净水厂卫生档案管理制度

PAGE净水厂卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强净水厂卫生管理，规范卫生档案的建立、使用和管理，确保净水厂生产运营符合国家相关法律法规及行业标准，保障供水安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本厂所有部门及人员在卫生管理工作中涉及的档案管理活动。（三）依据本制度依据《中华人民共和国传染病防治法》、《生活饮用水卫生监督管理办法》、《集中式供水单位卫生规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、卫生档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本厂各类卫生档案，确保档案的完整性、准确性和安全性。3.定期对卫生档案进行整理、分类、归档、存储和检索，方便查阅和使用。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和管理能力。（二）各部门职责1.按照本制度要求，负责本部门卫生档案资料的收集、整理、审核和移交。2.明确专人负责本部门卫生档案管理工作，确保档案资料及时、准确地记录和保存。3.在日常工作中，严格执行卫生管理制度，积极配合档案管理部门做好各类卫生档案的管理工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理工作流程和保密制度。2.负责卫生档案的具体收集、整理、编目、装订、上架、保管等工作，确保档案质量。3.对档案的借阅、查阅进行登记和管理，及时催还到期档案，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.协助各部门做好档案资料的整理和归档工作，提供业务指导和咨询服务。三、卫生档案的分类与内容（一）环境卫生档案1.厂区环境布局图，包括生产区、办公区、生活区等功能区域的划分及布局。2.厂区环境卫生清扫记录，详细记录每日清扫时间、范围、人员及清扫情况。3.厂区绿化养护记录，包括绿化植物的种类、数量、养护措施及养护效果等。4.厂区卫生设施检查记录，如垃圾桶、垃圾转运站、公共厕所等设施的检查时间、检查内容及维修记录。5.厂区消毒记录，记录消毒剂的种类、用量、消毒时间、消毒区域及消毒人员等信息。（二）生产工艺卫生档案1.净水厂生产工艺流程图，清晰展示从水源取水到成品水出厂的整个生产工艺流程。2.各生产环节卫生操作规程，明确各岗位的操作规范和卫生要求。3.生产设备维护保养记录，包括设备名称、型号、维护保养时间、内容及维修情况等。4.水质检测记录，详细记录每日、每周、每月等不同频次的水质检测项目、检测结果及分析报告。5.生产车间卫生检查记录，检查时间、检查人员、检查内容及发现问题的整改情况。（三）人员卫生档案1.员工健康档案，包括员工姓名、性别、年龄、岗位、联系方式、健康状况、体检时间、体检机构及体检结果等信息。2.员工培训档案，记录员工参加卫生知识培训、技能培训的时间、内容、培训讲师及考核成绩等。3.个人卫生习惯记录，如员工工作服更换记录、洗手消毒记录等。4.外来人员卫生管理档案，包括外来人员姓名、单位、来访时间、接待部门、卫生要求告知及离开后的卫生检查情况等。（四）物资卫生档案1.生产原材料采购记录，包括原材料名称、供应商、采购时间、数量、质量检验报告等。2.消毒剂、净水剂等化学药剂采购记录，记录药剂名称、规格、采购量、有效期及使用情况等。3.生产设备及工具采购档案，包括设备工具名称、型号、采购时间、厂家、验收报告及使用维护记录等。4.劳保用品发放记录，记录劳保用品名称、规格、发放时间、数量及领取人员等信息。（五）水质卫生档案1.水源水卫生档案，包括水源地基本情况、水质监测报告、水源保护措施及污染事件记录等。2.出厂水卫生档案，详细记录每日出厂水的水质检测报告，包括各项指标的检测结果、合格率及超标情况分析。3.管网水卫生档案，记录管网末梢水的水质检测情况，包括检测点位置、检测时间、检测项目及结果等。4.水质污染应急预案及演练记录，包括应急预案的制定、修订情况，演练时间、内容、参与人员及演练效果评估等。四、卫生档案的建立与归档（一）档案资料收集1.各部门应按照本制度规定的档案内容要求，及时收集本部门在卫生管理工作中产生的各类文件、记录、报告等资料。2.资料收集应确保真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。对于纸质资料，应保持字迹清晰、页面整洁；对于电子资料，应确保数据完整、格式规范。（二）档案整理1.档案管理人员收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。按照档案分类标准，对资料进行分类、编号，确保档案资料条理清晰、便于查找。2.对于同一类档案中的多份资料，应按照时间顺序或重要程度进行排序，并编制目录清单。目录清单应详细列出每份资料的名称、编号、日期、来源等信息。（三）档案归档1.整理后的档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备中，并建立相应的索引目录。2.档案应按照类别、年度、月份等进行分类存放，便于快速检索和查阅。对于电子档案，应建立合理的文件夹结构，确保文件存储有序。3.归档过程中应注意对档案资料进行备份，防止数据丢失。备份数据应定期进行检查和更新，确保与原始数据一致。五、卫生档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本厂员工因工作需要查阅卫生档案的，应填写《卫生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容及查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请表的要求，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅内容及归还时间等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅本厂卫生档案的，应提前向本厂提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限及归还方式等。申请经本厂领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写《卫生档案借阅登记表》，明确借阅档案的名称、数量、借阅时间及归还时间等信息，并签字确认。档案管理人员应按照登记表的内容，将档案资料提供给借阅人员，并做好交接记录。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人员应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向借阅人员追究责任。六、卫生档案的保管与维护（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度、湿度适宜。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案应分类存放于档案柜中，档案柜应标识清晰，便于查找。对于电子档案，应存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份和维护。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容及存放位置等信息，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。（二）维护措施1.定期对档案进行整理和装订，对于破损、褪色的档案资料，应及时进行修复或更换。2.对电子档案应定期进行杀毒、数据备份等维护工作，防止电子数据丢失或损坏。同时，应及时更新电子档案管理系统，确保系统的安全性和稳定性。3.根据档案的保存期限和重要程度，制定档案销毁计划。对于超过保存期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式及监销人员等信息。七、卫生档案的保密与安全（一）保密规定1.卫生档案涉及本厂的生产经营、水质安全、人员健康等重要信息，档案管理人员及查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.未经本厂领导批准，任何人不得擅自将卫生档案提供给外单位或个人。对于因工作需要必须提供的档案信息，应进行必要的技术处理，确保信息安全。3.在档案管理工作中，档案管理人员应妥善保管档案资料，防止档案信息被窃取、篡改或丢失。如发现档案信息存在安全隐患，应及时采取措施进行处理，并向上级领导报告。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入档案库房。档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。2.安装监控设备，对档案库房及档案查阅区域进行实时监控，确保档案管理工作的安全。监控资料应保存一定期限，以备查阅。3.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、盗窃等突发事件发生时的应急处置措施。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力。八、卫生档案的考核与奖惩（一）考核标准1.档案管理部门应定期对各部门卫生档案管理工作进行考核，考核内容包括档案资料的完整性、准确性、及时性，档案整理归档的规范性，档案查阅借阅的登记情况等。2.制定详细的考核评分标准，满分为[X]分。其中，档案资料完整性占[X]分，准确性占[X]分，及时性占[X]分，整理归档规范性占[X]分，查阅借阅登记情况占[X]分。根据各项考核指标的完成情况进行评分，得分[X]分及以上为合格，低于[X]分为不合格。（二）奖励措施1.对于在卫生档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、通报表扬等；奖励方式包括奖金、奖品等。2.具体奖励标准如下：部门在年度考核中连续[X]年档案管理工作合格且成绩优异，档案资料完整、准确、规范，为本厂卫生管理工作提供有力支持的，给予[X]元奖金奖励，并颁发“卫生档案管理先进部门”荣誉证书。个人在档案管理工作中认真负责，积极主动，为档案管理工作做出显著贡献的，给予[X]元奖金奖励，并颁发“卫生档案管理先进个人”荣誉证书。（三）惩罚措施1.对于在卫生档案管理工作中存在问题的部门和个人，视情节轻重给予相