档案库房温湿度记录制度

PAGE档案库房温湿度记录制度一、总则（一）目的为确保档案库房内档案的安全与完整，有效控制库房温湿度环境，特制定本制度。通过规范温湿度记录工作，为档案的长期保存提供适宜的环境条件，防止因温湿度不适宜导致档案材料的损坏、褪色、霉变等问题。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案库房的温湿度记录管理工作。（三）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善档案库房温湿度记录制度，组织实施温湿度记录工作，并对记录数据进行分析和总结。定期检查记录设备的运行情况，确保记录数据的准确性和完整性。2.库房管理人员严格按照规定的时间和方法进行温湿度记录，如实填写记录表格。负责记录设备的日常维护和管理，发现问题及时报告并协助处理。3.技术支持部门为温湿度记录工作提供技术支持，确保记录设备的正常运行。定期对记录设备进行校准和检测，保证记录数据的可靠性。二、温湿度记录要求（一）记录时间每天定时记录档案库房的温湿度，记录时间为上午[X]时和下午[X]时。如遇特殊情况（如设备故障、极端天气等），应及时记录温湿度变化情况，并在恢复正常记录后进行补记。（二）记录方法1.使用经计量部门校准合格的温湿度记录设备，如温湿度自动记录仪或温湿度计。记录设备应放置在档案库房内通风良好、不受阳光直射、远离热源和水源的位置，高度适中，便于观察和记录。2.记录人员应在规定时间到达库房，读取温湿度数据，并认真填写《档案库房温湿度记录表》。记录表应包括记录日期、时间、温度、湿度等信息，记录数据应清晰、准确，不得涂改。3.对于温湿度自动记录仪，应定期检查记录数据的存储情况，确保数据完整。如发现数据丢失或异常，应及时查找原因并进行处理。（三）记录数据的准确性和完整性1.记录人员应严格按照操作规程进行记录，确保记录数据的真实性和可靠性。在记录过程中，如发现温湿度数据异常，应及时检查记录设备是否正常工作，并对库房环境进行检查，排除可能影响温湿度的因素。2.记录表格应妥善保存，不得随意丢弃或损坏。记录数据应至少保存[X]年，以备查阅和追溯。三、温湿度调控措施（一）温度调控1.根据档案库房的实际情况，合理配置空调设备。空调应具备制冷、制热、除湿等功能，能够满足不同季节和环境条件下的温湿度调控要求。2.在夏季高温季节，当库房温度超过[X]℃时，应及时开启空调制冷系统，将温度控制在[X]℃以下。在冬季寒冷季节，当库房温度低于[X]℃时，应开启空调制热系统，将温度控制在[X]℃以上。3.定期对空调设备进行维护和保养，检查空调的运行状况，清洗空调滤网，确保空调的制冷、制热效果良好。（二）湿度调控1.根据档案库房的湿度情况，合理配置除湿机或加湿设备。除湿机应具备高效除湿功能，加湿设备应能够均匀地增加库房湿度。2.在梅雨季节或湿度较高的季节里，当库房湿度超过[X]%时，应及时开启除湿机进行除湿，将湿度控制在[X]%以下。在干燥季节或湿度较低的季节里，当库房湿度低于[X]%时，应开启加湿设备进行加湿，将湿度控制在[X]%以上。3.定期对除湿机和加湿设备进行维护和保养，检查设备的运行状况，清理水箱和排水管道，确保设备正常运行。（三）温湿度调控的注意事项1.在进行温湿度调控时，应避免频繁调整温湿度，以免对档案造成不良影响。调整温湿度时，应逐步进行，使库房温湿度缓慢变化。2.温湿度调控设备应与档案库房的通风系统相互配合，确保库房内空气流通良好。通风系统应定期进行检查和维护，保证通风效果。3.在使用温湿度调控设备时，应注意安全用电，避免发生电气事故。设备出现故障时，应及时联系专业维修人员进行维修。四、温湿度记录数据的分析与处理（一）数据分析1.定期分析档案管理部门应每月对温湿度记录数据进行一次分析，绘制温湿度变化曲线，观察温湿度的波动情况。分析数据时，应结合季节、天气等因素，找出温湿度变化的规律和趋势。2.异常数据分析如发现温湿度记录数据出现异常波动或超出规定范围，应及时进行分析和排查。分析异常数据产生的原因，可能是记录设备故障、温湿度调控设备故障、库房门窗未关闭、外部环境因素影响等。针对不同原因采取相应的措施进行处理。（二）处理措施1.记录设备故障如发现记录设备出现故障，应及时更换备用设备或联系专业维修人员进行维修。在设备维修期间，应采用人工方式进行温湿度记录，并在恢复正常记录后，对数据进行核对和补记。2.温湿度调控设备故障如温湿度调控设备出现故障，应立即停止使用，并联系专业维修人员进行维修。在设备维修期间，应采取临时措施控制库房温湿度，如加强通风、使用除湿或加湿物品等，确保档案安全。3.外部环境因素影响如因外部环境因素（如暴雨、高温、大风等）导致库房温湿度异常，应及时采取措施进行防护，如关闭库房门窗、检查排水系统等。同时，密切关注温湿度变化情况，及时调整温湿度调控设备。（三）数据报告1.档案管理部门应定期将温湿度记录数据分析结果向公司/组织领导汇报，为档案库房的管理决策提供依据。汇报内容应包括温湿度变化情况、存在的问题及改进措施建议等。2.如遇温湿度异常情况或对档案安全有重大影响的事件，应及时向上级领导报告，并采取相应的应急措施。五、温湿度记录设备的管理（一）设备采购1.档案管理部门应根据档案库房的实际需求，制定温湿度记录设备采购计划。采购计划应包括设备的型号、数量、技术参数等要求。2.在采购温湿度记录设备时，应选择具有良好信誉和质量保证的供应商，确保设备符合相关标准和规定。设备应具备精度高、稳定性好、可靠性强等特点。（二）设备安装与调试1.温湿度记录设备到货后，应由技术支持部门或专业人员按照设备安装说明书进行安装和调试。安装位置应符合要求，确保设备能够准确测量库房温湿度。2.设备安装调试完成后，应进行试运行，检查设备的运行情况和记录数据的准确性。如发现问题，应及时进行调整和处理，直至设备正常运行。（三）设备维护与保养1.库房管理人员应定期对温湿度记录设备进行维护和保养，检查设备的外观、连接线路、电池等情况，确保设备正常运行。2.按照设备使用说明书的要求，定期对设备进行清洁、校准和更换电池等操作。校准设备时，应使用标准温湿度源进行比对，确保设备测量精度符合要求。3.建立设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录、校准时间等信息。设备维护档案应妥善保存，以备查阅。（四）设备报废与更新1.当温湿度记录设备出现故障无法修复或达到使用年限时，应及时进行报废处理。报废设备应填写《设备报废申请表》，经相关部门审批后进行处理。2.根据档案库房的发展需求和温湿度记录工作的实际情况，及时更新温湿度记录设备。更新设备应选择性能更优、功能更完善的产品，以提高温湿度记录工作的效率和质量。六、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对温湿度记录工作进行内部检查，检查内容包括记录人员的操作规范性、记录数据的准确性和完整性、记录设备的运行情况等。2.内部检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每月至少进行一次，不定期抽查根据实际情况随时进行。检查结果应记录在案，对发现的问题及时进行整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门或相关监管部门的监督检查，积极配合提供温湿度记录数据和相关资料。2.对于监督检查中提出的问题和建议，应认真对待，及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。七、培训与教育（一）培训计划档案管理部门应制定温湿度记录工作培训计划，定期组织记录人员参加培训。培训计划应根据记录人员的实际情况和工作需求，确定培训内容、培训方式和培训时间。（二）培训内容1.温湿度基础知识包括温湿度的概念、测量方法、对档案的影响等。2.记录设备操作技能详细讲解温湿度记录设备的使用方法、操作规程、维护保养知识等。3.温湿度调控措施介绍档案库房温湿度调控的原理、方法和注意事项。4.数据分析与处理培训记录人员如何对温湿度记录数据进行分析和处理，以及如何根据分析结果采取相应的措施。（三）培训方式1.集中授课邀请专业人员进行集中授课，系统讲解温湿度记录工作的相关知识和技能。2.现场操作培训在档案库房现场进行操作培训，让记录人员亲身体验温湿度记录设备的使用和温湿度调控过程。3.案例分析通过分析实际案例，让记录人员了解温湿度异常对档案造成的危害，以及如何正确处理异常情况。