质量工作档案管理制度

PAGE质量工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司质量工作档案管理，规范档案的收集、整理、保管、利用等行为，确保质量工作档案的完整性、准确性和系统性，为公司质量管理决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在质量工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司质量工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集与质量工作相关的各类档案，确保档案资料的齐全。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理操作。5.保密性原则：对涉及公司机密的质量档案严格保密。二、档案管理职责（一）质量管理部门1.负责制定和完善质量工作档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门质量档案的收集、整理、归档工作。3.负责质量档案的集中保管，建立质量档案目录索引，方便查询利用。4.定期对质量档案进行整理、鉴定和统计，确保档案质量。5.对质量档案的利用情况进行跟踪和反馈，为公司质量决策提供参考。（二）各部门1.负责本部门质量工作档案的收集、整理、分类和初步归档工作。2.明确专人负责质量档案管理，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.按照公司质量工作档案管理制度的要求，按时将整理好的档案移交质量管理部门。4.积极配合质量管理部门做好质量档案的查询、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书等。2.质量计划、质量目标及实施情况记录。3.产品质量标准、检验规范、试验报告等。4.原材料、零部件检验记录及供应商质量档案。5.生产过程质量控制记录，如巡检记录、首件检验记录、工序检验记录等。6.成品检验记录及出货检验报告。7.质量问题处理记录，包括质量事故报告、整改措施及跟踪验证记录。8.质量审核记录，如内部审核、管理评审记录等。9.客户反馈信息及处理记录，包括客户投诉、退货处理等。10.与质量工作相关的其他文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责质量档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照质量工作的不同类别和阶段，对收集到的档案进行分类，如质量管理体系类、产品质量类、质量问题处理类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，体现档案的类别、年份、顺序等信息。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便快速查找和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管方式1.质量管理部门应设立专门的质量档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设施、防潮设施、防虫设施等，确保档案的安全保管。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理，确保电子档案的可读取性和安全性。（二）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定不同质量档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司重大质量决策、质量事故处理结果、质量管理体系核心文件等具有长期保存价值的档案。长期保管的档案：一般为10年以上，包括产品质量标准、重要客户的质量反馈记录等。短期保管的档案：一般为110年，如一般性的生产过程质量控制记录、日常质量检验报告等。2.档案保管期限届满后，由质量管理部门会同相关部门进行鉴定，根据鉴定结果决定档案的销毁或继续保存。（三）档案的日常维护1.定期对档案库房进行检查，确保库房环境符合档案保管要求，如温度、湿度适宜，无火灾、水灾、虫害等隐患。2.在档案的整理、借阅过程中，应注意保护档案的完整性和原始性，避免档案受损、丢失。3.对电子档案要定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。及时更新电子档案管理系统，确保系统的正常运行。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因质量工作需要，可查阅质量档案。2.外部审计、客户审核等情况下，经公司批准，可提供相关质量档案供查阅。（二）借阅流程1.借阅人填写《质量档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交质量管理部门审批。3.质量管理部门根据借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，办理借阅手续，发放《质量档案借阅登记册》。4.借阅人凭《质量档案借阅登记册》到档案库房领取档案，并在规定时间内归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的质量档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。2.如需复印档案资料，应经质量管理部门同意，并在复印件上注明用途和复印日期。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立质量档案鉴定小组，由质量管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的代表。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性和准确性。2.档案的保管期限是否符合规定。3.档案的现实利用价值。（三）销毁程序1.鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，清单应包括档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等内容。2.档案销毁清单经公司分管领导批准后，由质量管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、监销人员等信息，与档案销毁清单一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的质量档案信息化管理系统，实现质量档案的电子化存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作的效率和准确性。（二）系统功能要求1.档案录入：能够方便快捷地录入各类质量档案信息，包括文件内容、编号、日期、来源等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行查询，快速定位所需档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析：对质量档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为质量管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。对系统操作进行日志记录，便于审计和追溯。（三）数据备份与恢复1.定期对质量档案信息化管理系统中的数