档案管理规章制度视频

PAGE档案管理规章制度视频一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）定义1.档案：是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。2.档案管理：是指对档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储、检索、利用、鉴定、销毁等一系列工作的统称。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹协调和指导监督。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的完整性和系统性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规章制度并组织实施。2.负责公司档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门做好档案管理工作。3.集中管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、存储等工作，建立健全公司档案数据库。4.负责档案的检索、利用服务工作，根据公司工作需要，及时提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。5.组织开展档案鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。6.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。7.负责公司档案信息化建设，推进档案管理工作的数字化、网络化和智能化。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案管理工作的具体实施，并接受公司综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理规章制度的要求，及时将本部门形成的档案整理归档，定期向公司综合管理部门移交应归档的档案。4.在开展各项工作过程中，严格执行档案管理规定，妥善保管档案，防止档案丢失、损坏和泄密。5.根据工作需要，向公司综合管理部门提出档案查阅、借阅等申请，并配合做好相关服务工作。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.公司各部门及员工在各项工作中应及时形成各类档案，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案形成过程中应使用规范的书写材料、纸张和格式，保证档案的耐久性和可读性。（二）档案收集1.各部门应定期对本部门形成的档案进行收集整理，确保档案不遗漏、不丢失。2.对于重要会议、重大活动、项目建设等形成的档案，相关部门应及时收集并移交公司综合管理部门。3.员工离职时，应将本人保管的公司档案全部移交所在部门，由部门统一整理后移交公司综合管理部门。四、档案的整理与分类（一）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的档案进行分类、排序、编目、装订等工作，确保档案整理规范、整齐。（二）分类方法公司档案采用年度机构保管期限分类法进行分类。1.年度：按照档案形成的年度进行划分。2.机构：按照公司内部组织机构进行分类，明确各部门档案的归属。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和检索。2.档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式，具体如下：年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。机构代码：按照公司内部组织机构代码编制，如“01”表示综合管理部门，“02”表示财务部门等。保管期限代码：“Y”表示永久，“C”表示长期，“D”表示短期。流水号：按照档案整理顺序依次编号，从“00l”开始。例如：“202301Y001”表示综合管理部门2023年度形成的永久保管档案的第1份。五、档案的编目与装订（一）编目内容1.档案编目应包括案卷封面、卷内文件目录、备考表等内容。2.案卷封面：应填写全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、件数、页数、归档号等信息。3.卷内文件目录：应按顺序填写文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容。4.备考表：应填写本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等信息。（二）装订要求1.档案装订应牢固、整齐、美观，便于保管和利用。2.装订时应去除文件上的金属物，采用线绳三孔左侧装订，装订线应整齐、牢固。3.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其大小一致。六、档案的存储与保管（一）存储环境1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账物相符。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对霉变档案进行消毒处理等。3.每年应对档案库房进行全面检查，确保档案库房设施设备正常运行，档案存储安全可靠。七、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立健全公司档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子档案检索系统等。2.档案检索工具应准确、全面地反映档案的内容和存放位置，便于快速查找和利用档案。（二）利用申请1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交公司综合管理部门。2.查阅重要档案或涉及公司机密档案时，需经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司综合管理部门审核，报公司分管领导批准后方可查阅。（三）利用服务1.档案管理人员应根据档案查阅申请表的要求，及时提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。3.如需借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应经公司综合管理部门批准。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告公司综合管理部门，并承担相应责任。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案兼职管理人员为成员。2.档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.档案鉴定应依据国家有关档案鉴定标准和公司档案管理实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析判断。2.对已失去保存价值的档案，应及时进行鉴定和销毁；对仍有保存价值的档案，应继续妥善保管。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理人员负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.