档案管理制度可以借阅

PAGE档案管理制度可以借阅一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工，明确了档案借阅的相关规定，以规范档案的使用流程，保障档案信息的合理流转与安全。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及全体员工在处理与公司/组织业务相关事务时涉及的各类档案资料。包括但不限于行政文件、财务档案、人事档案、业务合同、技术资料、项目文档等。（三）档案定义及分类1.档案定义：本制度所指档案是公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等资料。2.档案分类行政档案：涵盖公司/组织的行政管理活动中形成的各类文件，如公司章程、管理制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。财务档案：包括会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料以及与财务相关的合同协议等。人事档案：包含员工个人基本信息、入职离职资料、薪资福利记录、培训经历、绩效考核档案、奖惩记录等。业务档案：涉及公司/组织业务开展过程中的各类文件，如市场调研报告、销售合同、采购订单、项目方案、业务往来信函等。技术档案：主要是公司/组织在技术研发、生产运营等方面形成的技术资料，如产品设计图纸、工艺流程文件、技术标准、专利文件、技术研发报告等。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。2.集中统一管理公司/组织各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等基础工作，建立档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整和准确。2.在档案形成过程中，严格按照档案管理要求进行规范操作，及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案使用人员职责1.严格遵守档案管理制度，爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.在借阅档案时，应按照规定办理借阅手续，按时归还档案，不得转借他人。3.对借阅的档案负有保密责任，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与归档（一）收集范围各部门应根据自身业务活动的特点，明确档案收集的范围和重点。一般应包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与本公司/组织相关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织在行政管理、业务开展、技术研发、财务核算、人事管理等活动中形成的各类文件、资料、记录。3.与外部单位签订的合同、协议、合作意向书等。4.公司/组织内部的会议记录、纪要、决议等。5.员工个人提交的工作报告、工作总结、业务成果等。6.反映公司/组织发展历程、重大事件、重要活动的照片、录像、录音等声像资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要信息。对于重要文件和资料，应同时收集原件及相关的复印件、电子文档等。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁、拼接。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制后归档。（三）归档程序1.各部门档案管理人员应定期对收集到的档案资料进行整理、分类，按照档案管理制度的要求进行编号、编目。2.在完成整理后，填写档案移交清单，将档案资料移交至公司/组织档案管理部门。档案移交清单应详细记录档案的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门收到移交的档案后，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。四、档案的整理与保管（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、时间顺序、重要程度等进行分类整理，便于档案的管理和利用。3.对档案进行系统化排列，编制档案目录，建立档案检索体系，提高档案查询效率。（二）整理方法1.纸质档案整理去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等。对纸张大小不一致的文件进行折叠或裱糊，使其规格统一。按照档案分类标准，对文件进行分类，同一类别的文件按照时间顺序排列。编写页码，在文件的右上角或右下角用铅笔或钢笔编写页码，确保页码连续、准确。编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.电子档案整理按照电子文件的类别、主题、时间等进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，文件名应准确反映文件的内容和主题，便于识别和查找。建立电子文件索引数据库，记录电子文件的存储位置、文件名、日期、大小等信息，方便快速检索。（三）保管要求1.保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具应使用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。3.档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。档案管理人员应定期对档案进行鉴定，对于已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。五、档案的借阅（一）借阅范围1.因工作需要，公司/组织内部员工可以借阅与其工作相关的档案资料。2.外部单位因业务合作、审计、调查等需要，经公司/组织相关领导批准后，可以借阅一定范围内的档案资料。（二）借阅流程1.内部借阅借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要进行审核，如同意借阅，在申请表上签字批准。借阅人持审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表内容，核对档案信息，如无误，办理档案借阅登记，将档案交予借阅人，并告知借阅注意事项。2.外部借阅外部单位借阅档案，需提前向公司/组织提交《档案借阅申请函》，说明借阅档案的原因、范围、期限等内容。公司/组织相关领导对申请函进行审批，如批准借阅，应明确借阅的档案清单和借阅期限。外部单位借阅人持领导批准的申请函到档案管理部门办理借阅手续，档案管理部门按照内部借阅流程办理借阅登记，并与借阅人签订《档案借阅保密协议》，明确双方的权利和义务。（三）借阅期限1.内部借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.外部借阅档案的期限根据具体情况由公司/组织领导确定，最长不得超过[X]天。如需继续借阅，应重新办理申请手续。（四）借阅归还1.借阅人应按时归还借阅的档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.档案归还时，借阅人应确保档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。3.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真核对档案的数量、完整性等，如无误，在借阅登记册上注明归还日期，并将档案归还原位。六、档案的查阅（一）查阅范围公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案资料。查阅范围包括档案原文、档案目录、电子档案等。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、数量、查阅目的等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要进行审核，如同意查阅，在申请表上签字批准。3.查阅人持审批后的申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表内容，提供相应的档案资料供查阅人查阅。查阅人不得擅自将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，应按照相关规定办理手续。（三）查阅限制1.涉及公司/组织机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，查阅人应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自传播或泄露档案内容。2.对于重要档案或涉及多个部门的档案，如需同时查阅，应经相关部门负责人共同批准，并在档案管理部门的监督下进行查阅。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容负有保密责任，不得泄露档案信息。2.在档案管理过程中，涉及档案整理、查阅、借阅等环节，应采取必要的保密措施，防止档案信息被不当获取或泄露。3.对接触档案的人员进行保密教育，提高其保密意识，签订保密协议，明确保密义务和违约责任。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，确保档案存放环境安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。3.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，制定应急预案，定期进行演练。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，根据档案的内容、来源、时间、价值等因素，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及公司/组织内部审计人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对于长期未被利用或利用率极低的档案，进行重点审查。3.结合公司/组织的发展战略、业务变化等因素，考虑档案在未来的参考价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交至公司/组织相关领导审批，领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。3.档案销毁