物业图纸档案管理制度

PAGE物业图纸档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业图纸档案的管理，确保图纸档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司管理的各类物业项目的图纸档案管理工作，包括但不限于建筑图纸、设施设备图纸、规划图纸等。（三）管理职责1.档案管理部门负责物业图纸档案的统一收集、整理、归档、保管和查阅服务工作。制定和完善图纸档案管理制度，指导和监督各部门的图纸档案管理工作。定期对图纸档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。2.项目管理部门负责本项目各类图纸的收集、整理，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好图纸档案的查阅和利用工作，提供必要的协助和支持。3.其他相关部门在各自职责范围内，做好涉及图纸档案的相关工作，如工程建设、维修改造等过程中产生的图纸及时整理归档，并按规定移交。二、图纸档案的收集（一）收集范围1.物业项目建设过程中形成的各类设计图纸，包括初步设计图纸、施工图、竣工图等。2.设施设备的安装图纸、使用说明书、维护手册等。3.物业区域的规划图纸、地形图、绿化图等。4.与物业相关的其他图纸资料，如消防设施图纸、弱电系统图纸等。（二）收集要求1.项目管理部门应明确专人负责图纸的收集工作，确保在项目建设、设备采购、维修改造等过程中产生的图纸及时收集齐全。2.收集的图纸应保持完整、清晰，签字盖章等手续齐全。对于破损、模糊不清的图纸，应及时进行修复或重新绘制。3.图纸收集过程中，应做好记录，包括图纸名称、编号、来源、日期等信息，确保收集的图纸可追溯。（三）收集时间1.对于新建物业项目，在项目竣工后一个月内，项目管理部门应将全部图纸资料移交档案管理部门。2.对于物业项目的维修改造、设备更新等工作，相关部门应在工作完成后半个月内，将产生的图纸资料移交档案管理部门。三、图纸档案的整理（一）分类原则1.按照物业项目的功能区域进行分类，如住宅区域、商业区域、公共设施区域等。2.按照图纸的性质进行分类，如建筑图纸、结构图纸、给排水图纸、电气图纸等。3.按照时间顺序进行分类，如不同年份、不同阶段的图纸分别整理。（二）编号规则1.图纸档案编号应具有唯一性，便于识别和查询。编号由项目代码、分类代码、顺序号等组成。2.项目代码：采用物业项目的名称缩写或特定代码表示。3.分类代码：根据图纸的分类，用不同的字母或数字表示，如“A”表示建筑图纸，“B”表示结构图纸等。4.顺序号：按照图纸在该类别中的排列顺序依次编号。（三）整理步骤1.对收集到的图纸进行初步审核，检查图纸的完整性和准确性，剔除重复、无效的图纸。2.按照分类原则和编号规则，对图纸进行分类编号，并编制图纸目录。图纸目录应包括图纸编号、名称、日期、来源等信息。3.将图纸按照分类顺序进行排列，同一类图纸按照时间顺序或重要程度排列。对于幅面较大的图纸，应进行折叠，使其符合档案保管要求。4.在图纸上加盖档号章，档号章应包含项目代码、分类代码、顺序号等信息，位置应在图纸标题栏附近。四、图纸档案的归档（一）归档要求1.整理好的图纸档案应及时归档，确保档案的连续性和系统性。2.归档的图纸应装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上标明项目名称、档案类别、起止日期等信息。3.档案盒（袋）应按照档案架的排列顺序存放，便于查找和管理。（二）归档流程1.项目管理部门将整理好的图纸档案移交档案管理部门时，应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、编号、数量、移交日期等信息，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交的图纸档案后，应进行核对和验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。验收合格后，将图纸档案正式归档。五、图纸档案的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.图纸档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案架上，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。2.对于重要的图纸档案，应进行复制备份，分别存放于不同的地点，以防止档案丢失或损坏。3.档案管理人员应定期对图纸档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.物业图纸档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管期限为15年，主要包括一些临时性的图纸资料，如维修改造过程中的临时设计图纸等。3.中期保管期限为515年，主要包括物业项目的一般性图纸资料，如部分设施设备的安装图纸等。4.长期保管期限为15年以上，主要包括物业项目建设的重要图纸资料，如竣工图、规划图纸等。六、图纸档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅图纸档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅图纸档案的，应提交查阅申请函，说明查阅理由和查阅范围，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅人员到档案管理部门查阅图纸档案时，应出示有效证件，并在查阅登记本上签字。2.档案管理人员根据查阅申请表或申请函，为查阅人员提供相应的图纸档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。3.查阅人员应在规定的时间内归还所查阅的图纸档案，如需要复印或借阅，应按照相关规定办理手续。（三）复印与借阅1.查阅人员如需复印图纸档案，应填写复印申请表，注明复印内容、数量等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员进行复印，并收取相应的复印费用。2.查阅人员如需借阅图纸档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理延期手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的图纸档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。如发生上述情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。七、图纸档案的保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立严格的保密制度，对涉及物业图纸档案的工作人员进行保密教育，明确保密责任。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。3.对于涉及商业秘密、技术秘密等重要的图纸档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。（二）保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露图纸档案的内容。如因工作需要必须提供相关信息的应经过严格的审批程序，并对提供的信息进行保密处理。2.查阅人员在查阅图纸档案过程中，应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。如违反保密规定，应承担相应的法律责任。八、图纸档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.图纸档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据保管期限和实际利用价值，对图纸档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期组织图纸档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、项目管理部门相关人员等。2.鉴定小组对到期的图纸档案进行逐一审查，根据档案的内容、价值、保管状况等因素，提出存毁意见。3.对于拟销毁的图纸档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.图纸档案的销毁应采用安全、