办公室行政档案管理制度

PAGE办公室行政档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类行政档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司行政档案由办公室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司工作中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）办公室职责1.负责制定和完善公司行政档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类行政档案，包括文件、资料、合同、证照等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。7.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类档案的收集、整理和移交工作。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理，并定期向办公室移交档案。3.配合办公室做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的档案信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业知识。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。3.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。4.定期对档案进行盘点和清查，确保档案的安全和完整。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件等。2.会议文件，如会议通知、议程、纪要等。3.工作计划、总结、报告等。4.合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。5.人事档案，如员工入职登记表、劳动合同、培训记录等。6.财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。7.证照档案，如营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等。8.其他与公司工作相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案资料收集齐全，整理规范。2.档案资料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于重要的档案资料，应一式多份，分别保存。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容等进行分类，如分为行政管理类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、来源等信息，方便查阅。4.装订：对零散的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.办公室应设立专门的档案库房，用于存放各类行政档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品等设备。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.对于重要的档案资料，应采取专柜存放、专人保管等措施，确保安全。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议等重要文件。3.长期保管的档案一般为10年以上，如重要合同、财务报表等。4.短期保管的档案为10年以下，如一般性文件、临时性资料等。（四）档案的清查与盘点1.办公室应定期对档案进行清查和盘点，每年至少一次。2.清查和盘点的内容包括档案的数量、质量、保管状况等。3.对于清查和盘点中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，为公司各项工作提供支持。2.档案利用应严格遵守保密制度，不得泄露公司机密。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到办公室查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.复制：如需复制档案资料的，应填写《档案复制申请表》，经批准后，由办公室工作人员进行复制。复制的档案资料应加盖办公室印章，注明用途。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.查阅、借阅档案后，应及时归还，不得转借他人。3.档案利用完毕后，利用人员应将档案整理好，交回办公室。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.办公室应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括办公室负责人、档案管理人员及相关部门代表。（二）鉴定内容与方法1.鉴定档案的保管期限是否准确，是否已超过保管期限。2.审查档案的内容是否仍具有保存价值，是否已失去利用价值。3.采用直接鉴定法，对每一份档案进行逐件审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准。2.批准后由办公室指定专人负责销毁工作，并在销毁清册上签字。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁清册应永久保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将工作中形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.电子文件应采用统一的格式存储，确保兼容性和可读性。3.电子文件的命名应规范、准确，便于识别和查找。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。2.备份数据应存储在不同地理位置，以防数据丢失。3.定期对电子档案的存储设备进行检查和维护，确保数据的安全。（三）电子档案的利用与管理1.