电子档案管理制度办法

PAGE电子档案管理制度办法一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度办法。（二）适用范围本制度办法适用于公司各部门及所属单位在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及其相关数据的管理。（三）基本原则1.统一管理原则。公司电子档案实行集中统一管理，确保电子档案的完整性、准确性和系统性。2.全程管理原则。对电子档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理。3.规范标准原则。遵循国家和行业有关电子档案管理的规范标准，确保电子档案管理工作的规范化、标准化。4.安全保密原则。采取有效措施，确保电子档案的安全保密，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失。二、电子档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子档案管理制度办法，并组织实施。2.负责公司电子档案管理系统的建设、维护和管理，确保系统的正常运行。3.负责对公司各部门及所属单位电子档案管理工作进行指导、监督和检查。4.负责公司电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。5.负责对公司电子档案的鉴定、销毁等工作进行审核和监督。（二）各部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，并按照公司电子档案管理要求及时向档案管理部门移交。2.负责本部门电子档案管理系统的使用和维护，确保电子文件的安全存储和有效利用。3.负责配合档案管理部门做好本部门电子档案的鉴定、销毁等工作。（三）信息技术部门职责1.负责为公司电子档案管理提供技术支持，保障电子档案管理系统的安全稳定运行。2.负责对公司电子档案管理系统的硬件设备、软件系统等进行维护和管理。3.负责制定和实施公司电子档案管理系统的安全保密措施，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失。三、电子文件的形成与积累（一）电子文件的形成1.公司各部门及所属单位在工作活动中应按照国家和行业有关规定，及时形成电子文件。电子文件应采用通用格式，确保其可读性和可利用性。2.电子文件的内容应真实、准确、完整，符合法律法规和公司相关规定的要求。电子文件应注明形成日期、来源、作者、密级等信息。（二）电子文件的积累1.各部门应指定专人负责电子文件的积累工作，定期对电子文件进行整理和分类，确保电子文件的有序存储。2.电子文件的积累应遵循便于查找、利用和管理的原则，按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。3.各部门应建立电子文件积累台账，记录电子文件的形成时间、名称、来源、保管期限等信息，以便于查询和管理。四、电子文件的整理与归档（一）电子文件的整理1.档案管理部门应定期对各部门移交的电子文件进行整理，按照国家和行业有关规定，对电子文件进行分类、编号、编目等处理。2.电子文件的分类应按照文件的来源、内容、形式等进行，确保分类合理、科学。电子文件的编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.电子文件的编目应包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，编目应准确、详细，以便于利用。（二）电子文件的归档1.电子文件整理完毕后，应及时进行归档。归档的电子文件应存储在符合国家和行业有关标准的存储介质上，并按照规定的格式进行存储。2.电子文件的归档应遵循定期归档和实时归档相结合的原则，确保电子文件的及时归档和有效管理。3.档案管理部门应建立电子档案归档台账，记录电子档案的归档时间、名称、存储位置等信息，以便于查询和管理。五、电子档案的保管（一）保管环境1.电子档案应存储在安全可靠的环境中，确保存储介质的安全。存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。2.电子档案管理系统应具备数据备份、恢复等功能，定期对电子档案进行备份，确保数据的安全。备份数据应存储在异地，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。（二）保管期限1.电子档案的保管期限应按照国家和行业有关规定执行，根据电子档案的重要性和价值，确定不同的保管期限。2.电子档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的电子档案应具有重要的历史价值和现实意义；长期保管的电子档案应保存10年以上；短期保管的电子档案应保存5年以下。（三）保管维护1.档案管理部门应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可读性。检查内容包括电子档案的存储介质、存储环境、管理系统等。2.对存储介质损坏、数据丢失等情况，档案管理部门应及时采取措施进行修复和恢复，确保电子档案的安全。3.档案管理部门应建立电子档案保管维护记录，记录电子档案的检查时间、检查内容、维护情况等信息，以便于查询和管理。六、电子档案的利用（一）利用原则1.电子档案的利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保电子档案的真实、完整和安全。2.电子档案的利用应根据工作需要，按照规定的程序和权限进行，不得擅自扩大利用范围。（二）利用方式1.公司内部人员可通过电子档案管理系统查询、借阅电子档案。查询和借阅电子档案应填写申请表，经部门负责人批准后，方可进行。2.公司外部人员因工作需要查阅电子档案的，应按照国家和行业有关规定办理相关手续，经公司领导批准后，方可查阅。查阅电子档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自复制、传播电子档案信息。（三）利用记录1.档案管理部门应建立电子档案利用记录，记录电子档案的利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息，以便于查询和管理。2.电子档案利用记录应保存一定期限，以备查阅和审计。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保电子档案的鉴定结果真实、准确。2.电子档案的鉴定应根据电子档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行综合评估。（二）鉴定组织1.档案管理部门应定期组织对电子档案进行鉴定，成立鉴定小组，负责电子档案的鉴定工作。2.鉴定小组应由档案管理部门、信息技术部门及相关业务部门的人员组成，确保鉴定结果的科学性和公正性。（三）鉴定方法1.鉴定小组应按照国家和行业有关规定，对电子档案进行逐件审查，确定其保管期限和价值。2.鉴定小组可采用直接鉴定法、抽样鉴定法等方法进行鉴定，确保鉴定结果的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的电子档案，应填写销毁申请表，经部门负责人、档案管理部门负责人、公司领导批准后，方可进行销毁。2.销毁电子档案应采用物理或化学方法进行，确保电子档案信息的彻底销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息。3.档案管理部门应建立电子档案销毁台账，记录电子档案的销毁时间、名称、存储位置等信息，以便于查询和管理。八、电子档案管理系统（一）系统建设1.档案管理部门应根据公司电子档案管理的需求，建设电子档案管理系统。电子档案管理系统应具备文件管理、档案管理、检索查询、利用统计、安全保密等功能。2.电子档案管理系统应采用先进的信息技术，确保系统的稳定性、可靠性和安全性。系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失。（二）系统维护1.信息技术部门应定期对电子档案管理系统进行维护和管理，确保系统的正常运行。维护内容包括系统硬件设备的维护、软件系统的升级、数据的备份和恢复等。2.档案管理部门应配合信息技术部门做好电子档案管理系统的使用和维护工作，及时反馈系统运行中存在的问题和不足，以便于及时进行改进。（三）系统安全1.信息技术部门应制定和实施电子档案管理系统的安全保密措施，确保系统的安全运行。安全保密措施包括用户认证、访问控制、数据加密、防火墙等。2.档案管理部门应加强对电子档