学院档案工作归档制度

PAGE学院档案工作归档制度一、总则（一）目的为加强学院档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位在教学、科研、管理、服务等活动中形成的各类文件材料的归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学院档案工作实行集中统一管理，由学院综合档案室负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.齐全完整原则：各部门、各单位应将工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，按照规定及时归档，确保档案的齐全完整。3.分类科学原则：档案分类应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于管理和利用。4.保管安全原则：档案保管应确保安全，采取必要的防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、归档范围（一）党群工作类1.学院党委、纪委、工会、团委等组织的工作计划、总结、报告、决议、纪要等文件材料。2.党团组织建设、党员教育管理、干部任免、表彰奖励等方面的文件材料。3.统战工作、思想政治工作、精神文明建设等方面的文件材料。（二）行政管理类1.学院行政工作的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等文件材料。2.学院机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等方面的文件材料。3.学院行政会议记录、大事记、统计报表等文件材料。4.学院对外联络、合作交流、接待工作等方面的文件材料。（三）教学工作类1.教学计划、教学大纲、课程标准、教材、教案、课件等教学文件材料。2.教学改革、教学研究、教学成果、教学质量评估等方面的文件材料。3.学生学籍管理、成绩管理、毕业审核、学位授予等方面的文件材料。4.实践教学、实验教学、实习实训等方面的文件材料。（四）科学研究类1.科研项目申报、立项、研究、结题等方面的文件材料。2.科研成果、学术论文、著作、专利等方面的文件材料。3.科研机构建设、科研团队组建、科研人员管理等方面的文件材料。（五）学生工作类1.学生思想政治教育、日常管理、心理健康教育等方面的文件材料。2.学生奖学金、助学金评选、困难学生资助等方面的文件材料。3.学生社团活动、社会实践、志愿服务等方面的文件材料。4.学生就业指导、就业推荐、就业统计等方面的文件材料。（六）后勤管理类1.校园建设规划、校园维修改造、校园绿化美化等方面的文件材料。2.物资设备采购、资产管理、后勤服务保障等方面的文件材料。3.校园安全保卫、环境卫生、水电暖供应等方面的文件材料。（七）其他类1.学院举办的各类重大活动、重要会议、重要接待等方面的文件材料。2.学院与上级主管部门、其他单位往来的重要文件材料。3.学院教职工个人的重要科研成果、获奖证书、荣誉称号等文件材料。三、归档要求（一）文件材料的形成1.各部门、各单位应指定专人负责文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实有效。2.文件材料应使用钢笔、毛笔或中性笔书写，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。3.文件材料应使用A4纸打印或复印，并左侧装订。（二）文件材料的收集1.各部门、各单位应按照归档范围的要求，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的文件材料，并定期移交学院综合档案室。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”归档，即同时保存纸质文件和电子文件。（三）文件材料的整理1.学院综合档案室应按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理，编制档案目录。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应做到分类科学、组卷合理、编目准确、装订整齐。（四）文件材料的装订1.档案装订应使用缝纫机或线绳装订，不得使用金属钉装订。2.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页，保持文件的原貌。（五）文件材料的编目1.档案编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等内容。2.案卷封面应填写全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级等项目。3.卷内目录应填写顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.备考表应填写本卷情况说明、整理人、检查人、日期等项目。（六）文件材料的装盒1.档案装盒应使用符合国家标准的档案盒，并在盒脊上填写全宗号、目录号、案卷号等项目。2.档案装盒应排列整齐，不得倒置、倾斜，保持档案的安全。四、归档时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的文件材料，应在文件办结后及时归档。（二）教学档案1.每学期结束后，各教学单位应将本学期的教学文件材料整理归档，并移交学院综合档案室。2.学生毕业时，各教学单位应将学生的学籍档案、成绩档案等整理归档，并移交学院综合档案室。（三）科研档案1.科研项目结题后，项目负责人应在3个月内将项目档案整理归档，并移交学院综合档案室。2.科研成果发表或获奖后，相关部门应及时将成果材料整理归档，并移交学院综合档案室。（四）学生档案1.学生入学时，各系应将录取通知书、学生档案等材料整理归档，并移交学院综合档案室。2.学生毕业时，各系应将学生的毕业证书、学位证书、就业报到证等材料整理归档，并移交学院综合档案室。（五）其他档案其他档案应根据实际情况，按照规定的时间及时归档。五、归档程序（一）收集各部门、各单位应指定专人负责文件材料的收集工作，按照归档范围的要求，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的文件材料。（二）整理1.各部门、各单位收集到的文件材料，应按照档案分类方案进行分类整理，编制档案目录。2.档案整理应做到分类科学、组卷合理、编目准确、装订整齐。（三）装订档案装订应使用缝纫机或线绳装订，不得使用金属钉装订。装订应牢固、整齐，不得压字、掉页，保持文件的原貌。（四）编目档案编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等内容。编目应准确、清晰，便于查阅和利用。（五）装盒档案装盒应使用符合国家标准的档案盒，并在盒脊上填写全宗号、目录号、案卷号等项目。装盒应排列整齐，不得倒置、倾斜，保持档案的安全。（六）移交各部门、各单位整理好的档案，应及时移交学院综合档案室。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。六、档案保管（一）档案库房建设1.学院应设立专门的档案库房，档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）档案保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。2.档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。3.档案应严格按照保管期限进行保管，到期的档案应及时进行鉴定和销毁。（三）档案数字化管理1.学院应逐步推进档案数字化管理工作，建立档案数字化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。七、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、安全、方便、高效的原则，确保档案的真实、完整和安全。2.档案利用应严格按照规定的程序和手续进行，不得擅自扩大利用范围。（二）利用范围1.学院内部各部门、各单位因工作需要，可以查阅、借阅本部门、本单位形成的档案。2.学院教职工因教学、科研、管理等工作需要，可以查阅、借阅本人形成的档案。3.外单位因工作需要查阅学院档案的，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.查阅、借阅档案应填写档案利用申请表，注明利用目的、范围、期限等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员应根据档案利用申请表，对档案进行查阅、借阅，并做好登记工作。3.查阅、借阅档案应在档案库房内进行，不得擅自将档案带出库房。如需带出库房的，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。4.查阅、借阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、撕毁等。如需复印、拍照等，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅、借阅档案应按时归还，如需延期的，应办理延期手续。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、利用范围、利用期限等内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则,准确判定档案的价值。（二）鉴定组织学院成立档案鉴定工作领导小组，由分管领导任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件逐页地审查，分析其内容的现实利用价值和历史研究价值。2.档案内容分析：审查档案内容是否反映学院主要职能活动，是否具有凭证作用和参考价值。3.档案形成时间分析：根据档案形成的时间，结合学院不同时期的工作重点和发展情况，判断其价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管档案。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对学院工作有查考利用价值的档案，列为定期保管档案。（五）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制