单位档案管理制度情况

PAGE单位档案管理制度情况一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理单位在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为单位各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本单位设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责单位档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁单位各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案的查阅和利用提供便利。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。6.参与单位重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。7.开发利用档案信息资源，为单位领导决策、业务工作开展提供参考依据，积极开展档案编研工作，编辑出版档案资料汇编。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括单位在行政管理、党群工作、业务管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要、工作计划、总结等。2.科技档案：涵盖单位在科研、生产、基建等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、设计图纸、施工文件、设备资料等。3.人事档案：记录单位员工个人基本情况、工作经历、工资待遇、考核奖惩、教育培训等方面的文件材料。4.会计档案：包含单位在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等文件材料。5.业务档案：根据单位业务特点和工作需要，分类整理的各类业务工作中形成的档案，如合同档案、客户档案、项目档案等。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如，2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据项目或专业类别进行编号，如科研项目编号为“KY[项目年份][项目序号]”，基建项目编号为“JJ[项目年份][项目序号]”等。在项目编号下，再按照文件材料的类别和顺序进行细分编号。3.人事档案编号：按照员工个人身份证号码进行编号，确保一人一号，便于管理和查询。4.会计档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如会计凭证编号为“[会计年度]记[凭证类别][凭证序号]”，会计账簿编号为“[会计年度]账[账簿类别]”等。5.业务档案编号：根据业务类型和档案形成时间、顺序等因素进行编号，如合同档案编号为“HT[合同签订年份][合同序号]”，客户档案编号为“KH[客户编号][客户档案序号]”等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内将档案资料移交档案管理部门。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人工作中保管的各类档案资料清理并移交档案管理部门或相关部门。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.文书档案按照文件形成时间顺序排列，同一事由的文件集中排列在一起；科技档案按照项目流程或专业分类进行整理；人事档案按照档案材料类别依次排列；会计档案按照会计凭证、账簿、报表等顺序整理；业务档案根据业务特点进行分类整理。3.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的检索和查阅。4.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和管理。2.对不同类型和保管期限的档案进行分类存放，并在装具上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年、[X]年等）。2.科技档案的保管期限根据项目性质和重要程度确定，一般分为长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）。3.人事档案的保管期限为员工在职期间及离职后[X]年。4.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，如会计凭证保管期限为[X]年，会计账簿保管期限为[X]年，财务报表保管期限为[X]年等。5.业务档案的保管期限根据业务特点和相关法律法规要求确定。（四）档案定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行[X]次全面清查，确保档案的数量、质量和存放情况准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，须经本单位主管领导批准，并办理相关查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅。（二）利用手续1.本单位员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理。2.外单位查阅本单位档案，需提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经本单位主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理部门对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅人或借阅人姓名、所在部门、档案名称及编号、查阅或借阅用途等信息，以便跟踪档案去向，确保档案安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和相关法律法规要求，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，经鉴定工作小组审核同意后，可延长保管期限。3.对涉及单位历史沿革、重要业务活动、知识产权等具有重要价值的档案，应永久保存。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核、单位主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为单位各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.建立数字化档案数据库，将扫描后的档案图像及相关元数据录入数据库，实现档案信息的电子化存储。（三）档案信息化系统功能1.具备档案录入、修改、删除、检索、统计、借阅管理等基本功能，方便档案管理人员进行日常操作。2.提供多维度检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，提高检索效率。3.具备权限管理功能，根据用户角色和职责分配不同的系统操作权限，确保档案信息安全。4.支持档案数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件发生。2.对档案信息化系