中介公司资料收集制度规范

PAGE中介公司资料收集制度规范一、总则（一）目的为规范中介公司资料收集工作，确保公司运营过程中各类信息的完整性、准确性和安全性，提高公司服务质量和运营效率，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本中介公司全体员工，包括但不限于业务部门、行政部门、财务部门等涉及资料收集、整理、存储和使用的各个环节。（三）基本原则1.合法性原则：资料收集工作必须严格遵守国家法律法规，确保所收集资料的来源合法、使用合法，不得侵犯任何第三方的合法权益。2.准确性原则：收集的资料应真实、准确、完整，能够客观反映相关业务活动的实际情况，避免虚假信息和错误数据的录入。3.完整性原则：涵盖公司运营所需的各类资料，包括客户资料、业务合同、财务数据、市场信息等，确保资料体系的全面性。4.安全性原则：建立健全资料安全保护机制，防止资料泄露、丢失或被篡改，保障公司和客户的信息安全。5.及时性原则：在规定的时间内完成资料收集工作，确保资料的时效性，以便为公司决策提供及时有效的支持。二、资料收集范围（一）客户资料1.基本信息：包括客户姓名、性别、年龄、联系方式（电话、邮箱、地址等）、职业、身份号码等。2.需求信息：客户对中介服务的具体需求，如房产中介中的购房/租房需求（房屋类型、面积、预算、地段要求等），以及其他中介服务领域的特定需求。3.交易记录：客户过往与本中介公司或其他中介机构的交易情况，包括交易时间、交易金额、交易项目等。4.信用信息：客户的信用状况，可通过第三方信用评估机构获取相关信用报告，或自行收集客户在金融机构的信用记录等。（二）业务合同资料1.合同文本：各类中介服务合同原件及复印件，包括服务内容、服务期限、费用标准、双方权利义务等条款。2.合同变更记录：合同履行过程中发生的变更事项，如服务内容调整、费用变更、履行期限延长或缩短等相关的书面协议和沟通记录。3.合同执行情况记录：记录合同的执行进度，包括服务提供情况、客户反馈、款项收付情况等，确保合同的有效履行。（三）财务资料1.收入资料：中介服务收入明细，包括收入来源、金额、收款时间、客户名称等，确保收入数据的清晰准确。2.支出资料：公司运营过程中的各项支出记录，如员工薪酬、办公费用、营销费用、差旅费等，详细记录支出项目、金额、支付时间等信息。3.财务报表：定期编制的资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表，反映公司的财务状况和经营成果。4.税务资料：纳税申报记录、税务发票、税务审计报告等与税务相关的资料，确保公司税务合规。（四）市场信息资料1.行业动态：收集房地产、金融、人力资源等相关行业的政策法规、市场趋势、行业研究报告等信息，为公司业务决策提供宏观指导。2.竞争对手信息：了解同行业竞争对手的业务范围、服务特色、市场份额、价格策略、客户评价等情况，以便分析市场竞争态势，制定差异化竞争策略。3.客户反馈：收集客户对公司服务的评价、意见和建议，通过问卷调查、客户访谈、在线评价等方式获取反馈信息，及时改进服务质量。（五）内部管理资料1.员工档案：员工个人基本信息、入职简历、培训记录、绩效考核记录、奖惩情况等资料，全面反映员工的工作经历和表现。2.公司规章制度：公司制定的各项规章制度、流程手册、操作规范等文件，确保员工了解并遵守公司内部管理要求。3.会议纪要：公司各类会议的纪要，记录会议讨论的主要内容、决策事项及责任分工，便于跟踪会议决议的执行情况。4.项目文档：针对特定业务项目形成的项目计划、项目进度报告、项目总结等资料，对项目的全过程进行记录和管理。三、资料收集流程（一）资料收集准备1.明确收集目的：在开展资料收集工作前，由相关部门或项目负责人明确资料收集的目的和用途，确定所需收集资料的类型、范围和重点。2.制定收集计划：根据收集目的和要求，制定详细的资料收集计划，包括收集时间、收集人员、收集方式、资料来源等内容，并明确各阶段的工作任务和时间节点。3.培训收集人员：对参与资料收集工作的人员进行培训，使其熟悉资料收集的目的、流程、方法和标准，掌握相关法律法规和保密要求，确保收集工作的质量。（二）资料收集实施1.确定资料来源：根据资料收集计划，确定资料的来源渠道，如客户提供、业务部门生成、外部机构获取、网络搜索等。2.采用多种收集方式：问卷调查：设计合理的问卷，针对不同类型的资料收集需求，向客户、员工或相关利益方发放问卷，收集所需信息。访谈：通过面对面访谈的方式，与客户、合作伙伴、行业专家等进行交流，获取深入的信息和意见。文件查阅：查阅公司内部的各类文件、档案、报表等，以及从外部获取的政策文件、行业报告、合同协议等资料。系统录入：利用公司现有的业务系统、办公软件等，直接录入相关数据信息，确保数据的准确性和及时性。3.现场收集与实地考察：对于一些需要实地了解的情况，如房产中介中的房屋实地查看、人力资源中介中的企业实地调研等，安排专人进行现场收集和实地考察，获取一手资料。4.资料整理与初步审核：在收集过程中，及时对收集到的资料进行整理和初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的资料，确保资料的完整性和准确性。（三）资料汇总与整合1.分类汇总：将收集到的各类资料按照资料收集范围进行分类汇总，建立清晰的资料目录和索引，便于查找和管理。2.数据录入与存储：将整理后的资料录入公司指定的数据库或文件存储系统，确保资料的电子存储安全可靠，并建立相应的备份机制，防止数据丢失。3.整合分析：对汇总后的资料进行整合分析，提取有价值的信息和数据，为公司决策提供支持。例如，通过对客户资料和业务数据的分析，了解客户需求和市场趋势，优化业务流程和服务产品。（四）资料审核与审批1.初审：由资料收集部门负责人对收集到的资料进行初审，检查资料的完整性、准确性和合规性，确保资料符合公司要求。2.复审：初审通过后，将资料提交给相关业务部门或职能部门进行复审，从专业角度对资料进行审核，提出修改意见或补充要求。3.终审：复审后的资料提交给公司管理层进行终审，管理层根据公司整体战略和业务需求，对资料进行最终审核和审批，确定资料的有效性和可用性。4.反馈与整改：对于审核过程中提出的问题和意见，资料收集部门应及时进行反馈和整改，确保资料质量达到审核要求。四、资料收集的质量控制（一）建立质量控制标准1.准确性标准：明确资料收集的准确性要求，如数据录入误差率控制在一定范围内，信息内容真实可靠，无虚假或误导性信息。2.完整性标准：规定资料收集的完整性指标，确保涵盖所有应收集的资料类型和项目，无重要信息遗漏。3.规范性标准：制定资料收集的格式、内容结构等规范性要求，如合同文本应符合法律规定的格式和条款要求，客户资料填写应规范统一。（二）质量监督与检查1.定期检查：定期对资料收集工作进行检查，检查内容包括资料收集的进度、质量、合规性等方面，及时发现问题并督促整改。2.随机抽查：不定期对已收集的资料进行随机抽查，核实资料的真实性和准确性，确保资料质量的稳定性。3.内部审核：建立内部审核机制，由专门的审核小组对资料收集工作进行全面审核，评估资料收集的质量控制效果，提出改进建议。（三）质量问题处理1.问题识别：对检查和审核过程中发现的质量问题进行识别和分类，分析问题产生的原因，如人员操作失误、流程漏洞、培训不足等。2.整改措施：针对质量问题制定相应的整改措施，明确责任人和整改期限，确保问题得到及时有效的解决。3.预防机制：通过对质量问题的分析总结，建立预防机制，完善资料收集流程和质量控制标准，避免类似问题再次发生。五、资料安全与保密（一）安全管理措施1.物理安全：确保资料存储场所的物理安全，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，防止资料因自然灾害或人为破坏而受损。2.网络安全：加强公司网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击导致资料泄露。对公司内部网络进行严格的权限管理，限制员工对资料的访问范围。3.数据备份：定期对重要资料进行备份，备份数据存储在安全的异地位置，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。制定数据备份计划和恢复演练方案，确保备份数据的可用性。（二）保密制度1.保密协议：与员工签订保密协议，明确员工在资料收集、使用和保管过程中的保密义务，规定保密期限和违约责任。2.保密培训：对员工进行保密培训，提高员工的保密意识和技能，使其了解保密工作的重要性和相关法律法规要求，掌握保密措施和方法。3.访问控制：建立严格的资料访问控制机制，根据员工的工作职责和权限，设定不同的资料访问级别，限制员工对敏感资料的访问。对资料的查阅、复制、下载等操作进行记录和审计。4.保密区域管理：划分公司内部的保密区域，对进入保密区域的人员进行严格的身份验证和登记管理，防止无关人员接触到敏感资料。（三）违规处理1.违规行为界定：明确资料安全与保密方面的违规行为，如资料泄露、私自复制或传播资料、违反保密协议等。2.处罚措施：对于违反资料安全与保密规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，并依法追究相关法律责任。3.应急处理：一旦发生资料安全事故或保密事件，应立即启动应急处理预案，采取措施防止损失扩大，及时向上级主管部门报告，并配合相关部门进行调查处理。六、资料的使用与共享（一）使用权限1.明确使用范围：根据资料的性质和用途，明确不同部门和人员对资料的使用范围，确保资料仅用于公司内部业务运营、决策支持、客户服务等合法目的。2.权限审批：对于涉及敏感资料或超出常规使用范围的资料使用申请，需经过严格的权限审批流程，由相关负责人审核批准后方可使用。3.使用记录：对资料的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用目的、使用内容等信息，以便进行审计和追溯。（二）共享原则1.必要性原则：资料共享应基于工作需要，确保共享的资料与接收方的工作职责相关，能够为其工作提供必要的支持。2.授权原则：资料共享必须经过资料所有者或相关部门的授权，明确共享的范围、期限和使用要求，确保共享过程的合法性和规范性。3.安全原则：在资料共享过程中，要采取必要的安全措施，确保资料的传输和存储安全，防止资料在共享过程中泄露或被篡改。（三）共享流程1.共享申请：由需要共享资料的部门或人员填写共享申请表，说明共享的资料名称、共享对象、共享目的、共享期限等信息，并提交给资料管理部门。2.审批流程：资料管理部门对共享申请进行审核，根据共享原则和权限要求，确定是否批准共享申请。如涉及敏感资料，需提交公司管理层进行审批。3.共享实施：经审批通过后，资料管理部门按照共享申请的要求，将资料提供给共享对象，并告知其使用要求和注意事项。共享对象应妥善保管共享资料，不得擅自扩大共享范围或用于其他非法目的。4.共享跟踪与反馈：对资料共享过程进行跟踪，了解共享资料的使用情况和效果，及时收集共享对象的反馈意见，以便对共享工作进行改进。七、资料的保存与销毁（一）保存期限1.根据法律法规要求：按照国家相关法律法规规定的保存期限，对各类资料进行保存。例如，财务资料一般需保存10年以上，业务合同资料需根据合同履行期限及相关法律规定确定保存期限。2.结合公司业务需求：考虑公司自身业务特点和管理需求，确定部分资料的额外保存期限。如客户资料在业务关系结束后，根据实际情况确定保存35年，以便在必要时进行客户关系维护和查询。（二）保存方式1.纸质资料：对于纸质资料，应进行分类整理，存放在专门的档案柜中，并建立纸质档案索引，便于查找。档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的环境中。2.电子资料：电子资料应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，定期进行数据备份，并采用加密存储等技术手段，确保数据的安全性。同时，建立电子资料的分类目录和索引，方便快速检索和调用。（三）销毁程序1.销毁申请：当资料保存期限届满或因其他原因需要销毁时，由资料管理部门或相关业务部门提出销毁申请，说明销毁资料的名称、数量、保存期限、销毁原因等信息。2.审批流程：销毁申请需经过严格的审批流程，由资料管理部门负责人审核，报公司管理层批准。对于涉及重要信息或敏感资料的销毁，需进行专项审批。3.销毁实施：经审批通过后，由专人负责资料的销毁工作。纸质资料可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，电子资料应进