工程档案安全保管制度

PAGE工程档案安全保管制度一、总则（一）目的为加强工程档案的安全保管，确保工程档案的完整性、准确性和保密性，充分发挥工程档案在工程建设、管理和维护中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有与工程建设项目相关的档案资料的安全保管工作，包括但不限于工程项目的前期规划、设计、施工、竣工验收等各个阶段形成的各类文件、图纸、图表、数据等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保工程档案在保管过程中的安全性，防止档案资料的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.规范管理原则：严格按照国家法律法规和行业标准，对工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行规范管理。3.科学分类原则：根据工程档案的形成规律和特点，进行科学合理的分类，便于查找和利用。4.保密原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的工程档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和项目负责人应按照工程建设进度，及时收集本部门和项目产生的各类工程档案资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.工程档案资料应包括纸质文件、电子文件和实物档案等多种形式，收集时应确保各类档案资料齐全、完整。3.对于重要的工程档案资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（二）整理要求1.工程档案资料应按照分类标准进行整理，分类应科学合理、便于查找。2.纸质档案应进行编号、编目、装订等处理，确保档案的整齐、规范；电子档案应进行分类存储，并建立相应的数据索引，便于快速检索。3.实物档案应进行妥善保管，并建立实物档案清单，注明实物的名称、规格、数量、来源等信息。三、工程档案的归档（一）归档范围1.工程项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.工程设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等文件。3.工程施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录等。4.工程监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。5.工程竣工验收文件：包括竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工图等。（二）归档时间1.工程项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.工程设计文件应在设计完成后及时归档。3.工程施工文件应随工程进度同步归档，每月定期整理归档一次。4.工程监理文件应按照监理工作流程及时归档。5.工程竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内归档。（三）归档程序1.各部门和项目负责人应将整理好的工程档案资料提交给档案管理部门。2.档案管理部门对提交的档案资料进行审核，审核内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性等。3.审核通过的档案资料应进行编号、编目、装订等处理，并按照归档要求进行分类存放。4.档案管理部门应建立工程档案归档台账，记录档案资料的归档时间、名称、数量等信息。四、工程档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的工程档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序存放在档案架或档案柜中，排列应整齐有序，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.实物档案应存放在专门的展示柜或仓库中，并进行标识和防护，确保实物的安全和完整。（三）保管期限1.工程档案的保管期限应根据国家法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.对于重要的工程项目档案，应适当延长保管期限，确保档案资料的长期保存。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对工程档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和保管情况与档案台账一致。2.清查过程中如发现档案资料有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理。3.档案清查结果应形成清查报告，上报公司/组织领导，并对发现的问题进行整改。五、工程档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅工程档案资料。2.外部单位因项目合作、审计、评估等原因，需查阅工程档案资料的，应按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.公司/组织内部人员查阅、借阅工程档案资料，应填写《工程档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的档案名称、目的、时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，为查阅/借阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅/借阅记录。3.查阅人员应在指定的场所查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出保管场所；如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.借阅人员应按照约定的时间归还档案资料，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。5.外部单位查阅工程档案资料，应提交单位介绍信、查阅人员身份证明等相关材料，并填写《工程档案查阅申请表》，经公司/组织相关部门负责人审批后，提交档案管理部门。6.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案资料，并安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。（三）利用监督1.档案管理部门应定期对工程档案的利用情况进行统计和分析，掌握档案资料的利用频率和流向，为档案管理工作提供参考依据。2.档案管理部门应对查阅/借阅人员的利用行为进行监督，如发现有违反规定的行为，应及时制止并进行处理。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的工程档案资料，应严格按照保密规定进行利用，防止信息泄露。六、工程档案的保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全工程档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的工程档案资料，应进行加密存储，并设置访问权限，严格限制查阅和使用范围。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案资料的内容；如因工作需要接触保密档案资料的，应签订保密协议。4.档案保管场所应安装监控设备，对档案资料的出入库情况进行实时监控，防止档案资料被盗取或泄露。（二）保密教育1.公司/组织应定期对员工进行工程档案保密教育，提高员工的保密意识和保密技能。2.保密教育内容应包括国家法律法规、保密制度、保密技术等方面的知识，使员工了解保密工作的重要性和严肃性。3.新员工入职时，应进行专门的工程档案保密培训，经考试合格后方可上岗。（三）保密检查1.档案管理部门应定期对工程档案的保密情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，确保保密制度的有效执行。2.保密检查内容应包括档案资料的存储、访问、使用等环节的保密措施落实情况，以及档案管理人员的保密工作情况。3.对于检查中发现的问题，应及时进行整改，并对相关责任人进行严肃处理。七、工程档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立工程档案信息化管理系统，实现工程档案资料的电子化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高工程档案管理的效率和质量，实现档案资源的共享和优化配置。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现工程档案资料的电子化录入，包括文件上传、数据录入、图像扫描等。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、分类等进行检索，快速准确地查找所需档案资料。3.档案利用功能：实现档案资料的在线查阅、借阅、下载等功能，方便用户使用。4.档案管理功能：包括档案的分类管理、编目管理、权限管理、统计分析等功能，提高档案管理的规范化和科学化水平。5.安全保密功能：对档案资料进行加密存储，设置访问权限，防止档案资料的泄露和非法使用。（三）信息化管理系统建设与维护1.公司/组织应根据工程档案管理的实际需求，选择合适的信息化管理系统，并进行定制化开发。2.信息化管理系统建设应遵循国家相关标准和规范，确保系统的安全性、稳定性和可靠性。3.档案管理部门应负责信息化管理系统的日常维护和管理，及时更新系统数据，保证系统的正常运行。4.定期对信息化管理系统进