村级活动场所档案室制度

PAGE村级活动场所档案室制度一、总则（一）目的为加强村级活动场所档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村级活动场所档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管和利用。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村级活动场所档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映村级各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集村级活动中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及村级机密、敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为村级工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。3.做好档案的保管工作，维护档案库房的环境，防止档案损坏、变质和丢失。4.按照规定的程序和要求，为村级各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.负责档案信息化管理工作，将档案信息录入电子系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。6.参与档案鉴定、销毁等工作，提出合理的建议和意见。（二）村级各部门职责1.负责本部门文件、资料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责与档案室管理人员沟通协调，确保本部门档案管理工作的顺利开展。3.在工作中形成的各类文件、资料应及时整理，按照档案管理要求进行分类、编号，保证档案质量，便于档案室接收和管理。4.配合档案室管理人员做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定办理相关手续。三、档案收集（一）收集范围1.上级党委、政府及各部门下发的与村级工作相关的文件、通知、指示、决议等。2.村级党组织、村委会形成的各类文件，包括工作计划、总结、报告、会议记录、决议、决定、规章制度等。3.村级各类会议、活动的记录、纪要、照片、影像资料等。4.村级经济发展、财务管理、土地管理、社会保障等方面的文件、报表、合同、协议等。5.村民代表大会、党员大会等会议形成的文件、决议以及村民反映问题、提出建议的相关记录。6.村级获得的各类荣誉证书、奖牌、奖状等。7.其他与村级工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保文件、资料的及时、完整收集。2.收集的文件、资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要文件、资料，应及时进行备份，防止丢失。4.每年年底，各部门应将本年度形成的文件、资料进行全面整理，移交档案室统一保管。四、档案整理（一）分类标准1.党群工作类：包括村级党组织建设、党员管理、宣传教育、纪检监察等方面的文件、资料。2.行政管理类：涵盖村级组织架构、工作制度、会议记录、人事管理、印章管理等文件。3.经济发展类：涉及村级经济规划、产业发展、招商引资、财务管理、土地流转等相关资料。4.社会事务类：包含民政、社保、计生、教育、文化、卫生等方面的文件、记录。5.农业农村类：有关农业生产、农村建设、水利设施、生态环境等的文件、报表。6.其他类：不属于以上分类的其他具有保存价值的文件、资料。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件进行修补或复制。4.按照档案的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一类档案应保持排列的一致性。5.编写档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。6.将整理好的档案装订成册，采用统一规格的档案盒进行存放，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案归档（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.对于一些特殊情况或紧急文件，应及时归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.档案室管理人员对各部门移交的档案进行检查，核对档案的完整性、准确性和整理质量。2.符合归档要求的档案，按照分类标准和编号顺序进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。3.对不符合归档要求的档案，及时反馈给移交部门，要求其补充或重新整理后再移交归档。六、档案保管（一）保管场所1.设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案保管环境安全、适宜。3.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括村级重要的历史文件、法规性文件、涉及村民重大利益的文件等。3.长期保管的档案期限为10年至50年，一般为村级重要的工作记录、财务档案等。4.短期保管的档案期限为1年至10年，如一般性的文件、资料等。（三）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还入库。5.对档案库房的温湿度进行定期监测和记录，根据实际情况进行调节，保持适宜的温湿度环境。七、档案利用（一）查阅1.村级各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.档案室管理人员根据申请表提供的信息，查找相关档案，供查阅人员在指定地点查阅。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。查阅结束后，应及时将档案归还档案室管理人员，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，除填写《档案查阅申请表》外，还需经村级主要领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案室，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。（三）档案利用登记1.建立档案利用登记册，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、村级相关部门负责人等组成，负责对档案进行鉴定工作。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经档案鉴定小组审核、村级主要领导批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等内容，与档案利用登记册一同妥善保管。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，提升村级档案管理水平。（二）电子档案管理1.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求。2.电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的有序管理。3.对电子档案进行加密处理，设置不同的访问权限，防止电子档案信息泄露。4.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（三）信息化系统维护1.安排专人负责档案信