重大活动档案考核制度

PAGE重大活动档案考核制度一、总则（一）目的为加强公司重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本考核制度。本制度旨在规范重大活动档案管理工作流程，提高档案管理水平，为公司各项工作提供有力的档案支持，同时确保公司在重大活动档案管理方面符合国家相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司组织举办的各类重大活动档案的管理与考核，包括但不限于公司周年庆典、大型商务会议、重要项目启动仪式、重大营销活动等。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程及结果应基于客观事实，不受主观因素干扰，确保公平公正地评价各部门及相关人员在重大活动档案管理工作中的表现。2.全面系统原则：对重大活动档案管理工作的考核应涵盖档案收集、整理、归档、保管、利用等各个环节，全面评估工作质量。3.注重实效原则：考核以提高重大活动档案管理工作实际效果为出发点和落脚点，通过考核促进档案管理工作更好地服务于公司发展。二、考核内容与标准（一）档案收集1.收集范围活动筹备阶段：包括活动策划方案、请示报告、领导批示、会议纪要、与活动相关的合同协议、招投标文件等。活动实施阶段：活动现场照片、视频资料、音频记录、嘉宾签到表、活动流程安排、讲话稿、发言稿、新闻稿件、媒体报道资料等。活动结束后：活动总结报告、效果评估报告、财务决算资料、相关荣誉证书及表彰文件等。2.收集要求各部门及相关人员应按照规定的收集范围，及时、主动地收集本部门职责范围内与重大活动相关的档案资料，并确保资料的真实性、完整性。对于重要的档案资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处及复印日期。收集的档案资料应字迹清晰、图像完整、格式规范，能够准确反映活动全貌。3.考核标准收集范围完整率：考核收集的档案资料是否涵盖规定范围的各个方面，计算方法为：实际收集到的档案资料类别数量÷应收集的档案资料类别数量×100%。收集范围完整率应达到[X]%以上。资料及时率：考核档案资料是否在规定时间内收集齐全，计算方法为：按时收集到的档案资料数量÷应收集的档案资料数量×100%。资料及时率应达到[X]%以上。（二）档案整理1.分类标准按照重大活动的阶段进行分类，如筹备阶段档案、实施阶段档案、结束阶段档案等。在每个阶段内，再根据档案资料的性质、内容进行二级分类，如文件类、照片类、视频类、音频类等。2.整理要求对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案资料条理清晰，便于查找和利用。每份档案资料应编制目录，目录内容包括题名、日期、责任者、文号、页数等。照片、视频、音频等非纸质档案资料应进行文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等关键信息。3.考核标准分类准确率：考核档案资料分类是否准确，计算方法为：分类正确的档案资料数量÷档案资料总数量×100%。分类准确率应达到[X]%以上。编目规范率：考核档案资料编目是否符合要求，计算方法为：编目规范的档案资料数量÷档案资料总数量×100%。编目规范率应达到[X]%以上。（三）档案归档1.归档时间重大活动结束后[X]个工作日内，各部门应将整理好的档案资料移交至公司档案管理部门进行归档。2.归档要求档案管理部门应按照规定的分类标准和编号顺序，对移交的档案资料进行统一归档，建立档案目录索引，便于查询和管理。归档的档案资料应装订成册或装入档案盒，并在档案盒封面和脊背标注档案类别、年度、保管期限等信息。3.考核标准归档及时率：考核档案资料是否在规定时间内归档，计算方法为：按时归档的档案资料数量÷应归档的档案资料数量×100%。归档及时率应达到[X]%以上。归档完整率：考核归档的档案资料是否完整无缺，计算方法为：归档的档案资料数量÷应归档的档案资料数量×100%。归档完整率应达到[X]%以上。（四）档案保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案安全存放。2.保管期限根据国家相关法律法规及公司实际情况，确定重大活动档案的保管期限，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年。3.保管要求档案管理部门应定期对档案进行检查和清点，确保档案资料完好无损。如发现档案有破损、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。严格执行档案借阅制度，限制无关人员进入档案库房，确保档案安全。4.考核标准保管场所达标率：考核档案保管场所是否符合要求，计算方法为：符合保管场所要求的项目数量÷保管场所应具备的项目数量×100%。保管场所达标率应达到[X]%以上。档案完好率：考核档案资料的完好程度，计算方法为：完好的档案资料数量÷档案资料总数量×100%。档案完好率应达到[X]%以上。（五）档案利用1.利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅重大活动档案资料。经公司领导批准，外部单位因业务往来等原因，可查阅、借阅相关重大活动档案资料，但必须履行严格的审批手续。2.利用要求档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、借阅期限等。查阅、借阅档案资料时，应严格遵守档案保密制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.考核标准利用登记准确率：考核档案利用登记信息是否准确，计算方法为：登记信息准确的利用记录数量÷利用记录总数量×100%。利用登记准确率应达到[X]%以上。档案保密违规率：考核是否发生档案保密违规事件，计算方法为：发生保密违规事件的次数÷利用档案资料的总次数×100%。档案保密违规率应为0%。三、考核组织与实施（一）考核组织公司成立重大活动档案考核工作领导小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各相关部门负责人为成员。考核工作领导小组负责制定考核计划、组织实施考核工作、审定考核结果等。（二）考核周期重大活动档案考核工作每年进行一次，于次年第一季度开展对上一年度重大活动档案管理工作的考核。（三）考核方式1.自查自评：各部门在考核周期内，对照本制度要求，对本部门重大活动档案管理工作进行自查自评，并形成自查自评报告，于考核周期结束后[X]个工作日内报送至公司档案管理部门。2.实地检查：公司档案管理部门组成考核小组，对各部门重大活动档案管理工作进行实地检查。考核小组通过查阅档案资料、查看现场、询问相关人员等方式，对档案管理工作的各个环节进行全面检查。3.综合评定：考核工作领导小组根据各部门的自查自评报告和考核小组的实地检查结果，对各部门重大活动档案管理工作进行综合评定，确定考核等级。四、考核结果与应用（一）考核结果等级划分考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。1.优秀：考核得分在[X]分以上，且各项考核指标均达到优秀标准，即收集范围完整率、资料及时率、分类准确率、编目规范率、归档及时率、归档完整率、保管场所达标率、档案完好率、利用登记准确率均达到[X]%以上，档案保密违规率为0%。2.良好：考核得分在[X][X]分之间，各项考核指标基本达到要求，即各项指标达到[X]%以上，但部分指标未达到优秀标准。3.合格：考核得分在[X][X]分之间，部分考核指标存在一定问题，但整体能够满足基本工作要求，即各项指标达到[X]%以上，但有个别指标低于[X]%。4.不合格：考核得分在[X]分以下，或存在严重违反档案管理规定的行为，如档案资料丢失、严重损坏，档案保密违规等情况，导致档案管理工作无法正常开展。（二）结果应用1.表彰奖励：对考核结果为优秀的部门，公司给予通报表彰，并在年度绩效考核中给予适当加分奖励。2.督促改进：对考核结果为良好的部门，公司提出改进意见和建议，督促其进一步提高档案管理水平。3.限期整改：对考核结果为合格的部门，公司下达限期整改通知书，要求其针对存在的问题进行整改，整改期限为[X]个月。整改期满后，公司将进行复