科技局档案室管理制度

PAGE科技局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强科技局档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为科技工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于科技局机关各科室、下属事业单位及相关工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则科技局档案室对全局各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映科技工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集和整理科技工作中形成的各种门类和载体的档案，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，提高档案的检索效率和利用价值，为科技工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各科室、下属事业单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.做好档案安全防护工作，确保档案实体和信息的安全。（二）各科室、下属事业单位职责1.负责本科室、本单位档案的收集、整理和初步立卷工作，定期向档案室移交档案。2.明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案工作的日常管理，并配合档案室做好档案的整理、鉴定、利用等工作。3.严格执行档案管理制度，确保档案的完整、准确和安全。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的计算机操作技能和保密意识。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记、统计等日常工作。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极开展档案编研工作，为档案利用提供便利条件。5.遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与科技工作有关的文件、指示、规定等。2.本局制定的各类政策文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.科技项目申报、立项、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、可行性研究报告、合同协议、实验记录、成果报告等。4.科技成果鉴定、奖励、推广等方面的文件材料。5.知识产权管理文件，如专利申请、商标注册、著作权登记等相关材料。6.对外科技合作与交流活动中形成的文件材料，包括合作协议、会议纪要、考察报告等。7.人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等方面的材料。8.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。9.其他与科技工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应按照档案收集范围，及时收集、整理本科室、本单位形成的档案材料，并定期移交档案室。2.收集的档案材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、格式规范，载体应符合档案保管要求。3.对重要的档案材料应进行备份，防止原始材料损坏或丢失。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理，确保同一类档案的系统性和完整性。2.对纸质档案进行装订、编页、编目，填写卷内目录、备考表等；对电子档案进行分类存储，建立相应的目录索引。3.档案整理应遵循便于保管和利用的原则，采用科学合理的分类方法和编号系统，便于档案的检索和查找。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应设置专门的档案库房、阅档室和办公区，档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等。（二）保管措施1.对纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现档案有破损、霉变、褪色等情况应及时采取修复或复制等措施。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，配备必要的防护设备，如防虫药品、灭火器、报警器等。4.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。同时，建立电子档案的安全管理制度，采取加密、访问控制等措施，确保电子档案的安全。（三）保管期限1.科技局档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：反映科技局主要职能活动和基本历史面貌的，对科技工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映科技局一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为30年保管。反映科技局短期工作活动，在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为10年保管。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案室牵头，组织各科室、下属事业单位相关人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、数量等内容。2.档案销毁清册经科技局分管领导审批后，报同级档案行政管理部门备案。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与科技局相关的档案，需经科技局领导批准。3.社会公众因特殊原因查阅科技局公开的档案，需按照相关规定办理手续。（二）利用手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等内容，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向科技局提交查阅申请函，注明查阅单位、查阅内容、查阅时间等，经科技局领导批准后，凭介绍信到档案室查阅。查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字，并遵守档案室的各项规定。3.社会公众查阅公开档案，应向档案室提交查阅申请，说明查阅目的和档案名称等，经档案室审核同意后，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅一般应在阅档室内进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，经科技局分管领导批准后，限期归还。借出的档案应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等。2.档案室应根据利用者的需求，提供档案复印件或电子文档等服务。提供的复印件应加盖档案室印章，并注明与原件核对无误。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立科技局档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息的快速检索、查询和利用，为科技工作提供便捷的信息支持。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件按照档案管理系统的要求进行分类存储，并建立相应的索引目录。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。2.对档案管理信息系统的操作人员进行权限管理