资助档案资料保管制度

PAGE资助档案资料保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织资助档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在资助工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织开展的各类资助项目所涉及的档案资料管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则资助档案资料由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案资料应如实反映资助项目的实施过程和结果，数据准确、内容真实，严禁弄虚作假。3.安全保密原则加强档案资料的安全防护措施，确保档案资料不被泄露、篡改或丢失。对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案资料，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则档案资料的管理应便于查阅和使用，提高工作效率，为资助工作的决策、监督和评估提供有力支持。二、档案资料的分类与归档范围（一）资助项目申报材料1.资助项目申请书包括项目概述、实施计划、预期目标、预算安排等内容。2.项目可行性研究报告对项目的必要性、可行性、技术方案、经济效益等进行分析论证的报告。3.项目申报单位资质证明材料如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等复印件。4.其他相关申报材料如项目负责人及团队成员简历、以往类似项目经验证明等。（二）资助项目审批文件1.项目立项批复文件上级主管部门或相关审批机构对资助项目的立项批准文件。2.项目评审意见及相关会议纪要记录项目评审过程和结果的文件，包括专家评审意见、评审会议纪要等。（三）资助项目实施过程资料1.项目实施方案根据立项批复文件制定的详细项目实施计划，包括工作进度安排、具体任务分工、质量控制措施等。2.项目执行情况报告定期或不定期提交的项目执行情况汇报，包括项目进展、阶段性成果、存在问题及解决措施等内容。3.项目资金使用资料（1）资金预算下达文件明确资助项目资金预算额度及使用范围的文件。（2）资金支出凭证包括发票、收据、转账记录等，用于证明项目资金的实际支出情况。（3）资金使用台账详细记录项目资金收支明细的台账，包括收入日期、金额、来源，支出日期、金额、用途等信息。（4）项目财务审计报告对项目资金使用情况进行审计的报告，确保资金使用合规、合理。4.项目活动记录（1）项目培训记录包括培训时间、地点、内容、参与人员等信息的记录。（2）项目会议记录记录项目实施过程中召开的各类会议的时间、地点、参会人员、会议内容及决议等。（3）项目调研记录对项目相关情况进行调研的记录，包括调研时间、地点、对象、调研内容及结果等。（4）项目实地考察记录对项目实施现场进行实地考察的记录，包括考察时间、地点、考察情况等。5.项目成果资料（1）项目验收报告项目完成后，由验收机构出具的验收报告，对项目成果进行评价和总结。（2）项目成果证明材料如获奖证书、专利证书、技术鉴定报告、产品样本等，证明项目取得的实际成果。（3）项目效益评估报告对项目经济效益、社会效益等进行评估的报告，分析项目实施带来的效益。（四）受资助对象相关资料1.受资助对象基本信息表包括姓名、性别、年龄（出生日期）、身份证号码、联系方式、家庭住址、就读学校或工作单位等。2.受资助对象申请材料如资助申请表、家庭经济情况证明材料（低保证、残疾证、贫困证明等）、个人陈述等。3.受资助对象资助资金发放记录包括发放时间、金额、发放方式等信息的记录。4.受资助对象反馈材料如感谢信、学习或工作成果汇报等，反映受资助对象对资助项目的感受和收获。（五）其他相关资料1.与资助项目相关的合同、协议如与合作单位签订的合作协议、与受资助对象签订的资助协议等。2.项目宣传资料包括项目宣传册、海报、新闻报道等，用于宣传资助项目的实施情况和成果。3.项目评估与监督资料（1）项目绩效评估报告定期对资助项目进行绩效评估的报告，评估项目的实施效果和目标达成情况。（2）项目监督检查记录对项目实施过程进行监督检查的记录，包括检查时间、内容、发现问题及整改情况等。4.其他与资助项目有关的文件、资料如上级领导对资助项目的批示、工作汇报等。三、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门和项目负责人应及时将本部门或本项目产生的档案资料收集齐全，确保不漏项。2.档案资料应真实、完整、有效，严禁伪造、篡改或擅自销毁档案资料。3.对于电子档案资料，应同时保存纸质版本，并确保两者内容一致。（二）整理方法1.分类整理按照本制度规定的档案资料分类，对收集到的档案资料进行分类整理，确保同一类别的档案资料集中存放。2.编号编目为每一份档案资料编制唯一的编号，并建立相应的目录索引，便于查找和管理。编号应遵循一定的规则，如按照年份、项目类别、资料顺序等进行编排。3.装订成册对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等。4.编制页码对装订成册的档案资料编制页码，便于查阅和核对。页码应连续、清晰，不得跳页、缺页。四、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应配备必要的办公设备，如办公桌椅、档案架、电脑、打印机等，便于档案管理人员进行日常工作。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，确保档案资料存放有序，查阅方便。（二）保管方式1.纸质档案资料应存放在档案架上，按照类别、年份、项目等顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案资料应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案资料的索引目录，便于快速检索和查阅。3.对于重要的档案资料，如涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应采取加密存储、专人保管等特殊措施，确保信息安全。（三）保管期限1.资助档案资料的保管期限根据其重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的项目申报材料、项目执行过程中的一般性文件等。3.中期保管期限为[X]年，适用于项目审批文件、项目资金使用资料、项目成果证明材料等。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司/组织核心利益、具有重要历史价值或法律意义的档案资料，如重大资助项目的相关资料、与受资助对象签订的长期资助协议等。5.保管期限届满后，经档案管理部门审核，报公司/组织领导批准后，按照相关规定进行销毁或继续留存。（四）档案资料的清点与核对1.档案管理人员应定期对档案资料进行清点和核对，确保档案资料的数量准确、内容完整。清点核对工作应至少每年进行一次。2.在清点核对过程中，如发现档案资料有缺失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对于电子档案资料，应定期进行数据完整性检查和病毒查杀，确保数据安全可靠。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅资助档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表的内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案资料带出查阅场所，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换页等。3.查阅重要档案资料或涉及敏感信息的档案资料，应经公司/组织主管领导批准，并严格限制查阅范围和查阅时间。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司/组织外部单位或个人因特殊原因需要借阅资助档案资料的，应提前向公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供有效身份证明和单位介绍信。2.借阅申请经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门应与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括借阅期限、归还时间、保密责任、违约责任等。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延长。4.借阅人员应按照《档案借阅协议》的要求，妥善保管档案资料，不得转借、复印、传播档案资料内容。借阅期满后，应按时归还档案资料。如发现档案资料有丢失或损坏情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案资料的内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应采取加密存储、专人保管、限制查阅范围等特殊保密措施。3.在档案资料的整理、查阅、借阅等过程中，如发现有保密信息可能被泄露的情况，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备、防潮设备等，并定期进行检查和维护，确保设施正常运行。2.制定档案资料安全应急预案，应对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件。定期组织应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力。3.对档案资料的存储设备进行定期维护和检查，确保数据存储安全可靠。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限届满的档案资料进行鉴定，确定是否需要销毁或继续留存。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员共同进行。2.鉴定人员应根据档案资料的重要程度、历史价值、现实意义等因素，对档案资料进行综合评估，提出鉴定意见。3.鉴定意见应形成书面报告，经公司/组织领导审批后，作为档案资料销毁或留存的依据。（二）销毁程序1.对于经鉴定需要销毁的档案资料，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细记录档案资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经公司/组织领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁