质量工程档案管理制度

PAGE质量工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司质量工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司质量工程建设、质量管理决策、技术创新以及经验传承提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与质量工程相关的项目档案管理，包括但不限于产品研发、生产工艺改进、质量体系建设、质量认证等各类涉及质量工程范畴的活动所形成的档案。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映质量工程活动的实际情况，确保原始性和客观性。2.完整性原则：涵盖质量工程活动全过程的各类文件、资料，保证档案的全面性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、文字等表述清晰、规范，符合相关标准和要求。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在逻辑性和系统性，便于查找和利用。5.保密性原则：对于涉及公司机密的质量工程档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善质量工程档案管理制度，并监督执行。2.指导和协调各部门质量工程档案的收集、整理、归档工作。3.对质量工程档案进行集中统一管理，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和检索。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全性。5.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识和管理水平。（二）项目负责人职责1.在质量工程活动开展过程中，负责组织本项目档案的收集、整理工作，确保项目档案的及时形成和完整。2.对项目档案的真实性、准确性和完整性负责，督促项目团队成员按照档案管理要求做好文件资料的积累和整理。3.在项目结束后，及时将整理好的项目档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。（三）各部门职责1.负责本部门在质量工程活动中形成的各类文件、资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关意见和建议。3.按照规定的程序和要求，申请查阅、借阅本部门相关的质量工程档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项申请、可行性研究报告、项目批复文件、合同协议等。2.技术文件：设计图纸、工艺文件、技术标准、检验规范、试验报告、技术总结等。3.质量文件：质量计划、质量检验记录、不合格品处理记录、质量改进措施及效果验证等。4.管理文件：项目管理计划、进度报告、会议纪要、人员培训记录、质量管理体系文件等。5.其他相关文件：与质量工程活动有关的来往信函、照片、音像资料等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织项目团队成员收集各类文件资料，确保文件的及时形成和完整。2.收集的文件资料应真实、有效，原件优先，如有复印件需注明出处，并确保与原件一致。3.对于外来文件，如供应商提供的技术资料、行业标准等，应进行签收登记，并纳入档案管理范围。（三）整理方法1.分类：按照质量工程档案的类别和性质，分为项目前期文件、技术文件、质量文件、管理文件等大类，再根据具体内容进行细分。例如，技术文件可进一步分为设计图纸、工艺文件等小类。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用分类编号与流水编号相结合的方式。例如，“QJ0012023”，其中“QJ”表示质量工程档案，“001”表示项目编号，“2023”表示年份。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。目录应清晰、准确，便于查阅和核对。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，保持档案的完整性和美观性。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.项目结束后，项目负责人应在规定时间内将整理好的项目档案移交至档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时通知项目负责人进行整改。3.审核通过后，档案管理部门将档案进行归档，按照分类编号顺序排列上架，并更新档案数据库。（二）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司核心技术、重大质量事故、重要合同协议等具有长期保存价值的文件。长期保管的档案：一般为10年以上，包括项目中期文件、重要技术资料、质量体系文件等。短期保管的档案：一般为110年，如一般性的项目文件、日常质量检验记录等。2.档案保管期限的确定应遵循国家有关法律法规和行业标准的要求，并结合公司实际情况进行综合判断。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应设置明显的标识牌，标明档案类别和存放位置。3.对纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，定期进行检查和维护。对于电子档案，应进行备份存储，并采取数据安全防护措施，防止数据丢失和损坏。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、销毁等情况，确保档案管理的可追溯性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅质量工程档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案供查阅。查阅时应在指定地点进行，并由档案管理人员现场监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅质量工程档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。如需继续借阅，应重新办理借阅手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的质量工程档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的实际保存价值，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。鉴定意见应明确档案是否仍具有保存价值，如需销毁，应注明销毁原因和方式。3.鉴定结果应形成鉴定报告，经公司主管领导审批后生效。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照公司规定的销毁程序进行销毁。销毁前，应编制档案销毁清单，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人和公司主管领导签字确认后，方可实施销毁。销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监督，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的质量工程档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平，为公司的质量工程决策提供及时、准确的信息支持。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责质量工程档案信息化管理系统的数据录入工作。录入的数据应与纸质档案内容一致，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，包括档案的新增、修改、删除等操作。同时，对系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息检索与利用1.公司内部人员可通过档案信息化管理系统进行档案信息的检