国土局档案室管理制度

PAGE国土局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强国土局档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为国土工作提供可靠的信息支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于国土局机关各科室、直属事业单位及下属分支机构在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国土局档案室对全局各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映国土工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存国土工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为国土工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善国土局档案管理制度。2.负责全局各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为国土工作提供决策依据。6.组织开展档案业务培训和指导，提高全局档案管理人员的业务素质。7.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，确保档案的安全保管。（二）各科室、直属事业单位及下属分支机构职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案室。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本科室、本单位档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的整理、归档和利用等工作。3.严格执行档案管理制度，确保本科室、本单位档案的完整、准确和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围国土局档案收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类：局机关制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、纪要、简报等文件材料。2.业务工作类：土地资源管理、矿产资源管理、测绘管理、地质灾害防治等业务工作中形成的各类文件、图表、数据、报告、审批文件等。3.人事管理类：干部职工的人事档案、考核记录、奖惩文件、培训资料等。4.财务管理类：财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等文件材料。5.基本建设类：国土局基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。6.声像档案类：国土工作中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案类：以电子形式存在的各类文件、数据、图表等。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位及下属分支机构应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、基本建设类、声像档案类、电子档案类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应科学合理、便于识别和管理。档案编号一般采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各科室、直属事业单位及下属分支机构应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档后移交档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档移交。（二）归档程序1.各部门档案兼职管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、保管期限、密级等内容，并经双方签字确认。3.将档案移交档案室，档案室接收后对档案进行再次审核，如发现问题及时与移交部门沟通解决。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映国土局主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映国土局一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况采取相应的调控措施，确保档案库房温湿度符合要求。5.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、确保安全的原则，在不影响档案安全和保密的前提下，为国土工作提供高效的档案服务。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅档案，档案室应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责查阅服务。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，经批准后方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，到期应及时归还。3.复制：根据利用者的需求，档案室可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理人员审核，确保复制内容与原件一致，并注明复制日期和用途。（三）利用手续1.查阅手续：利用者需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经档案室负责人批准后，方可查阅档案。2.借阅手续：利用者填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经所在部门负责人审核，报档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅人应在借阅期限届满前归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.复制手续：利用者填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人审核，报档案室负责人批准后，档案室按照规定进行复制，并收取相应的复制费用。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.重要档案的利用应严格控制，需经相关领导批准后方可进行。3.利用档案时不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否仍具有保存价值。2.档案的保管期限是否符合规定。3.档案的密级是否需要调整。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，根据档案的实际情况提出鉴定意见。2.填写《档案鉴定意见书》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见等内容，并经鉴定小组成员签字确认。3.将鉴定意见报国土局分管领导审批，经批准后按照规定进行销毁或继续保存。（五）销毁程序1.对决定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.经国土局分管领导批准后，由两名以上档案管理人员负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人员在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案室负责人。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立国土局档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的题名、日期、保管期限、密级等信息录入档案信息管理系统，建立电子目录。4.挂接存储：将处理好的电子档案与对应的目录信息进行挂接存储，形成完整的电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入、修改和删除等功能。2.检索查询：提供多种检索方式，如按题名、日期、保管期限、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程信息化管理。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密，防止非法访问和数据泄露。（四）数据备份与维护1.定期对档案信息管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据维护机制，定期对数据库进行清理、优化，确保数据的准确性和完整性。3.对档案信息管理系统进行定期维护和升级，保证系统的正常运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和方针政策。2.具有较强的责任心和保密意识，工作认真负责，严谨细致。3.熟练掌握档案管理软件和办公自动化软件的操作技能。（二）档案管理人员岗位职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、归档、保管等工作。做好档案库房的安全管理，定期检查档案保管情况。协助利用者查阅、借阅档案，办理相关手续。负