人社厅档案三合一制度

PAGE人社厅档案三合一制度一、总则（一）目的为加强人社厅档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本厅实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于人社厅机关各处室、直属事业单位形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案由厅档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实、准确、完整，如实反映工作实际情况。3.安全保密原则。加强档案安全保密措施，防止档案丢失、损坏、泄密。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工作提供有效服务。二、档案分类与编号（一）文书档案1.分类按照年度机构保管期限分类。年度划分以文件形成年度为准；机构按厅机关各处室、直属事业单位名称设置；保管期限分为永久、定期30年、定期10年。2.编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的编号方式。例如，2023年办公室形成的永久保管文书档案，编号为202301Y001，其中“2023”为年度，“01”为办公室机构代码，“Y”为永久保管期限代码，“001”为流水号。（二）业务档案1.分类根据人社业务类别，分为就业创业、社会保险、人才人事、劳动关系等类别，再在各大类下细分小类。2.编号以业务类别代码+年度+流水号进行编号。如就业创业类业务档案，2023年的第100份档案编号为JYCY2023100，其中“JYCY”为就业创业业务类别代码。（三）人事档案1.分类按照干部人事档案管理规定，分为十大类，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料等。2.编号采用档案号+材料类别代码+顺序号的编号方式。例如，某人的人事档案号为12345，其第一份履历材料编号为12345L001，“L”为履历材料类别代码。三、档案收集与整理（一）收集1.各处室、直属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.业务办理过程中形成的档案，承办人员应在业务办结后[X]个工作日内将档案移交档案管理部门。3.文书档案应在文件办理完毕后，由承办人员及时整理，定期移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到档案后，应按照分类与编号规则进行整理。2.文书档案应去除金属物，按件进行装订，编目。3.业务档案应根据业务流程和类别，进行分类排序，编制目录。4.人事档案应严格按照干部人事档案整理规范进行整理，做到分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐。四、档案数字化（一）数字化范围对重要的文书档案、业务档案和人事档案进行数字化处理，确保档案信息的长期保存和便捷利用。（二）数字化流程1.扫描采用高分辨率扫描仪对档案进行扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.图像处理对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量。3.数据挂接将数字化图像与档案目录数据进行关联挂接，建立准确的索引关系。4.存储数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，确保数据安全。五、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。（二）档案装具1.使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.定期对档案装具进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全设施和设备。2.严格档案借阅、查阅登记制度，防止档案丢失、损坏、泄密。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。六、档案利用（一）利用范围本厅工作人员因工作需要可查阅、借阅档案；因工作需要，外单位经批准可查阅相关档案。（二）利用流程1.查阅本厅工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经厅办公室审核，厅领导批准后，方可查阅。2.借阅借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等，确保档案利用可追溯。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务人员和档案专家组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案保管期限和价值，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，厅领导批准后，进行销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、销毁时间等，由两人以上监销，并在清册上签字。3.销毁档案应采用安全可靠的方式，确保档案信息彻底销毁，防止泄露。八、监督与检查（一）监督机制建立档案管理监督机制，由厅办公室负责对档案管理工作进行日常监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案安全保密措施落实情况。（三）问题整改对检查中发