托管残疾人档案制度

PAGE托管残疾人档案制度一、总则（一）目的为加强对残疾人档案的科学管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，保障残疾人合法权益，依据相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的残疾人档案管理工作，包括但不限于残疾人基本信息档案、就业服务档案、康复服务档案、教育帮扶档案等各类与残疾人相关的档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关残疾人权益保障、档案管理等法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映残疾人的实际情况，数据准确、信息完整。3.安全保密原则：妥善保管残疾人档案，防止信息泄露，确保档案安全。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为残疾人提供优质、便捷的服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善残疾人档案管理制度、工作流程和标准规范。2.统筹规划残疾人档案管理工作，组织实施档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.负责档案信息系统的建设、维护和管理，确保档案数据的安全和有效利用。4.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和交流活动。（二）相关业务部门1.负责本部门涉及的残疾人档案资料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实性和完整性。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并配合做好档案管理的相关工作。3.根据工作需要，向档案管理部门申请查阅、利用残疾人档案，严格遵守档案查阅利用规定。（三）档案管理人员1.负责残疾人档案的具体整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案存放有序、安全无损。2.按照档案管理规定，对档案进行分类、编号、编目等处理，建立健全档案检索体系，方便档案查询和利用。3.负责档案信息的录入、更新和维护，确保档案数据与实际情况一致。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容，对违反规定的行为要及时制止并报告。三、档案收集（一）收集范围1.残疾人基本信息档案：包括残疾人个人基本情况登记表、残疾证明、身份证、户口本等相关资料。2.就业服务档案：涵盖就业登记、求职简历、职业培训记录、就业协议、劳动合同、就业补贴申请材料等。3.康复服务档案：包含康复需求评估报告、康复训练计划与记录、康复服务机构提供的服务记录、康复效果评估等。4.教育帮扶档案：有入学申请材料、学习成绩记录、教育资助申请及审批材料、学校提供的教育服务记录等。5.其他与残疾人相关的重要文件、证明材料、活动记录等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案资料的收集工作，按照档案收集范围，及时、准确地收集各类档案资料。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于纸质档案资料，应确保字迹清晰、页面整洁，签字盖章等手续齐全；对于电子档案资料，应格式规范、内容完整，并做好备份存储。4.收集过程中发现档案资料存在问题或缺失的，应及时与相关部门或人员沟通核实，补充完善后再进行移交。（三）收集流程1.业务部门在开展相关工作过程中，同步收集产生的档案资料，并进行初步整理。2.整理完成后，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息，经部门负责人审核签字后，定期移交至档案管理部门。3.档案管理部门接收档案时，应对移交清单与档案资料进行核对，如发现问题，及时与业务部门沟通解决。核对无误后，在移交清单上签字确认，并将档案资料纳入统一管理。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类科学、合理。3.对档案进行编号、编目等处理，建立清晰的检索标识，方便快速查找和利用。（二）分类方法1.按类别分类：将残疾人档案分为基本信息档案、就业服务档案、康复服务档案、教育帮扶档案等类别，每个类别下再根据具体内容进行细分。2.按年度分类：按照档案形成的年度进行划分，便于按年度对档案进行统计和管理。3.按保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，确定保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（三）整理步骤1.装订：对纸质档案资料进行整理装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐。2.编页号：在每一页档案资料的右上角或右下角编写页号，以便于统计和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、年度、保管期限、页数、备注等信息，目录应清晰、准确、完整。4.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止编号等信息。5.上架：将档案盒按照分类顺序上架存放，建立档案存放索引，便于快速定位查找。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，保障档案保管环境适宜。3.档案库房应与办公区域相对独立，设置门禁系统，严格限制无关人员进入。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案盒中，按顺序上架；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。2.对不同保管期限的档案进行分区存放，便于管理和查阅。永久档案应单独存放，长期和短期档案分别集中存放。3.在档案存放区域设置明显的标识牌，标明档案类别、年度、保管期限等信息，方便查找和管理。（三）保管期限1.永久保管的档案：涉及残疾人重要权益保障、具有长期历史价值或需长期保存以备查考的档案，如残疾人基本信息档案中的残疾证明原件、重大活动记录等。2.长期保管（15年以上）的档案：与残疾人就业、康复、教育等主要业务相关，在较长时间内仍有查考利用价值的档案，如就业服务档案中的劳动合同、康复服务档案中的长期康复训练记录等。3.短期保管（15年以下）的档案：时效性较强、保存价值相对较低的档案，如临时性的活动通知、短期的培训资料等。（四）档案清查1.定期对残疾人档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确、保管状况良好。2.清查过程中发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并详细记录清查结果。3.根据清查结果，对档案管理工作中存在的问题进行分析总结，提出改进措施，不断完善档案保管工作。六、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅残疾人档案，以了解残疾人基本情况、工作进展、服务需求等，为制定相关政策、开展业务工作提供参考依据。2.政府有关部门依法依规查阅残疾人档案资料，用于统计分析、政策研究、监督检查等工作。3.残疾人本人及其监护人在符合规定的情况下，查阅本人档案，了解自身权益保障情况、服务记录等信息。（二）利用流程1.申请：利用部门或个人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案利用范围和规定权限，决定是否批准查阅申请。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司/组织主管领导审批。3.查阅：经批准后，档案管理人员按照查阅申请表的要求，为利用者提供档案查阅服务。查阅过程中，利用者应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案内容。4.登记：档案管理人员对档案查阅情况进行详细登记，记录查阅日期、利用者姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息，确保档案利用过程可追溯。5.归还：查阅完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的残疾人档案信息，未经授权不得对外披露。2.档案利用应严格遵循档案利用目的，不得擅自扩大利用范围或用于其他非规定用途。3.禁止任何单位和个人擅自销毁、篡改、伪造残疾人档案资料。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、客观公正的原则，对档案的内容、价值、保管期限等进行综合评估。2.以国家有关法律法规和本公司/组织档案管理制度为依据，确保档案鉴定工作合法合规。3.充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和未来发展需要，准确判断档案的保存必要性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和决策。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性，确保档案内容真实可靠，无缺失或错误信息。2.档案的保存价值，根据档案的形成背景、历史意义、现实用途等因素，判断档案是否仍具有查考利用价值。3.档案的保管期限，依据档案鉴定标准，重新确定档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定流程1.档案管理部门定期对达到保管期限的档案进行清理，提出拟鉴定销毁的档案清单。2.鉴定工作小组对拟鉴定销毁的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对鉴定为销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、年度、保管期限等信息，经鉴定工作小组组长签字确认后，报公司/组织主管领导审批。4.经批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作，销毁过