档案部门信息工作制度

PAGE档案部门信息工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案部门信息工作的规范化、科学化管理，确保档案信息的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息工作中的行为规范和管理要求。（三）基本原则1.真实性原则：档案信息应如实反映公司各项活动的真实情况，不得虚假、伪造。2.完整性原则：全面收集、整理和保存公司各类档案信息，确保无遗漏。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案信息予以保密。4.时效性原则：及时对档案信息进行整理、更新和利用，提高信息的使用价值。二、档案信息收集（一）收集范围1.公司行政文件，包括各类通知、报告、决议等。2.业务合同，涵盖采购合同、销售合同、服务合同等。3.财务档案，如会计凭证、报表、审计报告等。4.人事档案，包含员工入职资料、考核记录、薪酬信息等。5.技术文档，如研发资料、设计图纸、工艺文件等。（根据公司实际情况，可进一步细化和补充收集范围）（二）收集渠道1.各部门定期向档案部门移交相关文件资料。2.档案部门主动跟踪公司重要活动、项目，及时收集相关信息。3.员工在工作中形成的应归档文件，由本人及时提交给档案部门。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责档案信息的收集工作，确保收集工作的及时性和准确性。2.收集的档案信息应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并按照规定进行备份。三、档案信息整理（一）分类标准1.按照档案的形成部门、时间、内容等因素进行分类。2.例如，可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、技术管理类等。3.每大类下再根据具体情况细分小类，如行政管理类可分为公文管理、会议管理、印章管理等小类。（二）编号规则1.为便于档案的查找和管理，对每一份档案进行编号。2.编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。3.编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”，如“2023XM001”，其中“2023”表示年份，“XM”表示项目管理类，“001”为流水号。（三）装订与编目1.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。2.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.电子档案应建立相应的电子目录，并与纸质目录相对应。四、档案信息存储（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）存储环境要求1.档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%。2.库房应保持清洁、通风良好，避免阳光直射档案。（三）存储期限管理1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.定期对档案进行清查，对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。五、档案信息利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅相关档案信息。2.外部单位因合法合规的原因，经公司批准后可查阅部分档案信息。（二）利用流程1.内部利用：部门填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称和编号等。申请表经部门负责人签字后提交档案部门。档案部门审核申请，如符合规定，办理查阅或借阅手续。查阅或借阅人员应在规定时间内归还档案，并保持档案的完好。2.外部利用：外部单位提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和用途。申请函经公司相关领导审批后，档案部门按照审批意见办理查阅手续。查阅过程中，档案部门应安排专人陪同，确保档案信息安全。（三）利用记录与反馈1.对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称和编号等。2.定期收集利用部门对档案信息利用效果的反馈意见，以便不断改进档案信息工作。六、档案信息安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案库房、设备和网络的安全管理。2.配备必要的安全防护设备，如防火设备、防盗报警装置、网络防火墙等。3.定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。（二）保密措施1.对涉及公司机密的档案信息，实行专人专管制度。2.严格限制接触机密档案信息的人员范围，签订保密协议。3.在档案利用过程中，对机密信息采取加密、脱密等措施，防止信息泄露。（三）违规处理1.对违反档案信息安全与保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规行为导致公司档案信息泄露或损失，相关责任人应承担法律责任。七、档案信息鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限、重要性和现实利用价值等因素，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成。2.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见经公司分管领导批准后，方可实施销毁。（三）销毁方式与记录1.对批准销毁的档案，采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量等。3.记录由档案部门保存，以备查考。八、档案信息工作监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案信息工作监督小组，定期对档案部门的工作进行检查和监督。2.监督小组可通过查阅档案、检查工作记录、听取汇报等方式，对档案信息收集、整理、存储、利用等环节进行全面监督。（二）考核指标与方法1.制定档案信息工作考核指标，如档案收集的完整性、整理的准确性、存储的安全性、利用的及时性等。2.采用定量与定性相结合的考核方法，对档案部门及相关人员的工作进行评价。3.考核结果与绩效挂钩，激励档案部门及员工积极做好档案信息工作。（三）问题整改与持续改进1.对监督检查和考核中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.档案部门应针对存在的问题，分析原因，制