档案借阅一次性告知制度

PAGE档案借阅一次性告知制度一、总则（一）目的为了规范公司档案借阅管理，确保档案信息的安全与合理利用，提高工作效率，特制定本一次性告知制度。本制度旨在明确档案借阅的流程、要求及相关责任，使档案借阅工作有章可循，保障公司档案管理工作的规范化、科学化。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构及全体员工在工作需要时借阅公司档案的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及公司内部的各项规章制度，确保档案借阅活动合法合规。2.安全保密原则：在档案借阅过程中，始终将档案信息的安全保密放在首位，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：在保障档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有力支持，促进公司业务的顺利开展。4.及时归还原则：借阅人应按照规定的时间及时归还所借档案，不得拖延，确保档案的正常流转和使用。二、档案借阅申请（一）申请流程1.填写申请表：借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。申请表应字迹清晰、内容准确，不得涂改。2.部门负责人审批：申请表填写完毕后，由借阅人所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据工作实际需要，对借阅申请进行认真审核，签署审批意见。如同意借阅，应明确批准借阅的档案范围和期限；如不同意借阅，应说明理由。3.档案管理部门审核：经部门负责人审批后的申请表，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行再次审核，重点审核借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定、是否存在潜在的安全风险等。如审核通过，档案管理部门负责人签字确认；如审核不通过，应及时与借阅人沟通，说明原因并要求其补充或修改申请信息。（二）申请材料要求1.有效身份证明：借阅人需提供本人有效身份证件原件及复印件，复印件应清晰可辨，并与原件一致。2.必要的证明文件：根据借阅目的不同,可能需要提供相关的证明文件。例如，因工作需要查阅特定项目档案的，需提供项目负责人签字的项目任务书或相关工作安排文件；因财务审计需要查阅财务档案的，需提供审计部门出具的审计通知书等。三、档案借阅告知（一）告知内容1.借阅流程说明：向借阅人详细介绍档案借阅的申请、审批、借阅登记、归还等各个环节的具体操作流程和要求，确保借阅人清楚了解每一步骤的操作方法和时间节点。2.借阅期限规定：明确告知借阅人不同类型档案的借阅期限上限。一般情况下，短期借阅档案的期限为[X]个工作日，中期借阅档案的期限为[X]个自然月，长期借阅档案的期限为[X]个自然年。特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅权限范围：根据档案的密级和重要性，告知借阅人所能借阅档案的具体范围。例如，普通员工只能借阅与其工作相关的一般性档案；涉及公司核心机密或重要商业信息的档案，仅限特定级别以上的管理人员借阅，并需经过严格的审批程序。4.保密责任与义务：向借阅人强调档案信息的保密重要性，明确其在借阅期间应承担的保密责任和义务。包括不得将档案转借他人、不得在非规定场所查阅档案、不得擅自复制或传播档案内容等。如因借阅人原因导致档案信息泄露，将依法追究其责任。5.归还要求：告知借阅人档案归还的具体时间、地点和方式。要求借阅人按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因并办理续借手续。归还档案时，应确保档案完整无损，如有损坏或丢失，借阅人需承担相应的赔偿责任。（二）告知方式1.当面告知：档案管理部门工作人员在受理借阅申请后，与借阅人进行面对面沟通，详细讲解上述告知内容，并解答借阅人的疑问。当面告知时，应确保沟通清晰、准确，借阅人对告知内容理解无误。2.书面告知：除当面告知外，档案管理部门还应向借阅人提供一份书面的《档案借阅一次性告知书》，内容涵盖上述告知的各项要点。告知书应加盖档案管理部门公章，并由借阅人签字确认，作为借阅档案的附件留存。四、档案借阅登记（一）登记内容1.借阅人信息：记录借阅人的姓名、所在部门、职务、联系方式等基本信息，确保能够准确联系到借阅人。2.档案信息：详细登记所借阅档案的名称、编号、密级、数量等信息，以便对档案的流向进行跟踪和管理。3.借阅时间：明确记录借阅档案的具体日期和时间，精确到年、月、日、时、分，作为计算借阅期限的依据。4.预计归还时间：根据审批通过的借阅期限，填写预计归还档案的日期和时间，提醒借阅人按时归还。5.审批信息：注明该借阅申请的审批部门、审批人以及审批意见，留存审批过程的相关记录。（二）登记方式档案管理部门应建立专门的《档案借阅登记簿》，采用纸质或电子表格形式进行登记。每次借阅档案时，工作人员应按照上述登记内容，认真填写登记簿，确保登记信息完整、准确、清晰。登记完毕后，由借阅人签字确认，以明确其对借阅行为的认可和责任承担。五、档案借阅期限与续借（一）借阅期限规定1.短期借阅：主要适用于一般性工作参考资料的查阅，期限一般为[X]个工作日。此类档案通常为公司日常运营中产生的普通文件，对时效性要求较高，借阅期限较短，以保证档案的及时流转和正常使用。2.中期借阅：对于一些涉及特定项目或阶段性工作的档案，借阅期限可设定为[X]个自然月。在这个时间段内，借阅人有足够的时间对相关档案进行深入研究和分析，以满足工作需要。3.长期借阅：针对公司核心业务档案、重要历史资料等具有较高价值和保密性的档案，长期借阅期限为[X]个自然年。长期借阅需经过更为严格且全面的审批程序，以确保档案的安全和合理利用。（二）续借手续1.申请续借：如借阅人因工作需要不能按时归还档案，应在借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提出续借申请。续借申请应填写《档案续借申请表》，说明续借理由及预计续借期限，并按照档案借阅申请流程进行审批。2.审批流程：续借申请首先由借阅人所在部门负责人进行初审，审核续借理由是否充分合理。初审通过后，提交档案管理部门进行复审。档案管理部门根据档案的使用情况、安全风险等因素进行综合评估，决定是否批准续借。如批准续借，应明确续借期限，并在《档案借阅登记簿》和相关档案记录上进行更新。六、档案归还与验收（一）归还要求1.按时归还：借阅人应严格按照规定的借阅期限或续借期限按时归还所借档案。如遇不可抗力因素导致无法按时归还，应提前与档案管理部门沟通并说明情况，办理相关延期手续。2.完整归还：归还档案时，借阅人应确保所借档案的完整性，包括档案原件、附件、复印件等全部资料均无缺失。不得擅自抽取、替换或销毁档案中的任何内容。3.清洁整理：借阅人应对归还的档案进行清洁整理，保持档案的整洁、完好。如有破损、污渍等情况，应及时修复或处理，确保档案的质量不受影响。（二）验收流程1.初步检查：档案管理部门工作人员在接收归还档案时，首先对档案的数量、外观进行初步检查。核对归还档案的数量是否与借阅登记一致，检查档案是否有明显的损坏、涂改迹象。如发现问题，应及时向借阅人指出，并要求其说明情况或进行处理。2.详细核对：对档案的内容进行详细核对，确保档案信息完整、准确。对照借阅登记记录，检查所归还档案的名称、编号、密级等关键信息是否相符，档案中的文件是否齐全、完整。如有必要，可与借阅人在借阅期间所查阅的相关资料进行比对，以确认档案的准确性。3.验收确认：经过初步检查和详细核对后，如果档案数量、外观、内容均符合要求，档案管理部门工作人员在《档案借阅登记簿》上填写归还日期，并由双方签字确认，表示档案已成功归还且验收合格。如发现档案存在问题，应根据具体情况要求借阅人采取相应的补救措施，直至档案验收合格为止。七、档案借阅的安全与保密管理（一）安全管理1.借阅场所规定：借阅人应在档案管理部门指定的专门场所查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。如需在其他地点查阅，必须经过档案管理部门负责人的特别批准，并采取必要的安全防护措施。2.查阅设备要求：在查阅档案过程中，借阅人应使用档案管理部门提供的指定设备，不得擅自使用自带设备进行扫描、拍照、复印等操作。如因工作需要必须使用自带设备，应提前向档案管理部门报备，并接受相关安全检查，确保设备无安全风险。3.人员陪同制度：对于涉及公司核心机密或重要敏感信息档案的借阅，档案管理部门应安排专人陪同查阅。陪同人员负责监督借阅人的查阅行为，确保档案信息安全，并在借阅结束后对档案进行再次检查和确认。（二）保密管理1.保密协议签署：借阅人在借阅档案前，需签署《档案借阅保密协议》，明确其在借阅期间应承担的保密义务和违约责任。保密协议应涵盖保密范围、保密措施、保密期限等内容，确保借阅人清楚了解保密要求。2.信息传播限制：借阅人不得擅自将档案内容泄露给无关人员，不得在未经授权的情况下通过任何形式（如网络、媒体、会议等）传播档案信息。因工作需要确需引用档案内容的，必须经过档案管理部门的审核批准，并按照规定的格式和范围进行引用。3.保密监督与检查：档案管理部门应定期对借阅档案的保密情况进行监督检查，通过查阅借阅记录、与借阅人沟通等方式，了解档案信息的使用和保管情况。如发现有违反保密规定的行为，应及时采取措施进行制止，并依法追究相关人员的责任。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定申请借阅：未经正常审批流程，擅自借阅档案；或填写虚假的借阅申请表，隐瞒真实借阅目的。2.超期未归还：超过规定的借阅期限或续借期限，未按时归还档案，且未办理任何延期手续。3.转借他人：将所借档案转借给其他未经授权的人员使用，导致档案信息失控。4.泄露档案信息：违反保密协议，故意或过失将档案信息泄露给无关人员，造成公司信息安全事故。5.损坏或丢失档案：在借阅期间因保管不善，导致档案出现损坏、丢失等情况，影响档案的完整性和可用性。（二）处理措施1.警告批评：对于初次违规且情节较轻的行为，档案管理部门将给予警告批评，并要求违规人员作出书面检讨，保证今后不再发生类似行为。2.限制借阅权限：对于多次违规或违规情节较为严重的人员，档案管理部门将视情况限制其一段时间内的档案借阅权限，暂停其借阅某些敏感或重要档案的资格。3.经济赔偿：如因违规行为导致档案损坏或丢失，违规人员应按照档案的价值和修复成本进行经济赔偿。赔偿金额将根据档案的重要性、稀缺性以及造成的实际损失进行评估确定。4.纪律处分：对于严重违反档案借阅规定，给公司造成重大损失或不良影响的行为，公司将按照内部纪律处分规定，给予相应的纪律处分，如警告、记过、降职、辞退等，同时依法追究其法律责任。九、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释