艺术中心档案管理制度

PAGE艺术中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强艺术中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在艺术创作、演出、管理及文化传承等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于艺术中心各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则艺术中心档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映艺术中心的各项工作活动，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理艺术中心在各个方面形成的档案，保证档案的完整性，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则对于涉及艺术中心机密、知识产权、个人隐私等内容的档案，严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置艺术中心设立独立的档案管理室，隶属于行政管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善艺术中心档案管理制度，并组织实施。2.负责艺术中心各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取有效的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全。定期对档案进行检查和清点，对破损或变质的档案及时进行修复和处理。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁工作，确保档案的时效性和安全性。6.积极开展档案的开发利用工作，为艺术中心的艺术创作、演出策划、行政管理、文化交流等提供档案信息支持，如提供档案查阅、出具档案证明、开展档案编研等。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的业务素质和工作能力。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流，及时了解档案管理的新政策、新动态，推动艺术中心档案管理工作的不断发展。三、档案的分类与编号（一）档案分类艺术中心档案分为以下十大类：1.行政管理类包括艺术中心的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.艺术创作类涵盖各类艺术作品的创作手稿、设计图纸、音乐乐谱、舞蹈编排记录、剧本等。3.演出活动类涉及演出策划方案、节目单、演出合同、演出照片、视频资料、观众反馈等。4.艺术培训类包括培训课程安排、学员档案、培训教材、培训考核记录等。5.文化交流类包含对外文化交流活动的策划方案、邀请函、交流成果记录、合作协议等。6.设备资产类有关艺术中心的设备采购合同、设备清单、设备维护记录、资产清查报告等。7.场馆建设与管理类涉及场馆建设规划、工程图纸、施工文件、场馆租赁合同、场馆使用记录等。8.宣传推广类包括宣传资料、广告策划、媒体报道、宣传活动记录等。9.档案管理类如档案管理制度、档案移交清单、档案检索工具、档案利用记录等。10.其他类不属于上述分类的其他特殊档案，如荣誉证书、捐赠协议、重大事件记录等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用“大类代码流水号”的形式，具体如下：1.行政管理类：XZ001XZn2.艺术创作类：CZ001CZn3.演出活动类：YC001YCn4.艺术培训类：PX001PXn5.文化交流类：JL001JLn6.设备资产类：SZ001SZn7.场馆建设与管理类：JG001JGn8.宣传推广类：XC001XCn9.档案管理类：DA001DAn10.其他类：QT001QTn其中，大类代码为该类档案名称的汉语拼音首字母缩写，流水号从001开始依次递增。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、照片、视频等。2.艺术中心与外部单位签订的各类合同、协议、合作意向书等。3.艺术中心举办的各类活动的相关材料，包括策划方案、筹备记录、活动总结、嘉宾名单、活动成果等。4.艺术作品的创作过程记录、修改稿、定稿以及相关的知识产权文件。5.员工的个人档案材料，如入职申请表、履历表、培训记录、考核评价、奖惩记录等。6.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.设备资产档案，如设备购置发票、说明书、保修卡、资产登记卡片等。8.场馆建设与管理档案，如建设项目立项文件、规划设计图纸、施工招投标文件、竣工验收报告等。9.宣传推广档案，如宣传海报、宣传册、新闻通稿、广告投放记录等。10.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，图像、声音等载体质量良好。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和完整性。电子文件的收集应与纸质文件的收集同步进行，相互对应。（三）整理方法1.档案管理人员收到各部门移交的档案材料后，应按照档案分类标准进行分类。2.对每一类档案进行编号，并在档案材料上加盖编号章。3.按照档案的形成时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。4.对每份档案材料进行编目，编目内容包括文件编号、题名、日期、责任者、来源、保管期限等。编目应准确、清晰，便于查阅。5.对档案材料进行装订，保持档案的整齐美观。对于纸张规格不一致或不宜装订的档案材料，应采用卷盒、档案袋等方式进行保管，并在封面或袋面上注明相关信息。五、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）艺术中心的重要规章制度、历史沿革、机构设置、人员编制等文件。（2）艺术中心的重大决策、重要会议记录、重要活动文件等。（3）艺术中心的财务决算、审计报告、统计报表等重要财务档案。（4）艺术中心的艺术作品版权证书、专利证书等知识产权文件。（5）艺术中心的荣誉证书、获奖文件等具有重要历史意义的档案。2.长期保管的档案（1）艺术中心的年度工作计划与总结、季度工作报告等。（2）艺术中心的演出活动策划方案、节目单、演出照片等重要演出档案。（3）艺术中心的艺术培训教材、学员档案等重要培训档案。（4）艺术中心的设备采购合同、设备维护记录等重要设备资产档案。（5）艺术中心的场馆租赁合同、场馆使用记录等重要场馆建设与管理档案。（6）艺术中心的宣传资料、广告策划、媒体报道等重要宣传推广档案。（7）艺术中心与外部单位签订的重要合同、协议等。（8）其他对艺术中心工作具有重要参考价值的档案，保管期限为10年以上（含10年）。3.短期保管的档案（1）艺术中心的一般性文件、通知、简报等。（2）艺术中心的临时性活动材料、一般性会议记录等。（3）艺术中心的日常工作报表、统计数据等。（4）艺术中心的员工一般性工作档案，如请假条、考勤记录等。（5）其他对艺术中心工作参考价值较小的档案，保管期限为5年以下（含5年）。（二）保管场所档案管理室应具备专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.对档案的借阅、归还等情况进行详细记录，确保档案的流向清晰可查。3.加强对档案保管场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。安装监控设备，对档案保管场所进行实时监控。4.按照规定的温湿度要求，对档案保管场所进行调节，防止档案因温湿度不适而受损。5.对磁性载体档案，应定期进行转存，防止数据丢失。六、档案的利用（一）利用范围1.艺术中心内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.艺术中心外部单位因合作交流、项目调研等需要查阅档案。3.司法机关、行政机关等因办案、执法等需要查阅档案。（二）利用流程1.内部员工查阅、借阅档案（1）填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、编号、用途、查阅或借阅期限等信息。（2）申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。（3）档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，为申请人提供档案查阅或借阅服务。（4）查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，确保档案的安全和完整。借阅档案的，应按照规定的期限归还档案。2.外部单位查阅档案（1）外部单位向艺术中心提交《档案查阅申请函》，注明查阅档案的名称、编号、用途、查阅期限等信息，并加盖单位公章。（2）申请函经艺术中心相关领导签字同意后，由档案管理部门与外部单位联系，安排查阅事宜。（3）查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，并按照规定收取查阅费用。查阅费用标准按照国家有关规定执行。3.司法机关、行政机关等查阅档案（1）司法机关、行政机关等向艺术中心送达《协助查询通知书》或相关法律文书。（2）档案管理部门按照法律规定和工作程序，协助司法机关、行政机关等查阅档案，并提供必要的档案复印件或证明材料。提供档案复印件或证明材料时，应加盖档案管理部门公章。（三）利用限制1.涉及艺术中心机密、知识产权、个人隐私等内容的档案，未经艺术中心批准，不得查阅、借阅和对外提供。2.档案的查阅、借阅应严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大利用范围或改变利用用途。3.档案利用过程中，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。如因特殊原因需要对档案进行复制或摘录的，应经档案管理部门批准，并在规定的范围内使用。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但保管期限已满的档案，可延长保管期限或进行缩微、数字化等处理后继续保存。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定小组审核签字后，报艺术中心分管领导批准。3.档案管理部门按照批准的《档案销毁清单》，组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作过程中形成的电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并及时移交档案管理部门。2.档案管理部门对收集的电子文件进行分类、编号、编目等整理工作，确保电子档案的系统性和规范性。3.建立电子档案数据库，将电子档案进行集中存储和管理。电子档案数据库应具备完善的检索功能，方便电子档案的查询和利用。（二）电子档案的保管1.配备必要的电子档案保管设备，如服务器、存储设备、备份设备等，确保电子档案的安全存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对电子档案保管设备的维护和管理，定期进行检查和更新，确保设备的正常运行。4.建立电子档案的安全管