印刷业档案管理制度规范

PAGE印刷业档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强印刷业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司印刷业务活动中形成的各类档案，包括但不限于客户订单档案、生产流程档案、原材料采购档案、设备维护档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映印刷业务活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案应涵盖印刷业务活动的全过程，包括相关的文件、资料、记录等，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司各类档案，建立档案目录和索引，方便档案的查阅和利用。3.定期对档案进行鉴定、统计和销毁，确保档案的质量和安全。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率。5.组织档案管理人员的培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄密。3.配合档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.客户订单档案：包括客户订单、合同、协议等，以及与订单相关的沟通记录、变更通知等。2.生产流程档案：涵盖印刷任务单、排版文件、印刷样稿、印刷记录、质量检验报告等。3.原材料采购档案：包含采购合同、发票、入库单、供应商资质证明等。4.设备维护档案：设备购置合同、维修记录、保养计划、设备运行数据等。5.财务档案：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。6.其他与印刷业务相关的档案，如员工培训记录、会议纪要、市场调研报告等。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的档案，确保档案的完整性和及时性。2.档案应真实、准确、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具，应使用碳素墨水或档案专用书写材料。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如客户订单档案可按客户名称、订单时间等分类；生产流程档案可按印刷产品类型、生产批次等分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于管理和查询。3.装订：对纸张档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并将目录录入档案管理系统。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.对于重要的档案，可采用缩微、数字化等方式进行长期保存，提高档案的安全性和利用效率。（三）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要规章制度、财务审计报告、重大合同协议等；长期保管的档案一般为10年以上，如客户订单档案、生产流程档案等；短期保管的档案为110年，如一般性的文件、资料等。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复印、拍照或传播档案内容。3.外部单位或个人查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件，并确保提供的档案内容完整、清晰。2.对于需要利用档案进行统计分析、研究等工作的，档案管理部门可协助查阅人员进行数据提取和整理，但不得擅自更改档案内容。3.查阅人员应在规定的时间内归还所查阅的档案，不得擅自转借或带出档案库房。（三）查阅记录1.档案管理部门应对每一次档案查阅进行记录，记录内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.查阅记录应妥善保存，以备查询和审计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对到期档案进行全面审查和评估。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（三）销毁程序1.《档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告公司主管领导。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对档案的安全保护，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和编辑，确保档案数据的准确性和完整性。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。4.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司决策提供支持。5.备份恢复功能：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的