轧钢厂技术档案管理制度

PAGE轧钢厂技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强轧钢厂技术档案的科学管理，充分发挥技术档案在生产、技术、科研和管理等各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本厂实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于轧钢厂各部门及全体员工在技术档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则技术档案由厂档案室集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则技术档案应如实反映轧钢厂生产、技术、科研等活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密原则对涉及本厂技术秘密、商业秘密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、技术档案的范围与分类（一）范围1.产品设计图纸、工艺文件、技术标准、操作规程等。2.生产过程中的原始记录、质量检验报告、设备运行记录等。3.技术改造、科研项目的立项报告、研究成果、验收文件等。4.引进技术的相关资料，包括技术合同、设备图纸、技术文件等。5.与轧钢厂技术相关的其他文件材料。（二）分类1.产品技术档案包括各类轧钢产品的设计图纸、工艺流程图、质量标准、生产工艺卡等。2.设备技术档案涵盖轧钢生产设备的选型、购置、安装调试、操作规程、维护保养记录、维修档案等。3.工艺技术档案包含轧钢生产工艺的研究报告、工艺改进方案、工艺操作规程、工艺试验记录等。4.质量技术档案涉及产品质量检验标准、检验记录、质量事故分析报告、质量认证文件等。5.科研技术档案包括科研项目立项申请书、研究计划、实验数据、研究成果报告、专利申请文件等。6.技术引进档案有技术引进合同、引进设备的技术资料、技术培训记录、消化吸收情况报告等。三、技术档案的形成与收集（一）形成1.各部门在生产、技术、科研等活动中应及时形成相关技术文件材料，并确保其真实、准确、完整。2.文件材料的形成应符合国家法律法规、行业标准及本厂的规章制度，采用规范的书写材料和格式。（二）收集1.各部门指定专人负责技术文件材料的收集工作，按照档案管理要求及时整理、归档。2.对于外来文件，如上级主管部门的文件、合作单位的技术资料等，由厂办公室或相关业务部门负责收集，并移交档案室统一管理。3.在项目结束或工作完成后，项目负责人应及时将项目过程中形成的全部技术文件材料整理齐全，移交档案室归档。四、技术档案的整理与归档（一）整理1.档案室对收集到的技术文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.按照技术档案的分类标准，对每份文件材料进行准确分类，确定其保管期限。3.为每份技术档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。4.编制技术档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。（二）归档1.整理好的技术档案应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房。2.档案存放应遵循分类存放、便于查找的原则，同时要注意防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。3.建立档案存放位置索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息，方便档案的调阅和归还。五、技术档案的保管（一）保管期限1.技术档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括本厂具有重要历史价值和长远利用价值的文件材料，如重大技术改造项目档案、核心技术资料等。3.长期保管的档案一般为10年以上，主要是对生产、技术、科研等工作有一定参考价值的文件材料。4.短期保管的档案为110年，主要是一般性的技术文件材料。（二）保管要求1.档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、库房温湿度控制设备、消防设备等，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取补救措施。3.对电子档案应进行备份，并采用安全的存储介质和存储方式，防止数据丢失或损坏。4.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。六、技术档案的利用（一）借阅1.因工作需要借阅技术档案的，应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室审核。档案室根据档案的保密级别和利用情况决定是否批准借阅。3.借阅档案时，借阅人应在档案室办理借阅登记手续，领取档案，并在规定期限内归还。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏。如需复印档案，应经档案室同意，并按规定办理相关手续。（二）查阅1.本厂员工因工作需要查阅技术档案的，可直接到档案室查阅。查阅时，档案室工作人员应提供必要的协助。2.外单位人员查阅本厂技术档案的，应持有单位介绍信，并经厂领导批准。查阅过程中，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自摘抄、拍照或带走档案原件。（三）利用登记档案室应对技术档案的利用情况进行详细登记，包括借阅时间、借阅人、归还时间、查阅内容等信息。定期对利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。七、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对已超过保管期限的技术档案进行鉴定，由档案室会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案是否仍需保存。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定其保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《技术档案销毁清单》。（二）销毁1.《技术档案销毁清单》经厂领导批准后，由档案室负责组织销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁工作完成后，监销人应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、技术档案管理的监督与考核（一）监督1.厂办公室负责对技术档案管理工作进行日常监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求及相关法律法规、行业标准。2.定期对档案室的档案保管情况、利用情况等进行检查，发现问题及时督促整改。（二）考核1.将技术档案管理工作纳入各部门的绩效考核体系