体育场馆档案管理制度

PAGE体育场馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强体育场馆档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在体育场馆运营、维护、发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本体育场馆管理部门及下属各部门、各运营团队在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：体育场馆档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应如实反映体育场馆各项工作的实际情况，保证档案信息的真实性和准确性。3.完整齐全原则：全面收集和整理体育场馆在建设、运营、维护等各个环节产生的档案资料，确保档案的完整性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及机密的档案严格保密。5.便于利用原则：科学分类、合理编目，便于档案的查询、检索和利用，提高档案服务工作的效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的体育场馆档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责体育场馆档案的全面管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责接收、收集体育场馆各部门和运营团队移交的档案资料，确保档案的及时、完整收集。按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、整理、编目，使其条理清晰、便于查找。2.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变等。3.档案利用服务负责档案的借阅、查阅服务工作，按照规定办理借阅手续，登记借阅情况，确保档案的合理利用。根据利用者的需求，提供档案信息的检索、查询服务，帮助利用者快速获取所需档案资料。4.档案信息化管理推进体育场馆档案的信息化建设，建立档案管理信息系统，将档案资料进行数字化处理，实现档案信息的快速检索和共享。负责档案管理信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行，保障档案数据的安全。5.档案鉴定与销毁定期对体育场馆档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案存毁意见。按照规定程序，对已失去保存价值的档案进行销毁处理，确保档案销毁工作的合规性。6.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为体育场馆档案管理工作提供数据支持。根据档案统计分析结果，总结档案管理工作经验，发现存在的问题，提出改进措施和建议。三、档案分类与编号（一）档案分类体育场馆档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括体育场馆的行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.场馆建设类：涵盖体育场馆的规划设计文件、建设工程图纸、施工资料、竣工验收报告等。3.运营管理类：涉及体育场馆的运营方案、赛事活动策划与组织资料、票务管理档案、场地租赁协议等。4.设施设备类：包含体育场馆的设施设备清单、采购合同、安装调试记录、维护保养档案、报废处置资料等。5.安全保卫类：有安全管理制度、应急预案、安全检查记录、消防档案、治安防范资料等。6.文化活动类：包括体育场馆举办的各类文化活动资料，如文艺演出、展览展示、公益活动等相关档案。7.客户服务类：涉及客户投诉处理记录、客户满意度调查资料、会员管理档案等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.一级编号：代表档案类别，用一位数字表示，如1代表行政管理类，2代表场馆建设类等。2.二级编号：根据每类档案的不同细分内容，用两位数字表示，如行政管理类中的人事档案编号为101，财务档案编号为102等。3.三级编号：按照档案形成的时间顺序或流水号，用三位数字表示，如2023年形成的场馆建设类档案，其编号为2[具体细分内容编号]0012[具体细分内容编号]999。例如，2023年5月形成的一份体育场馆建设工程的施工图纸，属于场馆建设类中的工程图纸细分内容，其编号为202005。四、档案收集与整理（一）收集范围1.体育场馆管理部门及下属各部门在日常工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.体育场馆建设项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程产生的各类资料。3.体育场馆运营过程中涉及的赛事活动组织、场地使用、客户服务、财务管理等方面的文件资料。4.体育场馆设施设备采购、安装、维护、更新等环节的相关记录。5.体育场馆安全保卫工作中形成的各类制度、检查记录、应急预案等。6.体育场馆举办的各类文化活动的策划方案、活动记录、宣传资料等。7.与体育场馆相关的外部合作协议、往来信函、上级部门文件等。（二）收集要求1.各部门和运营团队应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时形成和移交。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储，同时注明文件的形成时间、来源等信息。4.照片、音像资料应配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等关键信息。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每类档案进行排序，一般按照文件形成时间先后顺序排列，对于同一时间形成的文件，按照重要程度或文号顺序排列。3.去除档案资料中的金属物、订书钉等，对破损的文件进行修补，对折叠的文件进行展开并粘贴平整。4.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容一一对应。5.对于归档的电子文件，应按照分类要求进行存储，并建立相应的电子目录，便于检索和查询。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、除湿机、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架上，便于查找和管理。2.对不同保管期限和密级的档案应分别存放，并有明显的标识。3.定期对档案进行检查和清点，一般每季度进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好记录。检查内容包括档案的数量、完好情况、保管环境等。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁干净，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。5.对档案库房的温湿度进行监控和调节，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。6.采取有效的防虫、防霉措施，定期投放防虫药品，对易受潮霉变的档案进行特殊处理。7.加强档案库房的安全管理，安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。六、档案利用（一）利用范围1.体育场馆内部各部门因工作需要查阅档案资料。2.与体育场馆相关的外部单位，如上级主管部门、合作单位、审计部门等因工作需要查阅档案资料。3.法律规定的其他需要查阅体育场馆档案的情况。（二）利用程序1.内部查阅体育场馆内部各部门人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。将《档案查阅申请表》提交给档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行审核，审核通过后提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称及编号等。查阅人员应在档案查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。2.外部查阅外部单位因工作需要查阅体育场馆档案，应提前向体育场馆档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅档案范围等信息，并加盖单位公章。档案管理部门对查阅申请函进行审核，审核通过后与查阅单位联系，确定查阅时间、地点等事宜，并要求查阅单位指定专人负责查阅。在查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，对查阅单位的查阅行为进行监督，确保档案资料的安全。查阅结束后，查阅单位应在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。如外部单位需要复印或摘录档案内容，应按照国家有关规定和体育场馆的相关要求办理审批手续，并支付相应的费用。（三）利用期限1.一般档案的查阅期限为[X]个工作日，特殊情况需要延长查阅期限的，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅档案的期限一般不超过[X]天，如需续借，应提前办理续借手续。（四）归还要求1.查阅或借阅档案的人员应按时归还档案资料，不得逾期。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况并办理延期手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好情况。如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立体育场馆档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对体育场馆档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.保管期限：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。2.存毁判定对保管期满且无保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。对虽已超过保管期限，但仍具有重要历史价值、现实利用价值或涉及法律纠纷等的档案，应继续保存。对一些未到保管期限，但已失去利用价值的档案，经鉴定工作小组研究决定，可提前销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出拟销毁档案清单，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.将拟销毁档案清单提交给档案鉴定工作小组进行审核，鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，确定是否可以销毁，并签署审核意见。3.对审核通过的拟销毁档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交体育场馆负责人审批。4.经体育场馆负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责档案销毁工作。销毁档案时，应在指定地点进行，并有两人以上监销。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认销毁情况。5.销毁完毕后，将《档案销毁清册》及相关审批文件等资料整理归档，永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的体育场馆档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量，为体育场馆的运营管理提供有力的信息支持。（二）数字化处理1.对体育场馆现有的纸质档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理的要求，一般不低于[X]dpi。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，确保图像清晰、完整，去除图像中的污渍、划痕等瑕疵。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案目录，便于检索和查询。（三）信息系统功能1.档案录入与管理：档案管理人员可通过档案管理信息系统录入档案的基本信息、文件内容等，实现档案的电子化管理。系统应具备档案分类、编号、编目、存储等功能，方便档案的日常管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地获取所需档案信息。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相应的档案信息，保障档案信息的安全。5.数据备份与恢复：定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。同时，具备数据恢复功能，以便在系统出现故障时能够及时恢复数据。6.统计分析：对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。（四）系统维护与安全管理1.安排专人负责档案管理信息系统的日常维护和管理，定期检查系统运行情况，及时处理系统故障和问题。2.做好系统的安全防护工作，安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒