学校数字档案管理制度

PAGE学校数字档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校数字档案管理，有效保护和利用档案资源，提高学校管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规及相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位形成的数字档案的管理，包括但不限于教学、科研、行政、人事、财务等各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字档案内容真实、准确反映学校各项工作的实际情况。2.完整性原则：保证数字档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障数字档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循统一的标准和规范进行数字档案的收集、整理、存储、利用等工作。5.便利性原则：便于数字档案的检索、查询和使用，提高工作效率。二、管理职责（一）学校档案管理部门职责1.负责制定和完善学校数字档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划学校数字档案管理工作，指导各部门、各单位开展数字档案建设。3.负责本校数字档案的集中存储和管理，建立数字档案数据库。4.组织开展数字档案的整理、分类、编目等工作，确保数字档案的质量。5.负责数字档案的安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，保障数字档案的安全。6.提供数字档案的查询、借阅等服务，支持学校各项工作的开展。7.定期对学校数字档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位数字档案的收集、整理、归档工作，确保数字档案的齐全、完整。2.按照学校数字档案管理制度的要求，将整理好的数字档案及时移交学校档案管理部门。3.配合学校档案管理部门做好数字档案的安全管理和利用工作，提供必要的支持和协助。4.明确本部门、本单位数字档案管理工作负责人，负责组织和协调本部门、本单位的数字档案管理工作。三、数字档案的收集与整理（一）收集范围1.学校在教学、科研活动中形成的各类文件、资料、数据等，如教学计划、教案、课件、科研项目申报书、研究报告、论文等。2.学校行政管理工作中产生的文件、通知、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.学校人事管理方面的档案材料，如教职工履历表、职称评审材料、考核材料等。4.学校财务管理方面的凭证、报表、账目等数字资料。5.学校基本建设、设备采购等方面的文件、合同、验收报告等。6.其他与学校工作相关的具有保存价值的数字文件。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责数字档案的收集工作，确保数字档案的及时收集。2.收集的数字档案应符合真实性、完整性要求，其内容应真实可靠，格式应规范统一。3.对于电子文件形成部门和信息系统管理部门应采取有效措施，保证电子文件的原始性、真实性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（四）整理方法1.分类：按照学校档案分类方案，对数字档案进行分类，如可分为党群、行政、教学、科研、人事、财务、基建、设备等类别。2.编号：为每份数字档案赋予唯一的编号，编号应简洁明了，便于识别和管理。3.著录：对数字档案进行著录，著录项目应包括文件编号、题名、责任者、日期、保管期限等，以便于检索和查询。4.装订：对于纸质文件数字化形成的数字档案，应进行装订，确保文件的整齐、牢固。四、数字档案的存储与保管（一）存储方式1.学校应建立专门的数字档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行集中存储。2.存储系统应具备数据备份、恢复、存储扩展等功能，确保数字档案的安全存储。3.鼓励采用云存储等先进技术手段，提高数字档案存储的可靠性和灵活性。（二）存储环境1.数字档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施，确保存储环境的安全稳定。2.存储场所应保持适宜的温度、湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）保管期限1.根据国家有关规定和学校实际情况，确定数字档案的保管期限，保管期限分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的数字档案主要包括学校重要的规章制度、历史沿革、重大事件记录等；长期保管的数字档案一般为10年以上，主要包括教学、科研、人事等方面的重要文件；短期保管的数字档案一般为10年以下，主要包括一般性的文件、资料等。3.定期对数字档案的保管期限进行鉴定，对于已到保管期限且无保存价值的数字档案，按照规定程序进行销毁。（四）数据备份1.建立数字档案数据备份制度，定期对数字档案进行备份。备份方式可采用全量备份、增量备份等，备份数据应存储在与原存储设备不同的介质上，并异地存放。2.备份数据应进行标识和管理，确保备份数据的完整性和可用性。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保在需要时能够及时恢复数据。五、数字档案的利用与服务（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和学校相关规定提供数字档案利用服务。2.保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的数字档案，应严格保密，防止信息泄露。3.便捷高效原则：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供优质服务。（二）利用方式1.查询：利用者可通过学校数字档案管理系统进行在线查询，输入相关关键词即可检索到所需数字档案。2.借阅：对于确需借阅纸质数字档案或原始电子文件的，利用者应填写借阅申请表，经审批后到学校档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供数字档案的复制服务。复制应采用安全可靠的方式，确保复制件与原件内容一致。（三）利用审批1.一般数字档案的利用，由利用者所在部门负责人审批。2.涉及重要数字档案或敏感信息的利用，需经学校档案管理部门负责人审核，报学校分管领导审批。3.利用审批应明确利用目的、利用范围、利用期限等内容，确保数字档案的安全利用。（四）服务措施1.学校档案管理部门应设立专门的服务窗口，为利用者提供咨询、查询、借阅等一站式服务。2.加强对数字档案管理系统的维护和更新，确保系统的稳定运行和功能完善，提高利用效率。3.定期对利用者进行满意度调查，根据调查结果及时改进服务质量，不断提升数字档案利用服务水平。六、数字档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全数字档案安全管理制度，明确安全管理职责，规范安全管理流程。2.制定数字档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。（二）安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全技术手段，防止外部非法入侵和病毒感染。2.对数字档案存储设备和传输网络进行加密处理，确保数据传输和存储过程中的安全。3.建立用户身份认证和访问控制机制，严格限制用户对数字档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应的数字档案。（三）人员安全管理1.加强对数字档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.与数字档案管理人员签订保密协议，明确其安全责任和义务。3.对涉及数字档案管理的工作人员进行定期考核，对违反安全规定的人员进行严肃处理。（四）安全监督检查1.定期对数字档案安全管理情况进行监督检查，及时发现和消除安全隐患。2.对数字档案安全事故进行及时调查和处理，分析原因，总结教训，采取有效措施防止类似事故再次发生。七、数字档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立数字档案鉴定工作小组，由学校档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责数字档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据数字档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，制定科学合理的鉴定标准。2.鉴定标准应符合国家法律法规和学校相关规定，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）鉴定程序1.由数字档案管理部门提出鉴定意见，填写数字档案鉴定表，提交鉴定工作小组。2.鉴定工作小组对数字档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定其保管期限和销毁意见。3.对拟销毁的数字档案进行公示，公示期为[X]个工作日，公示无异议后，报学校分管领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的数字档案，由学校档案管理