建立审计人才档案制度

PAGE建立审计人才档案制度一、总则（一）目的为了加强公司审计人才队伍建设，规范审计人才档案管理，全面、客观、公正地评价审计人才，合理配置审计人力资源，充分调动审计人员的积极性和创造性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部从事审计工作的全体人员，包括审计部门员工以及参与公司审计项目的其他相关人员。（三）基本原则1.真实性原则：审计人才档案内容必须真实、准确地反映审计人员的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集审计人员在工作经历、专业技能、业绩表现、培训学习等方面的信息，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对审计人才档案中的个人隐私信息予以保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据审计人员的工作变动、业绩变化、培训进修等情况，及时更新档案内容，实现档案的动态管理。二、档案内容（一）基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.教育背景：从最高学历开始填写，包括毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间、学历学位等。3.工作经历：按时间顺序记录在公司及其他单位的工作经历，包括工作单位名称、部门、职位、工作起止时间、工作职责及业绩等。（二）专业技能1.专业资格证书：记录审计人员取得的注册会计师、注册内部审计师、国际注册会计师等专业资格证书信息，包括证书名称、颁发机构、颁发时间等。2.专业技能水平：由审计人员自评、上级评价及相关部门评价相结合，对其审计专业知识、审计技术方法、数据分析能力、沟通协调能力等专业技能水平进行评价。3.参与的专业培训：记录审计人员参加的各类专业培训课程、研讨会、学术讲座等，包括培训主题、培训时间、培训机构等信息。（三）业绩表现1.审计项目成果：详细记录审计人员参与的审计项目名称、项目起止时间、项目类型（如财务审计、内部控制审计、经济责任审计等）、审计发现的主要问题及整改情况、审计建议被采纳情况等。2.工作业绩评价：根据审计人员在一定时期内完成的审计项目数量、质量、效果以及对公司内部管理的贡献等方面进行综合评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.获得的奖励与荣誉：记录审计人员在工作中获得的公司级、行业级或国家级奖励与荣誉，包括奖项名称、颁发机构、颁发时间等。（四）职业发展规划1.个人职业目标：审计人员根据自身情况制定的短期（13年）、中期（35年）和长期（5年以上）职业发展目标，包括职位晋升目标、专业技能提升目标等。2.职业发展计划：为实现个人职业目标制定的具体行动计划，包括参加培训学习、参与项目实践、获取专业资格证书等方面的计划安排。（五）培训与学习记录1.内部培训记录：记录审计人员参加公司内部组织的各类培训课程、讲座、研讨会等活动的情况，包括培训时间、培训内容、培训考核成绩等。2.外部培训记录：记录审计人员参加外部培训机构举办的培训课程、学术交流活动等情况，包括培训名称、培训时间、培训机构、培训费用等信息。3.自主学习记录：审计人员自主学习的相关记录，如阅读的专业书籍、期刊文章，参加的在线学习课程等，可附上学习心得或成果。（六）考核评价记录1.年度考核记录：每年对审计人员进行的年度考核评价结果，包括考核指标、考核得分、考核等级、考核评语等信息。2.专项考核记录：针对特定审计项目或工作任务对审计人员进行的专项考核评价记录，如项目质量考核、工作效率考核等。（七）诚信记录1.遵守法律法规情况：记录审计人员在工作中遵守国家法律法规、公司规章制度的情况，有无违法违规行为及受到的处罚记录。2.职业道德表现：对审计人员职业道德方面的评价，包括廉洁自律、客观公正、保守秘密等方面的表现情况。三、档案建立与收集（一）档案建立主体公司审计部门负责统一建立审计人才档案，并指定专人负责档案的日常管理工作。（二）信息收集渠道1.个人填报：审计人员按照本制度要求，定期填写个人基本信息、职业发展规划等相关内容，并提交给审计部门。2.部门报送：审计人员所在部门负责提供其工作经历、业绩表现、考核评价等方面的信息，并报送至审计部门。3.培训管理部门提供：公司培训管理部门负责提供审计人员参加内部培训和外部培训的相关信息。4.其他相关部门提供：涉及审计人员奖惩、诚信记录等信息的其他相关部门，应及时将有关信息反馈给审计部门。（三）信息收集时间1.定期收集：每年[具体时间]为档案信息集中收集时间，审计人员应在规定时间内完成个人信息填报，各部门应按时报送相关信息。2.动态更新：审计人员工作经历发生变动、取得新的专业资格证书、参与重要审计项目等情况发生后，应在[规定时间]内将相关信息提交给审计部门，以便及时更新档案内容。（四）信息审核与录入1.信息审核：审计部门收到档案信息后，应安排专人对收集到的信息进行审核，确保信息的真实性、准确性和完整性。对于审核中发现的问题，及时与相关人员沟通核实，并要求其补充或修正信息。2.信息录入：审核通过的信息由专人负责录入审计人才档案管理系统，建立电子档案。同时，将纸质档案资料进行整理归档，按照档案编号顺序存放，便于查阅。四、档案保管与维护（一）保管方式1.电子档案保管：审计人才档案管理系统应具备完善的安全防护措施，定期进行数据备份，确保电子档案数据的安全性和完整性。同时，设置不同级别的用户权限，防止未经授权的访问和修改。2.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮防虫设备等。纸质档案应按照类别、年度、档案编号顺序存放，便于查找和管理。（二）保管期限审计人才档案的保管期限为自审计人员离职或退休后[X]年。对于重要审计人才的档案，可适当延长保管期限。（三）档案维护1.定期检查：每年对审计人才档案进行一次全面检查，检查档案的完整性、准确性、保管状况等。发现问题及时进行处理，如对破损的档案进行修复、对缺失的信息进行补充等。2.更新维护：根据审计人员的工作变动、业绩变化、培训进修等情况，及时更新档案内容。同时，对档案管理系统进行定期维护和升级，确保系统的正常运行。五、档案查阅与使用（一）查阅权限1.审计部门内部查阅：审计部门员工因工作需要，可在规定的工作时间内查阅审计人才档案。查阅时应填写《审计人才档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅相关档案信息。2.公司其他部门查阅：公司其他部门因工作需要查阅审计人才档案时，应填写《审计人才档案查阅申请表》并说明查阅目的，经审计部门负责人和公司分管领导批准后，在审计部门指定人员的陪同下查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。3.外部单位查阅：因特殊情况需要外部单位查阅审计人才档案时，必须经公司董事长批准，并与公司签订保密协议。外部单位查阅档案时，应安排专人负责陪同，查阅范围严格限定在与合作项目相关的档案内容。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写《审计人才档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交给所在部门负责人或相关审批领导。2.审批：部门负责人或相关审批领导根据查阅申请进行审批，签署意见并注明审批日期。3.查阅：经批准后，查阅人按照规定的查阅权限和流程，在审计部门指定人员的陪同下进行档案查阅。查阅过程中应做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。4.归还：查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《审计人才档案查阅申请表》上签字确认。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和保密性。（三）档案使用规定1.仅限工作使用：审计人才档案仅供公司内部工作需要查阅和使用，严禁将档案信息用于任何与工作无关的目的。2.保密要求：查阅和使用档案的人员必须严格遵守保密规定，不得泄露档案中的任何信息。如因违反保密规定造成不良后果的，将依法追究相关人员的责任。3.禁止擅自更改：任何人不得擅自更改、涂抹、伪造审计人才档案内容。如发现档案内容存在错误或需要补充的，应按照档案维护程序进行处理。六、档案的转移与销毁（一）档案转移1.内部调动：审计人员在公司内部调动工作岗位时，其档案应随人员一并转移至新的工作部门。档案管理人员应及时办理档案交接手续，并在档案管理系统中更新人员档案信息。2.离职或退休：审计人员离职或退休时，档案管理人员应按照规定的保管期限对其档案进行整理归档，并办理档案移交手续。如档案需要转移至其他单位或机构的，应按照相关规定办理档案转移手续。（二）档案销毁1.销毁条件：档案保管期限届满后，经审计部门负责人和公司分管领导批准，可对已过保管期限的审计人才档案进行销毁。销毁档案时，应确保档案信息已无留存价值，且符合国家法律法规和公司保密制度的要求。2.销毁程序：档案销毁前应编制《审计人才档案销毁清单》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、数量及销毁原因等信息。销毁清单经审计部门负责人和公司分管领导签字确认后，由