技术服务档案管理制度

PAGE技术服务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术服务档案的管理，确保技术服务档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有技术服务项目档案的管理，包括但不限于技术方案、服务记录、客户反馈、验收报告等相关资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术服务档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实完整原则档案内容应真实反映技术服务的全过程，确保档案的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则按照技术服务的类别、项目阶段等进行科学分类，便于档案的整理、检索和管理。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司和客户的合法权益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善技术服务档案管理制度，并组织实施。2.负责技术服务档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和销毁处理。6.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪工作。7.开展档案管理培训，提高员工的档案意识和管理水平。（二）项目负责人职责1.在技术服务项目实施过程中，负责及时收集、整理项目相关资料，并确保资料的真实、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将项目资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门对项目档案进行整理和分类，提供必要的档案信息和说明。4.在项目验收阶段，配合档案管理部门完成项目档案的验收工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门技术服务相关档案的收集和保管，并按照档案管理部门的要求及时移交档案。2.在工作中涉及到技术服务档案查阅、借阅时，应按照规定办理相关手续，并妥善保管档案，不得擅自转借、复印或泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.技术服务项目前期的调研资料、项目立项文件、合同协议等。2.技术方案、设计图纸、技术文档、测试报告等。3.服务过程中的工作记录、沟通记录、会议纪要、客户反馈等。4.项目实施过程中的各类变更文件、审批文件等。5.项目验收报告、总结报告、成果证明等。6.与技术服务项目相关的其他资料，如知识产权文件、获奖证书等。（二）收集要求1.项目负责人应在项目开展过程中及时收集相关资料，确保资料的及时性和完整性。2.对于重要资料，应进行原件收集，如无法提供原件，需提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.收集的资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案保存要求。（三）整理方法1.按照项目类别和时间顺序对收集的资料进行分类。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.编制资料目录，目录应包括资料名称、编号、日期、来源等信息，确保目录与资料内容一一对应。4.对资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。对于纸张较多的资料，可采用活页夹或档案盒进行装订。5.建立电子档案，将纸质档案内容进行扫描或录入，形成电子文档，并按照电子档案管理要求进行存储和管理。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.项目类别分类根据技术服务的不同领域和业务类型，分为软件开发项目、系统集成项目、技术咨询项目、测试服务项目等类别。2.项目阶段分类按照项目的生命周期，分为项目前期、项目实施、项目验收等阶段。3.资料类型分类根据资料的性质和用途，分为文件类、报告类、记录类、图纸类、证书类等。（二）编号规则1.档案编号采用“项目类别代码+项目编号+资料类型代码+顺序号”的格式。2.项目类别代码用两位大写字母表示，如“SD”表示软件开发项目，“XTJC”表示系统集成项目等。3.项目编号按照公司项目编号规则编制，由年份、项目序号等组成，如“2023001”表示2023年的第1个项目。4.资料类型代码用两位大写字母表示，如“WJ”表示文件类，“BG”表示报告类，“JL”表示记录类等。5.顺序号按照资料在该类别中的排列顺序，从001开始依次编号。例如，某软件开发项目（项目编号为2023001）中的一份项目立项文件（文件类），其档案编号为“SD2023001WJ001”。五、档案的保管与存储（一）保管期限1.技术服务档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，主要包括项目实施过程中的一般性工作记录、沟通记录等。3.中期档案保管期限为510年，包括项目技术方案、测试报告、阶段性总结报告等。4.长期档案保管期限为10年以上，主要有项目验收报告、成果证明、知识产权文件等重要档案。（二）存储方式1.纸质档案存储设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案分类顺序进行存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案存储采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行电子档案的存储，并建立备份机制，定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。电子档案应按照分类目录进行存储，便于检索和管理。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅和使用。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.加强档案库房的安全管理，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。4.严格遵守档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅技术服务档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损。（二）借阅规定1.借阅范围仅限公司内部人员因工作需要借阅技术服务档案，且必须是与本职工作相关的重要档案。2.借阅申请借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。3.借阅期限一般情况下，档案借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅登记档案管理部门应对借阅档案进行详细登记，包括借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。5.归还要求借阅人应按时归还借阅的档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。归还的档案应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）特殊情况处理1.涉及公司商业秘密、技术秘密或其他敏感信息的档案，查阅和借阅应按照公司保密制度的规定进行审批，并严格控制查阅和借阅范围。2.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司技术服务档案，应按照国家有关法律法规和公司相关规定，办理必要的审批手续，并签订保密协议。档案管理部门应在外单位人员查阅或借阅期间进行全程监督。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的技术服务档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业技术人员组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。对于仍有保存价值的档案，应继续保管；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定工作应形成书面记录，包括鉴定档案的名称、编号、鉴定日期、鉴定意见等信息，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门会同相关部门人员共同实施。销毁过程应进行现场监督，并做好记录。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的技术服务档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和统计分析等功能。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，方便公司各部门对档案的查阅和利用，提升公司整体管理水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能能够方便快捷地录入纸质档案和电子档案的相关信息，包括档案名称、编号、日期、来源、内容摘要等，确保录入信息的准确性和完整性。2.档案检索功能提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，能够快速准确地定位所需档案信息。3.档案借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等，便于跟踪和管理。4.档案统计分析功能能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为公司决策提供数据支持。5.安全管理功能设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性。对系统操作进行日志记录，以便审计和追溯。（三）数据维护与备份1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，检查数据的完整性和准确性，及时清理无效数据。2