放。2.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的安全与完整。3.档案检索与利用建立完善的档案检索系统，为公司/组织基层工作人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。5.档案信息化管理推进档案信息化建设，将档案信息录入电子系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。6.培训与指导对基层各部门、各岗位的档案管理工作进行培训和指导，提高基层人员的档案管理意识和业务能力。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括公司/组织基层的行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的文件材料。2.业务管理类档案根据公司/组织基层的业务范围，分为市场营销档案、财务管理档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等各类业务工作中形成的文件材料。3.项目管理类档案针对公司/组织基层开展的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等项目全过程产生的文件材料。4.客户关系管理类档案涉及客户信息、客户沟通记录、客户投诉处理、客户合作协议等与客户关系管理相关的文件材料。5.其他类档案除上述类别外，公司/组织基层工作中形成的其他具有保存价值的文件材料，如荣誉证书、资质证明、审计报告等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性。例如：1.行政管理类档案编号：以“XZ”开头，后面依次为年份、月份、流水号，如“XZ202305001”表示2023年5月产生的第1份行政管理类档案。2.业务管理类档案编号：根据不同业务类别，分别设定编号前缀，如市场营销档案以“SC”开头，财务管理档案以“CW”开头等，后面同样依次为年份、月份、流水号。3.项目管理类档案编号：以“XM”开头，接着是项目编号、年份、月份、流水号，如“XM001202306002”表示编号为001的项目在2023年6月产生的第2份档案。4.客户关系管理类档案编号：以“KH”开头，再加上年份、月份、流水号，如“KH202307003”表示2023年7月产生的第3份客户关系管理类档案。5.其他类档案编号：以“QT”开头，后面为年份、月份、流水号，如“QT202308004”表示2023年8月产生的第4份其他类档案。四、档案收集与整理（一）收集范围基层各部门、各岗位应及时收集在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等各种形式的资料。具体收集范围涵盖但不限于以下方面：1.上级下发的与本部门/岗位工作相关的文件、通知、指示等。2.本部门/岗位制定的工作计划、方案、报告、总结、统计报表等。3.工作中形成的各类合同、协议、订单、票据等。4.会议记录、纪要、决议等。5.人事档案材料，如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价等。6.业务工作中的技术资料、图纸、实验报告、质量检验记录等。7.项目申报、审批、实施过程中产生的各类文件材料。8.客户信息、业务往来信函、客户反馈等客户关系管理相关资料。9.获得的荣誉证书、资质证明、奖励文件等。（二）收集要求1.及时性基层工作人员应在工作完成或文件材料形成后的规定时间内，将档案资料移交至档案管理部门或指定的档案收集人员，确保档案收集的及时性，避免文件材料丢失或遗漏。2.完整性收集的档案资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等，确保能够全面反映工作活动的真实情况。3.准确性对收集的档案资料进行认真核对，确保文件内容准确无误，数据真实可靠。（三）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.装订编目对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐牢固。同时，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.电子档案整理对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并按照档案编号规则进行命名。同时，对电子档案进行元数据标注，确保电子档案的可读性和可检索性。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房内配备必要的消防设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，保证档案管理工作的有序开展。（二）档案存放方式1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案柜或档案架上，并在显著位置标注档案类别和编号，便于查找。2.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如使用专门的档案盒、封装袋等进行保护，并单独存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，以确保数据的安全性。（三）档案保管环境要求1.库房温度应保持在14℃24℃之间为宜，相对湿度应控制在45%60%之间。2.定期对库房进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.做好库房的防虫工作，放置防虫药品，定期检查档案是否受到虫害影响。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常巡查，确保库房设施设备正常运行，及时发现和排除安全隐患。2.设置档案库房门禁系统，严格限制无关人员进入库房。档案管理人员进入库房时应进行登记，记录进入时间、离开时间等信息。3.对档案的借阅、归还等情况进行严格登记，确保档案的流向可追溯。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安全。六、档案检索与利用（一）检索工具建设1.建立纸质档案目录索引和电子档案检索系统，方便档案管理人员和利用人员快速查找所需档案。2.纸质档案目录索引应按照档案分类顺序编制，详细列出每一份档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，并定期进行更新维护。3.电子档案检索系统应具备强大的检索功能，支持按档案编号、题名、关键词、日期等多种方式进行检索，提高检索效率和准确性。（二）档案利用流程1.借阅申请公司/组织基层工作人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。2.审批登记档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后进行登记，记录借阅人的姓名、部门、借阅档案信息、借阅时间、预计归还时间等内容，并发放档案借阅凭证。3.档案借阅借阅人凭档案借阅凭证到档案库房借阅档案，档案管理人员应按照借阅申请的要求提供档案，并对借阅人进行必要的指导，确保档案的正确使用。4.档案归还借阅人应在规定的借阅时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行认真检查，确认档案无损坏、丢失等情况后，办理归还手续，注销档案借阅凭证。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密、敏感信息的档案，未经批准不得对外提供查阅、借阅。确需提供的，应按照公司/组织的保密规定进行审批，并采取必要的保密措施。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人不得擅自涂改、伪造、转借、复印档案，不得在档案上圈划、批注、污损等，如需对档案进行复印或摘录，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，对档案进行定期鉴定，确保鉴定结果的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行全面审查和评估，确定档案的保管期限。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、价值等因素，判断其是否具有保存价值以及保管期限。2.综合评估法结合公司/组织的发展规划、业务需求、历史沿革等情况，对档案进行综合评估，确定其在不同时期的重要性和利用价值。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司/组织的重大决策文件、重要合同协议、历史沿革资料、财务审计报告等。2.长期保管在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。如一般性业务文件、项目中期报告、人事档案等。3.短期保管在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限为[X]年以下。如临时性的通知、一般性的会议记录等。（五）销毁程序1.经过鉴定，确定为已失去保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并