应急管理局档案管理制度

PAGE应急管理局档案管理制度一、总则（一）目的为加强应急管理局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，提高应急管理工作效率和服务水平，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于应急管理局机关各科室、所属事业单位及相关工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责档案的综合管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映应急管理工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.安全保密原则：加强档案的安全防护，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案利用提供便利条件，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）办公室作为档案管理的职能部门，具体负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管各类档案，定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。3.开展档案的鉴定工作，按照规定对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行处理。4.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地反映档案的数量、种类、利用情况等信息。5.组织开展档案编研工作，编写档案参考资料，为应急管理工作提供决策支持。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立健全档案信息数据库，提高档案管理效率和服务水平。7.负责档案查阅、借阅的接待和服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的合理利用。8.对各科室的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）各科室各科室负责本科室形成档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.按照档案管理要求，及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对收集的文件材料进行初步整理，按照归档范围和保管期限进行分类、装订，定期移交局办公室。3.配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供相关档案信息和资料。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与应急管理工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。3.应急管理工作中形成的各类应急预案、应急处置记录、事故调查报告、安全检查记录等。4.本局组织召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.本局开展的各类培训、宣传、调研等活动形成的文件材料。6.本局工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。7.本局固定资产档案，包括设备采购合同、验收报告、使用说明书等。8.其他与应急管理工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子档案的真实性和可读性。4.各科室应定期将收集的文件材料移交局办公室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。1.年度：按照文件形成的年度进行划分。2.机构（问题）：按照本局内部机构设置或业务职能进行分类，如办公室、应急指挥中心、安全生产监管科等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（10年以上）、短期（1至10年）。（二）整理方法1.文书档案：按照分类标准对文件材料进行分类，同一类别的文件按照时间顺序排列，依次编号、装订。装订应整齐牢固，不掉页、不压字，便于查阅。2.科技档案：包括基建档案、设备档案等，应按照项目或设备型号进行分类整理，建立档案目录和编号系统，确保档案与项目或设备相对应。3.会计档案：按照会计档案管理的有关规定进行整理，包括会计凭证、账簿、报表等，应分类装订成册，编制会计档案目录。4.电子档案：按照电子文件管理的要求进行整理，建立电子档案分类目录，对电子文件进行命名、编号、存储，确保电子档案的有序管理。（三）编目与装订1.整理后的档案应编制档案目录，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目。档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。2.档案应进行装订，装订材料应符合档案保护要求，一般采用线装或胶装方式。装订时应去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行修复。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放在档案密集架上，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为10年以上。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1至10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查内容包括档案的数量、种类、保管期限、完整性、准确性等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应填写档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及处理情况等，报档案管理领导小组审核。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值进行鉴定，对已到保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限或转为永久保管。3.鉴定时应充分考虑档案的历史价值、现实价值和社会价值，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应填写档案销毁清册，经档案管理领导小组审批后，方可进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案的利用情况统计，包括查阅、借阅档案的人次、卷次等。3.档案管理工作的其他相关统计，如档案整理情况、库房设施设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况等进行登记和统计。2.利用档案管理软件或电子表格等工具进行统计分析，确保统计数据的准确性和及时性。3.档案管理人员应定期对统计数据进行汇总和分析，形成档案统计报告，为档案管理决策提供依据。八、档案编研（一）编研内容1.编写应急管理工作大事记：记录本局应急管理工作中的重大事件、重要决策、主要活动等。2.整理应急管理工作文件汇编：收集、整理本局在应急管理工作中形成的重要文件，编辑成册。3.开展专题编研：根据应急管理工作需要，对特定领域或问题进行专题研究，编写专题资料。4.制作档案信息简报：定期发布档案信息，介绍档案管理工作动态、档案利用成果等。（二）编研要求1.编研工作应围绕应急管理工作中心，注重实用性和针对性，为应急管理工作提供有力支持。2.编研人员应熟悉档案内容，掌握编研方法，确保编研成果的质量。3.编研成果应经审核批准后，方可正式发布或使用。九、档案利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅本局档案。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经所在科室负责人签字同意后，报局办公室审批。2.上级机关、其他单位查阅本局档案，应出具单位介绍信，注明查阅的目的、内容、范围等，经局办公室审核后，报局领导批准。3.司法机关、社会组织等查阅本局档案，应按照法定程序办理相关手续，经局办公室审核后，报局领导批准。（三）利用方式1.查阅档案：档案管理人员应按照批准的查阅范围和内容，为利用者提供档案查阅服务。查阅档案应在档案查阅室进行，利用者不得擅自将