果园公司档案管理制度

PAGE果园公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强果园公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于果园公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指果园公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：根据档案的形成领域和内容特点，进行科学分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供便利。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全与完整。5.对破损、褪色的档案进行修复和复制，对电子档案进行备份和维护。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。7.组织开展档案的开发利用工作，为公司提供档案信息服务。8.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确和系统。3.配合综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作。4.积极主动地利用档案为部门工作服务，及时向综合管理部反馈档案利用需求。三、档案的分类与编号（一）分类果园公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案，教育培训档案，资质证书等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，财务报表，会计凭证，审计报告，税务资料等。3.市场营销类：包括市场调研报告，营销策划方案，销售合同，客户资料，广告宣传资料等。4.生产管理类：包括果园规划设计文件，种植技术资料，病虫害防治记录，生产作业计划与总结，物资采购与库存管理资料等。5.质量控制类：包括质量标准文件，检验检测报告，质量认证资料，产品追溯记录等。6.技术研发类：包括科研项目申报与结题文件，技术创新成果资料，新品种选育与栽培技术资料等。7.物流配送类：包括物流运输合同，仓储管理资料，配送记录等。8.法务合规类：包括合同审查意见，法律纠纷处理文件，合规检查报告等。9.企业文化类：包括公司文化建设规划与总结，员工活动记录，企业形象宣传资料等。10.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的方式。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理类第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员负责及时收集本部门在工作活动中形成的各种档案材料，并定期移交综合管理部。对于重要文件和紧急档案，应随时移交。2.综合管理部定期向各部门发布档案收集通知，明确收集范围、要求和时间节点。3.对于外部单位发来的与公司有关的文件、信函及资料，由相关部门签收后及时移交综合管理部。（二）整理1.综合管理部档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案进行装订，去除金属物，破损的档案进行修复，确保档案的整齐、美观。4.按照档案保管期限和类别，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案采用纸质档案和电子档案两种保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，便于查找和利用。电子档案应存储在服务器和移动存储设备上，并进行定期备份。2.对重要档案应进行异地备份，以防自然灾害等不可抗力因素造成档案损坏或丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账物相符。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁1.档案销毁清册应经公司主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案丢失或泄密。3.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。七、档案的借阅与利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部审批。2.综合管理部档案管理人员根据审批意见，为借阅人员提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、借阅人等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、扫描档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损档案。如需复印档案，应经综合管理部同意，并在指定地点进行复印。4.借阅人员应按时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（二）利用1.综合管理部应积极主动地为公司各部门提供档案信息服务，根据部门需求，及时提供相关档案资料。2.公司各部门利用档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案机密信息。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格控制利用范围，按照规定的审批程序进行利用。八、档案的信息化管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行整理，确保文件格式规范、内容完整、标识清晰。2.电子文件应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（二）电子档案的保管与维护1.电子档案应存储在安全可靠的服务器和移动存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防数据丢失。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。对损坏或丢失的电子档案，应及时进行修复和补充。3.建立电子档案安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保电子档案的安全保密。（三）电子档案的利用1.公司内部人员可通过公司内部网络访问电子档案，进行查阅和利用。如需下载电子档案，应经综合管理部同意，并按照规定的权限进行下载。2.利用电子档案时，应遵守电子档案管理制度，不得擅自修改、删除电子档案内容。如需对电子档案进行编辑，应在备份文件上进行操作，并及时更新原电子档案。九、档案管理的监督与检查（一）监督综合管理部负责对公司各部门档案管理工作进行监督，定期检查各部门档案收集、整理、保管、利用等情况，发现问题及时督促整改。（二）检查1.公司每年组织一次档案管理工作全