档案团队组建制度模板

PAGE档案团队组建制度模板一、总则（一）目的为了规范公司档案团队的组建与管理，确保档案工作的高效开展，保障公司档案的完整、准确、安全与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部档案团队的组建、运作及相关管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案工作合法合规。2.统一管理原则对公司各类档案实行集中统一管理，避免分散、混乱的现象。3.高效协作原则档案团队成员之间应密切协作，形成高效的工作流程，以满足公司对档案管理的需求。4.安全保密原则高度重视档案的安全与保密，采取有效措施防止档案信息泄露、损毁等情况发生。二、档案团队架构（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，负责统筹公司档案管理工作。档案管理部门应根据公司规模、业务范围等因素合理配置人员，确保各项档案管理任务得到有效落实。（二）岗位设置及职责1.档案主管全面负责档案团队的日常管理工作，制定工作计划与目标，并组织实施。贯彻执行国家档案法律法规和公司档案管理制度，确保档案工作合法合规。协调档案团队与公司其他部门之间的关系，保障档案工作顺利开展。审核重要档案的整理、保管、利用等工作，对档案管理工作中的重大问题提出决策建议。2.档案管理员负责各类档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案资料的完整性和准确性。按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，定期检查档案的存储状况，防止档案损坏、丢失。为公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪工作，确保档案的安全使用。协助档案主管开展档案信息化建设工作，录入档案信息，建立电子档案数据库。3.档案数字化专员负责制定档案数字化工作计划，组织实施档案数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作。对数字化档案进行质量检查，确保数字化档案的清晰度、准确性和完整性。维护档案数字化设备，保障设备正常运行，及时处理设备故障。参与档案信息化系统的建设与维护，优化数字化档案的存储和检索功能。4.档案安全保密专员制定并执行档案安全保密制度，加强对档案存储场所、设备及人员的安全管理。开展档案安全保密教育和培训，提高档案团队成员的安全保密意识。定期检查档案安全保密措施的落实情况，发现问题及时整改，防止档案信息泄露。在档案利用过程中，监督查阅、借阅等环节的安全保密工作，确保档案信息不被非法获取或使用。三、人员招聘与选拔（一）招聘需求分析档案管理部门应根据公司业务发展、档案存量变化以及工作任务要求，定期进行人员需求分析。明确所需招聘的岗位、人数、岗位职责及任职要求等，形成详细的招聘需求报告。（二）招聘渠道选择1.内部招聘通过公司内部公告、人力资源系统等渠道发布招聘信息，鼓励公司员工积极应聘档案团队岗位。内部招聘有助于选拔熟悉公司业务、忠诚度高的员工，同时也为员工提供了职业发展的机会。2.外部招聘利用招聘网站、社交媒体、人才市场等外部渠道发布招聘信息，吸引符合条件的外部人才应聘。外部招聘可以引入新的理念和技术，丰富档案团队的人员结构。与高校档案管理专业、相关培训机构等建立合作关系，通过校园招聘、定向培养等方式选拔优秀人才。（三）选拔标准与流程1.选拔标准学历与专业背景：档案管理、信息管理、文秘等相关专业本科及以上学历优先考虑。工作经验：具有一定年限的档案管理或相关工作经验者优先，熟悉档案管理流程和法律法规。技能要求：具备良好的文字处理能力、计算机操作技能（如熟练使用办公软件、档案管理软件等），掌握档案数字化技术者优先。职业素养：具备责任心、耐心、细心，有较强的保密意识和团队协作精神。2.选拔流程简历筛选：对收到的应聘简历进行初步筛选，剔除不符合基本要求的简历，确定进入面试环节的人员名单。面试：采用结构化面试、专业技能测试等方式对应聘人员进行综合评估。面试内容包括档案管理知识、工作经验、技能水平、职业素养等方面。背景调查：对拟录用人员进行背景调查，核实其学历、工作经历、职业操守等信息的真实性。录用决策：根据面试和背景调查结果，由档案管理部门主管提出录用建议，报公司人力资源部门审核批准后办理录用手续。四、培训与发展（一）培训计划制定档案管理部门应根据团队成员的岗位需求、技能水平以及公司档案管理工作的发展趋势，制定年度培训计划。培训计划应涵盖档案管理知识、法律法规、信息技术、沟通协作等方面的内容，确保团队成员能够不断提升业务能力。（二）培训内容与方式1.培训内容档案管理基础知识：包括档案的定义、分类、整理方法、编目规则等。法律法规培训：学习国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及公司内部档案管理制度。信息技术应用：如档案管理软件的操作、数字化设备的使用、电子档案管理系统的维护等。沟通协作与服务意识培训：提高团队成员与其他部门沟通协作的能力，增强服务意识，更好地满足公司内部对档案利用的需求。2.培训方式内部培训：由档案主管或经验丰富的档案管理员担任培训讲师，定期组织内部培训课程，分享工作经验和专业知识。外部培训：根据实际需要，选派团队成员参加外部专业机构举办的档案管理培训班、研讨会等，及时了解行业最新动态和先进技术。在线学习：利用网络学习平台，提供丰富的档案管理学习资源，供团队成员自主学习，拓宽知识面。实践操作培训：通过实际操作档案整理、数字化处理、档案利用等工作任务，让团队成员在实践中提高技能水平。（三）职业发展规划1.建立档案团队成员职业发展通道，为员工提供明确的职业发展方向。档案团队成员可根据自身兴趣和能力，在档案管理专业领域内选择不同的发展路径，如档案管理专家、数字化技术专家、档案服务主管等。2.为员工制定个性化的职业发展规划，根据员工的工作表现、技能水平、培训需求等，提供相应的晋升机会、培训资源和工作任务安排，帮助员工实现职业目标。3.鼓励员工参加各类档案管理专业资格考试，如档案专业技术资格考试等，对取得相关资格证书的员工给予一定的奖励和职业发展支持。五、绩效考核与激励（一）绩效考核指标设定1.工作业绩指标档案收集的完整性和及时性，考核档案收集数量、种类以及是否按时完成收集任务。档案整理的准确性和规范性，检查档案分类、编目、装订等工作是否符合标准要求。档案数字化工作的质量和进度，包括数字化档案的清晰度、准确率、按时完成率等。档案利用服务的满意度，通过用户反馈、问卷调查等方式收集对档案利用服务的评价。2.工作能力指标档案管理专业知识和技能水平，考核员工对档案管理知识、法律法规、信息技术等的掌握程度。问题解决能力，考察员工在处理档案管理工作中遇到的问题时的应对能力和解决效果。沟通协作能力，评估员工与其他部门之间沟通协作的效率和效果。3.工作态度指标责任心，观察员工对档案管理工作的认真程度和负责态度。敬业精神，考核员工的工作积极性、主动性以及加班加点等工作表现。保密意识，检查员工在档案管理工作中是否严格遵守保密制度。（二）绩效考核周期与方式1.绩效考核周期为季度考核与年度考核相结合。季度考核主要对员工季度内的工作表现进行阶段性评价，年度考核则综合全年工作情况进行全面评估。2.考核方式采用自评、上级评价、同事评价和客户评价相结合的方式。员工先进行自我评价，然后由上级主管根据日常工作表现进行评价，同时征求同事和档案利用部门的意见，综合得出考核结果。（三）激励措施1.绩效奖金根据绩效考核结果，发放绩效奖金。绩效奖金与员工的工作业绩、工作能力和工作态度挂钩，对表现优秀的员工给予较高的绩效奖金，激励员工积极工作，提高工作质量。2.晋升与奖励对于绩效考核成绩优秀的员工，在职位晋升、评优评先等方面给予优先考虑。设立档案管理工作专项奖励，如档案创新奖、档案服务优秀奖等，对在档案管理工作中做出突出贡献的员工进行表彰和奖励。3.培训与发展机会为绩效考核结果良好的员工提供更多的培训与发展机会，如参加外部高端培训课程、参与重要项目等，帮助员工提升能力，实现职业发展。六、工作流程与规范（一）档案收集流程1.明确档案收集范围，包括公司各类文件、合同、报表、技术资料、会议记录等。2.各部门指定专人负责档案收集工作，定期将本部门产生的档案资料移交至档案管理部门。3.档案管理部门在接收档案时，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时反馈给移交部门进行补充或修正。（二）档案整理流程1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案进行装订、装盒，确保档案整齐有序，便于保管和查阅。（三）档案数字化流程1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、时间节点、质量要求等。2.对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。3.对扫描后的图像进行图像处理，如去污、裁剪、纠偏等。4.将处理后的图像进行数据挂接，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和检索。（四）档案利用流程1.公司内部各部门如需查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据档案的保密级别和利用规定，决定是否批准申请。3.批准申请后，档案管理员按照规定为利用部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作，确保档案按时归还。（五）档案保管流程1.建立档案库房管理制度，明确库房环境要求、档案存放方式、安全检查等内容。2.定期对档案进行盘点，检查档案的数量、存储状况等，确保档案账实相符。3.对档案库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等设施设备进行定期维护和检查，确保档案存储环境安全可靠。七、档案安全与保密管理（一）安全管理制度1.档案库房安全管理档案库房应具备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等安全设施，如安装火灾自动报警系统、防盗门窗、防虫药品投放装置、除湿设备等。严格控制库房人员出入，设立门禁系统，对进入库房的人员进行身份验证和登记。定期对库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.档案设备安全管理对档案管理使用的计算机、服务器、存储设备、数字化设备等进行定期维护和检查，确保设备正常运行。安装必要的安全防护软件，防止病毒、恶意软件等对档案信息的侵害。对重要设备进行备份，制定数据恢复计划，确保在设备故障或数据丢失时能够及时恢复。3.档案传输安全管理在档案传输过程中，采用加密技术，确保档案信息在网络传输中的安全性。对通过电子邮件、移动存储设备等方式传输的档案进行严格的安全检查，防止病毒感染和信息泄露。（二）保密制度1.保密教育与培训定期组织档案团队成员参加保密教育和培训，提高保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技术等方面，确保团队成员熟悉保密要求和操作规程。2.保密措施对档案管理人员进行严格的背景审查，签订保密协议，明确保密责任和义务。对档案存储场所、设备等采取保密措施，如设置密码、加密存储等。在档案利用过程中，严格控制查阅、借阅范围，对涉及机密的档案