市档案馆档案查阅制度

PAGE市档案馆档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强市档案馆档案的管理，规范档案查阅行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市档案馆档案的查阅活动，包括对馆藏各类档案资料的查阅、借阅等。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规和本馆制定的各项规章制度。2.安全保密原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息泄露、损毁、丢失等情况发生。3.服务利用原则：在保障档案安全的前提下，最大限度地满足社会各界对档案信息的利用需求，为经济社会发展提供支持。二、档案查阅主体及权限（一）机关、团体、企事业单位及其他组织1.因工作需要查阅本单位相关档案的，可凭单位介绍信及查阅人有效身份证件进行查阅。查阅范围为本单位形成的档案。2.查阅涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等特殊档案的，需经相关部门批准，并严格按照批准的范围和要求进行查阅。3.查阅非本单位形成的档案，需经档案所有者同意，并按照本馆规定办理相关手续。（二）公民个人1.公民因个人学习、研究、解决实际问题等需要查阅本人及其亲属相关档案的，可凭有效身份证件申请查阅。查阅范围包括婚姻登记档案、出生证明档案、学籍档案等涉及个人权益的档案。2.查阅涉及他人隐私的档案，需提供相关证明材料，并经档案所有者同意或按照法律程序办理手续。（三）其他特殊情况1.司法机关、行政执法部门因办理案件需要查阅档案的，应出具相关法律文书，并按照法律规定的程序进行查阅。2.境外组织或个人查阅档案的，需经国家有关部门批准，并按照本馆规定办理相关手续。查阅涉及国家重要档案的，必须有两名以上工作人员在场监督。三、档案查阅流程（一）查阅申请1.查阅单位或个人应提前向市档案馆提交查阅申请，申请内容包括查阅目的、查阅档案范围、查阅时间等。2.申请可通过现场填写申请表、信函、电子邮件等方式提交。申请表应加盖申请单位公章或由申请人签字确认。（二）申请受理1.市档案馆收到查阅申请后，应及时进行审核。审核内容包括申请主体资格、查阅目的合法性、查阅范围合理性等。2.对于符合条件的申请，予以受理；对于不符合条件的申请，应向申请人说明理由，并退还申请材料。（三）查阅登记1.受理申请后，工作人员应按照规定对查阅人及查阅申请信息进行详细登记。登记内容包括查阅人姓名、单位、联系方式、查阅档案名称、数量、查阅时间、查阅用途等。2.查阅登记应使用专门的登记簿，确保记录准确、完整、可追溯。（四）档案提供1.根据查阅申请及登记情况，工作人员在符合安全保密要求的前提下，及时为查阅人提供所需档案。2.提供档案时，应与查阅人办理交接手续，明确档案数量、状态等信息，并要求查阅人签字确认。（五）查阅过程监督1.在查阅过程中，工作人员应加强对查阅人的监督，确保查阅人按照规定的范围、方式和时间进行查阅。2.查阅人不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、加注标记等，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印、拍照等，应按照本馆规定办理相关手续。（六）查阅归还1.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还市档案馆。工作人员应认真核对归还档案的数量、状态等信息，确保档案完整无损。2.对于归还的档案，工作人员应进行整理、核对，并在登记簿上记录归还时间等信息。四、档案查阅方式及要求（一）现场查阅1.查阅人可到市档案馆指定的查阅场所进行现场查阅。查阅场所应配备必要的设施设备，确保查阅环境安全、舒适。2.现场查阅时，查阅人应遵守查阅场所的秩序，保持安静，不得大声喧哗、吸烟等。（二）借阅1.对于确因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，如有特殊情况需延长借阅期限的，应提前向市档案馆申请。2.借阅档案时，查阅人应填写借阅申请表，明确借阅档案名称、数量、借阅时间、借阅用途等信息，并经所在单位或相关部门负责人签字同意。3.市档案馆应对借阅申请进行严格审核，审核通过后，与查阅人签订借阅协议，明确双方的权利义务和违约责任。4.借阅档案应使用专门的档案盒，并在档案盒上标注档案名称、数量、借阅人姓名、借阅时间等信息。查阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。5.借阅期满后，查阅人应按时归还档案。如档案出现损坏、丢失等情况，查阅人应承担相应的赔偿责任。（三）复印、拍照、摘录1.查阅人如需复印、拍照、摘录档案内容的，应向市档案馆提出申请，并说明用途。申请经审核批准后，工作人员应按照规定为查阅人办理相关手续。2.复印、拍照、摘录档案应使用市档案馆指定的设备和纸张，确保复制、拍摄、摘录的内容清晰、完整。3.复印、拍照、摘录的档案内容应注明出处，不得用于非法目的或损害档案所有者的合法权益。五、档案安全保密措施（一）查阅场所安全管理1.市档案馆应加强查阅场所的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保查阅场所无安全隐患。2.查阅场所应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期进行检查和维护，确保档案安全。（二）档案信息保密1.工作人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应采取特殊的保密措施。2.在查阅过程中，工作人员不得向查阅人透露档案中不宜公开的信息。如查阅人提出相关问题，应按照规定进行解答或向上级报告。3.查阅人应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。对于违反保密规定的查阅人，市档案馆有权依法追究其责任。（三）档案实体安全保护1.在查阅过程中，工作人员应确保档案实体的安全，避免档案受到损坏、丢失等情况。如发现档案有损坏迹象，应及时采取措施进行修复或保护。2.查阅人不得擅自对档案进行拆解、装订、涂改等操作。如需对档案进行必要的整理或修复，应在工作人员的指导下进行。六、收费规定（一）收费标准1.对于一般档案查阅，市档案馆不收取费用。2.对于复印、拍照、摘录档案等服务，按照物价部门核定的标准收取费用。收费标准应在查阅场所显著位置公示。（二）收费方式1.查阅人应在办理相关手续时缴纳费用。费用缴纳方式可采用现金、转账等方式。2.市档案馆应出具正规的收费票据，作为查阅人缴费的凭证。七、违规处理（一）查阅人违规处理1.查阅人如有下列行为之一的，市档案馆有权停止其查阅活动，并视情节轻重给予警告、罚款等处理；构成违法犯罪的，依法追究其法律责任：未经批准擅自查阅档案或超出批准范围查阅档案的；在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、加注标记等，擅自将档案带出查阅场所的；泄露档案内容，造成档案信息安全事故的；转借、转让借阅的档案，或擅自复制、传播档案内容的；其他违反档案查阅制度的行为。2.查阅人因违规行为给市档案馆或档案所有者造成损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）工作人员违规处理1.工作人员如有下列行为之一的，市档案馆应视情节轻重给予批评教育、警告、记过、撤职等处理；构成违法犯罪的，依法追究其法律责任：违反档案查阅制度，擅自为不符合条件的查阅人提供档案或办理查阅手续的；泄露档案内容，造成档案信息安全事故的；未履行档案查阅监督职责，导