广告审核档案管理制度

PAGE广告审核档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司广告审核档案的管理，确保广告审核工作的规范化、标准化，提高广告审核质量，保护公司和消费者的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及广告审核工作形成的档案管理，包括但不限于广告策划方案、广告设计稿、广告投放申请、审核意见及相关沟通记录等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容应真实反映广告审核工作的全过程，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理广告审核过程中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：对涉及商业机密、敏感信息的广告审核档案严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的分类、编号、整理、存储和检索，确保档案管理工作的规范化。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善广告审核档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理广告审核档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。3.指导、监督各部门对广告审核档案资料的收集、整理和归档工作。4.定期对广告审核档案进行检查、清理和鉴定，对过期或无保存价值的档案提出处置意见。（二）广告审核部门职责1.负责本部门广告审核档案资料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照档案管理部门的要求，及时将审核完毕的档案资料移交归档，并配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。3.在广告审核过程中，严格遵守相关法律法规和行业标准，对档案资料的真实性、合法性负责。（三）其他部门职责1.协助广告审核部门做好广告审核相关资料的提供和配合工作。2.按照档案管理制度的规定，妥善保管本部门涉及广告审核的临时性档案资料，并在规定时间内移交档案管理部门。三、档案收集与整理（一）收集范围1.广告策划阶段：包括市场调研资料、广告目标设定、广告策略规划等相关文件。2.广告设计阶段：广告设计初稿、修改稿、定稿，以及设计说明、效果图等。3.广告投放申请阶段：广告投放申请表、投放计划、投放预算等。4.广告审核过程：审核意见、审核会议记录、与广告主或广告代理公司的沟通函件等。5.广告投放后评估阶段：投放效果报告、消费者反馈等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责广告审核档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照广告审核流程和档案内容的性质，将档案分为策划类、设计类（包括平面设计、视频设计等不同形式）、投放申请类、审核过程类、评估类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于识别和管理。例如，“CL2023001”表示策划类档案，2023年的第1份档案。3.装订：对于纸质档案，应按照一定顺序进行整理和装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查询和检索。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，按照档案类别和编号顺序进行存放，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为13年，主要包括临时性的广告投放申请、一般性的沟通函件等。2.中期档案：保管期限为35年，如广告设计初稿、修改稿等，对广告审核过程有一定参考价值。3.长期档案：保管期限为5年以上，包括广告策划方案、广告投放后评估报告等重要档案，具有长期保存价值。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持环境整洁，防止档案受到损坏。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅广告审核档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要广告审核档案或敏感信息的查阅，需经公司分管领导审批。（二）查阅流程1.查阅申请人提交《档案查阅申请表》。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以登记，并提供查阅场所。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行复制、拍照等操作。如需复制，应另行填写《档案复制申请表》，经审批后按照规定进行复制。（三）借阅规定1.因工作需要借阅广告审核档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损或抽取、撤换档案材料。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业机密、广告客户隐私等敏感信息的广告审核档案，严格限制知悉范围，实行专人专管。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅过程中，严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保电子档案的存储安全。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施，保护档案安全，并向上级报告。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、广告审核部门负责人及相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，综合判断档案是否仍有保存必要。2.对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有参考价值的档案，应延长保管期限或进行妥善处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告。2.将鉴定报告提交公司分管领导审批，经批准后进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人