典当档案管理制度规定

PAGE典当档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强典当档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护典当业务的正常开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在典当业务及相关管理活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称典当档案，是指公司在典当业务经营、管理、服务等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则典当档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映典当业务活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类工作，并在规定时间内移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。3.按照档案利用规定，办理档案查阅、借阅手续。4.对本部门形成的档案的真实性、完整性负责。（三）各岗位人员职责1.档案管理人员严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。2.业务经办人员在业务活动中及时收集、整理相关档案资料，确保档案的真实、完整。按照规定的程序和要求，将档案资料移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.典当业务档案当票、续当凭证、赎当凭证等业务凭证。当户的身份证明、产权证明等相关资料。评估报告（包括房地产、动产、财产权利等评估）。借款合同、抵押合同、质押合同等相关合同文件。业务审批文件、会议纪要等。2.财务管理档案财务报表、账簿、凭证等。资金往来记录、费用支出凭证等。3.行政管理档案公司文件、通知、报告等。会议记录、决议、纪要等。文件收发登记、印章使用记录等。4.人力资源管理档案员工档案（包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录等）。招聘、薪酬、福利等相关资料。5.其他档案客户投诉处理记录、业务统计报表等。与典当业务相关的其他有保存价值的资料。（二）收集要求1.业务经办人员应在业务完成后及时收集相关档案资料，确保资料的完整性和准确性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成部门、业务类型、时间顺序等进行分类。一般分为典当业务档案、财务管理档案、行政管理档案、人力资源管理档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母混合编码等方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。4.装订将档案资料按照一定的顺序排列，采用线装、胶装等方式进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的或易损的档案，可采取复制、缩微等方式进行保管。（三）保管期限1.典当业务档案的保管期限根据业务性质和相关法律法规的规定确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于一些临时性的业务档案。中期保管期限为10年，适用于一般的典当业务档案。长期保管期限为15年以上，适用于涉及重大业务、法律纠纷等重要档案。2.财务管理档案、行政管理档案、人力资源管理档案等的保管期限按照国家相关规定执行。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成报告，上报公司领导，并作为档案管理工作考核的依据。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政机关等因办案需要查阅档案。3.其他经公司批准的单位或个人查阅档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人或借阅人提供档案，并办理查阅或借阅登记手续。3.司法机关、行政机关等查阅档案，应出具相关证明文件，经公司领导批准后，档案管理部门按照规定提供档案查阅服务，并做好登记工作。（三）利用要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期借阅，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得涂改、损坏档案内容。4.未经档案管理部门同意，不得擅自复制、摘抄档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定的原则。根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应组织相关人员进行，确保鉴定结果的客观、公正。（二）鉴定方法1.定期鉴定档案管理部门应定期对到期档案进行鉴定，一般每5年进行一次全面鉴定。2.专项鉴定对于涉及重大业务、法律纠纷等重要档案，应根据实际情况进行专项鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出鉴定意见，填写《档案鉴定申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、鉴定理由等。2.组织相关人员组成鉴定小组，对档案进行审查和评估。鉴定小组应由档案管理部门人员、业务部门人员、财务人员等组成。3.鉴定小组根据审查结果，提出鉴定结论，经公司领导审批后执行。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、销毁原因等。2.《档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，记录应保存备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。提高档案管理工作的效率和质量，为公司的决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，形成电子档案。电子档案应按照规定的格式和标准进行存储，确保其可读性和可利用性。2.档案信息系统建设建立档案信息管理系统，包括档案录入、检索、借阅、统计等功能模块。档案信息系统应与公司其他业务系统进行集成，实现信息共享和业务协同。（三）信