绿地档案管理制度

PAGE绿地档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司绿地档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司所有涉及绿地管理的部门及相关工作人员。（二）适用范围本制度涵盖公司在绿地规划、建设、养护、管理等全过程中形成的各类档案，包括但不限于绿地规划设计图纸、施工文件、养护记录、产权资料、相关合同协议等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对绿地档案进行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实有效原则档案内容必须真实反映绿地管理的实际情况，数据准确，手续完备，具有可追溯性。3.便于利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，满足公司内部各部门及外部相关单位对绿地档案信息的需求。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密规定，确保档案信息不泄露，维护公司利益和商业机密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部，负责绿地档案的综合管理工作。档案管理部配备专业的档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、归档、保管、检索和利用等工作。（二）各部门职责1.规划设计部门负责收集、整理绿地规划设计过程中形成的各类文件资料，包括规划设计方案、图纸、评审意见等，并及时移交档案管理部。2.工程建设部门在绿地建设项目实施过程中，负责收集、整理施工过程中的各类文件资料，如施工图纸、施工组织设计、工程变更记录、质量检验报告、竣工验收文件等，确保档案资料的真实、完整，并按规定移交档案管理部。3.养护管理部门负责收集、整理绿地养护过程中的相关资料，如养护计划、养护记录、病虫害防治记录、施肥记录、修剪记录等，定期向档案管理部移交。4.其他相关部门涉及绿地管理的其他部门，如产权管理部门、合同管理部门等，应按照各自职责，负责收集、整理本部门形成的与绿地相关的文件资料，并及时移交档案管理部。（三）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和操作规范，确保档案管理工作的标准化和规范化。3.负责档案的保管和保护，定期检查档案的保管状况，采取必要的防护措施，确保档案的安全。4.负责档案的检索和利用工作，根据公司内部各部门及外部相关单位的需求，及时提供准确、完整的档案信息。5.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。6.参与公司档案管理信息化建设，负责档案信息的录入、存储、维护和管理，提高档案管理工作的效率和水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.绿地规划设计阶段包括绿地规划设计任务书、规划设计方案、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更记录、规划设计评审意见、专家咨询意见等。2.工程建设阶段工程建设项目前期文件，如项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等；施工过程中的各类文件，如施工图纸会审记录、施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度报表、工程竣工报告、工程竣工验收备案表等。3.养护管理阶段养护计划、养护记录（包括浇水、施肥、修剪、病虫害防治、绿地卫生保洁等记录）、养护工作总结、绿地设施维护记录、绿化植物生长监测数据、绿地景观效果评估报告等。4.产权管理方面绿地产权证书、产权变更文件、土地出让合同、租赁合同、合作开发协议等相关文件。5.其他相关文件与绿地管理有关的会议纪要、工作汇报、调研报告、统计报表、对外宣传资料、媒体报道等。（二）收集要求1.及时性各部门应在文件形成或事件发生后及时收集相关档案资料，确保档案的时效性。2.完整性收集的档案资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、电子文档等，确保能够全面反映绿地管理的全过程。3.准确性档案资料的内容应真实准确，数据可靠，签字盖章等手续完备。（三）整理方法1.分类原则按照绿地管理的业务流程和档案内容的性质，采用年度机构保管期限分类法进行分类。2.分类方法年度分类：将档案按形成年度进行划分，每年形成的档案单独排列。机构分类：按照公司内部各部门的职能分工，将档案分为规划设计、工程建设、养护管理、产权管理等类别。保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。3.编号规则为便于档案的管理和检索，对每一份档案进行编号。编号采用“年度机构代码保管期限代码流水号”的形式，例如：2023GHY001，表示2023年规划设计部门形成的永久保管的第1份档案。4.编目要求对整理好后的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整，便于查询和利用。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.部门整理：各部门按照本制度的要求，对收集到的档案资料进行分类整理，编制本部门的档案移交清单。2.移交审核：档案管理部对各部门移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，退回原部门进行补充或修正。3.正式归档：审核通过后，档案管理部将档案进行正式归档，按照分类编号顺序上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案目录。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。纸质档案应按照分类编号顺序排列上架，存放整齐，便于查找。定期对档案进行清点和检查，确保档案的安全和完整。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照与纸质档案一致的分类编号进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，要采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除或泄露。（三）保管期限1.永久保管凡是反映公司绿地管理主要职能活动和历史面貌的，对公司具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括绿地规划设计的重要文件、工程建设的关键资料、产权管理的核心文件、重大事件的相关档案等。2.长期保管在较长时间内对公司绿地管理工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年以上。如一般性的规划设计文件、工程建设过程中的一般性资料、养护管理的年度总结等。3.短期保管在较短时间内对公司绿地管理工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。如临时性的会议纪要、一般性的工作汇报等。（四）档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的实际保存价值，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部负责人、相关业务部门负责人及专业档案人员组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.销毁程序经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清单。档案销毁清单应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等内容，并经鉴定小组成员签字确认。档案销毁清单一式两份，一份留存档案管理部，一份报公司主管领导审批。经批准后，由档案管理部指定专人负责监销，确保档案销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在档案销毁清单上签字，并注明销毁日期和方式。五、档案的检索与利用（一）检索工具1.纸质档案目录编制纸质档案目录，按照分类编号顺序排列，便于手工检索。档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目，同时标注档案的存放位置。2.电子档案检索系统利用档案管理软件建立电子档案检索系统，通过输入关键词、档案编号、题名等信息，快速检索到所需档案。电子档案检索系统应具备灵活的检索功能，如模糊检索、组合检索等，提高检索效率。（二）利用方式1.内部查阅公司内部各部门因工作需要查阅绿地档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部办理查阅手续。档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案，如需复制档案，应经档案管理部负责人批准，并按照规定进行登记。2.外部查阅因工作需要，外部单位查阅公司绿地档案时，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅范围等信息，并经公司主管领导批准。档案管理部按照批准的查阅范围提供档案，并对查阅过程进行全程监督。外部查阅人员如需复制档案，应经公司主管领导再次批准，并按照国家有关规定进行登记和收费。（三）利用记录档案管理部应对档案的利用情况进行详细记录，包括查阅申请表、查阅登记台账、复制记录等。利用记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。通过对档案利用情况的分析，了解公司内部各部门及外部相关单位对绿地档案信息的需求，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.建立保密制度制定严格的档案保密制度，明确档案管理人员和查阅人员的保密职责，规范档案查阅、借阅、复制等行为。2.划定保密范围明确绿地档案中涉及公司商业机密、技术秘密、规划设计方案、产权信息等属于保密范围的内容，对保密档案进行标识和管理。3.加强人员培训对档案管理人员和可能接触到保密档案的工作人员进行保密培训，提高保密意识，防止因人员疏忽导致档案信息泄露。4.控制查阅权限严格控制档案的查阅权限，根据工作需要和保密要求，确定不同人员对档案的查阅范围。对涉及保密内容的档案，实行专人专管，严格审批查阅手续。（二）安全管理1.库房安全档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，定期对库房进行检查和维护，确保库房安全。安装防火报警装置、防盗监控设备等，配备必要的消防器材和应急照明设备。2.设备安全对档案管理设备，如档案柜、计算机、服务器、存储设备等，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。对重要设备应配备备用设备，防止因设备故障影响档案管理工作。3.信息安全加强电子档案信息安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止电子档案信息被篡改、删除或泄露。定期对档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，安装杀毒软件和防火墙，防止网