网上审批电子档案制度

PAGE网上审批电子档案制度一、总则（一）目的为规范公司网上审批电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，便于档案的查阅、利用和保存，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有通过网上审批流程产生的电子档案，包括但不限于各类文件、合同、报表、审批表单等。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应如实反映网上审批过程中的原始信息，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保电子档案的内容完整，包括审批流程中的各个环节、相关附件等。3.有效性原则：电子档案应具备可识别、可读取、可追溯的特性，能够满足公司业务及管理需求。4.安全性原则：采取必要的安全措施，保障电子档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、丢失或损坏。二、电子档案的形成与收集（一）审批系统建设公司应建立功能完善、安全可靠的网上审批系统，确保审批流程的自动化和规范化。审批系统应具备以下功能：1.流程定制：可根据不同业务需求定制审批流程，包括审批环节、审批人员、审批权限等。2.电子表单设计：支持设计各类电子表单，用于记录审批相关信息。3.附件上传：允许上传与审批事项相关的附件，如文件、图片、合同等。4.流程跟踪：实时跟踪审批流程的进展情况，显示每个环节的审批结果和处理时间。5.数据存储：安全存储审批过程中产生的各类数据，包括电子档案。（二）电子档案的生成1.在网上审批过程中，系统应自动生成电子档案，记录审批流程的各个环节信息及相关附件。电子档案应按照预先设定的格式和规范进行生成，确保内容的一致性和规范性。2.审批人员应在规定时间内完成审批操作，并对审批意见进行明确、准确的填写。审批意见应具有法律效力，能够反映审批人员对审批事项的真实判断。（三）电子档案的收集1.各部门应指定专人负责收集本部门网上审批产生的电子档案，并确保档案的完整性和准确性。2.对于涉及多个部门的审批事项，由主办部门负责收集相关电子档案，并按照规定进行整理和归档。3.收集的电子档案应包括审批流程中的所有环节信息、审批意见、附件等，确保能够全面反映审批事项的全貌。三、电子档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的电子档案进行整理，去除重复、无效的文件，确保档案的精炼和准确。2.检查电子档案的内容完整性，对于缺失关键信息或附件的档案，应及时补充或核实。3.对电子档案的格式进行统一规范，确保所有档案能够在公司内部的系统中正常读取和显示。（二）分类方法1.按审批事项类别分类：根据公司业务范围，将网上审批事项分为行政事务、财务报销、合同管理、项目审批等类别，每个类别下再细分具体的子类别。2.按时间顺序分类：按照电子档案生成的时间先后顺序进行排列，便于查找和追溯。3.按部门分类：根据档案产生的部门进行分类，明确各部门的档案归属。（三）编号规则为便于电子档案的管理和查询，应制定统一的编号规则。编号应包含以下信息：1.年份：用四位数字表示档案生成的年份。2.部门代码：用两位字母或数字表示档案产生的部门。3.审批事项类别代码：用两位字母或数字表示审批事项的类别。4.流水号：用四位数字表示同一类别下档案的顺序号。例如：2023FA010001，表示2023年财务部门产生的第1份行政事务类网上审批电子档案。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.公司应建立专门的电子档案存储服务器，采用安全可靠的存储设备，确保电子档案的长期存储。2.存储服务器应具备数据备份和恢复功能，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.鼓励采用云存储等先进的存储技术，但应确保云服务提供商具备可靠的安全保障措施，符合国家相关法律法规要求。（二）存储环境1.存储服务器应放置在安全可靠的机房内，具备防火、防潮、防盗、防雷等设施。2.机房应配备不间断电源（UPS），确保在停电情况下能够正常运行一定时间，防止数据丢失。3.定期对存储服务器进行维护和检查，确保硬件设备的正常运行，及时处理潜在的安全隐患。（三）保管期限根据国家法律法规及公司业务需求，确定电子档案的保管期限。一般情况下，电子档案的保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：1.行政事务类：短期保管期限为1年，中期保管期限为3年，长期保管期限为5年。2.财务报销类：短期保管期限为3年，中期保管期限为5年，长期保管期限为10年。3.合同管理类：短期保管期限为5年，中期保管期限为8年，长期保管期限为15年。4.项目审批类：短期保管期限为3年，中期保管期限为6年，长期保管期限为10年。（四）期满处置1.在电子档案保管期限届满后，由档案管理部门会同相关业务部门对档案进行鉴定。2.经鉴定确无保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等。3.对于仍需继续保存的电子档案，应重新确定保管期限，并进行妥善保管。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按编号、按关键词、按时间范围、按部门等，方便用户快速查找所需电子档案。2.检索系统应具备模糊检索功能，提高检索效率，确保能够准确找到相关电子档案。3.定期对检索系统进行维护和更新，确保检索数据的准确性和完整性。（二）利用权限1.根据公司内部管理规定，明确不同人员对电子档案的利用权限。一般分为查阅、下载、打印、修改等权限。2.查阅权限应赋予与审批事项相关的人员，确保其能够获取必要的信息进行工作。下载、打印权限应根据实际工作需要进行严格控制，防止电子档案的不当传播。修改权限应仅限于档案管理人员在规定的情况下进行操作，确保档案的原始性和真实性。3.对于涉及公司机密或敏感信息的电子档案，应设置更高的利用权限，严格限制访问人员范围。（三）利用流程1.用户如需利用电子档案，应向档案管理部门提出申请，填写申请表，注明利用目的、利用内容等信息。2.档案管理部门对申请进行审核，根据用户权限决定是否批准申请。3.经批准后，档案管理部门按照规定的方式提供电子档案给用户，并记录利用情况，包括利用时间、利用人员、利用内容等。六、电子档案的安全与保密（一）安全措施1.建立电子档案安全管理制度，明确安全责任，加强对存储服务器、网络设备等的安全管理。2.采用防火墙、入侵检测系统等安全技术手段，防止外部非法入侵，保障电子档案的网络安全。3.对电子档案进行加密存储，确保在传输和存储过程中数据的保密性。加密密钥应妥善保管，定期更换。4.定期对电子档案进行病毒查杀和安全漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。（二）保密要求1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密和敏感信息的电子档案进行保密管理。2.明确电子档案的保密级别，根据保密级别采取相应的保密措施。保密级别一般分为绝密、机密、秘密三级。3.对接触电子档案的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。4.在电子档案的利用过程中，严格控制知悉范围，防止信息泄露。（三）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确在发生安全事故或信息泄露事件时的应急处置流程。2.定期对应急预案进行演练，确保相关人员熟悉应急处置流程，能够及时、有效地应对突发情况。3.在安全事故或信息泄露事件发生后，应立即采取措施进行处理，如停止相关服务、进行数据备份、调查原因、采取补救措施等，并及时向上级报告。七、电子档案的管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善网上审批电子档案管理制度，并组织实施。2.负责电子档案的收集、整理、分类、存储、保管、检索和利用等日常管理工作。3.定期对电子档案进行检查和清理，确保档案的质量和安全。4.会同相关业务部门对保管期限届满的电子档案进行鉴定和处置。5.负责电子档案管理系统的维护和更新，保障系统的正常运行。（二）业务部门职责1.负责本部门网上审批电子档案的产生、收集和初步整理工作。2.按照公司规定的流程和权限，正确利用电子档案，确保业务工作的正常开展。3.配合档案管理部门做好电子档案的管理工作，提供必要的协助和支持。（三）审批人员职责1.在网上审批过程中，认真履行审批职责，确保审