2026年工业机器人公司销售回款与应收账款管理办法

2026年工业机器人公司销售回款与应收账款管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司销售回款与应收账款管理工作，明确回款流程、责任分工及管控标准，加快资金回笼速度，降低应收账款坏账风险，保障公司现金流稳定，提升资金使用效益，支撑公司研发、生产及市场拓展等经营活动有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等法律法规，结合工业机器人行业定制化订单多、回款周期差异大、单笔订单金额偏高的行业特点，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属全资、控股分支机构所有销售业务对应的销售回款与应收账款管理活动，覆盖工业机器人整机销售、核心零部件销售、定制化机器人解决方案销售、售后维保服务等所有产生收入及应收账款的业务类型。公司销售部、财务部、法务部、市场部等所有涉及销售回款、应收账款核算、催收、风险管控的部门及人员，均须严格遵守本办法规定。第三条核心定义1.销售回款：指客户依据销售合同约定，向公司支付的各类销售款项，包括预付款、进度款、尾款、质保金及售后服务费等所有与销售业务相关的资金收入；2.应收账款：指公司已实现销售（产品交付、服务提供）但尚未收回的款项，包括客户拖欠的进度款、尾款、质保金及其他应收回的销售相关款项；3.坏账：指应收账款已逾期超过约定时限，经多轮催收仍无法收回，且确认无回收可能的款项，需按规定计提坏账准备并进行账务处理；4.定制化订单回款：指针对客户专属需求设计生产的工业机器人产品对应的回款，按合同约定的交付节点、验收节点分期支付，包括预付款、进度款、验收尾款及质保金。第四条管理原则1.合规透明原则：销售回款与应收账款管理严格遵守国家法律法规及公司财务制度，回款流程、合同约定、账务核算、催收行为均合规合法，公开透明，严禁暗箱操作、弄虚作假；2.权责对等原则：明确各部门、各岗位在销售回款与应收账款管理中的职责，做到分工清晰、责任到人，回款业绩与责任追究挂钩，确保每一笔应收账款都有专人负责；3.风险可控原则：建立客户信用评级体系，提前防范回款风险；对已形成的应收账款实行常态化监控、分级管控，及时识别坏账风险，采取有效措施化解；4.高效回款原则：优化销售回款流程，明确各环节回款时限，强化催收力度，优先保障核心业务、大额订单回款，加快资金回笼，提升资金周转效率；5.账实相符原则：应收账款核算及时、准确，定期开展应收账款对账工作，确保财务账面记录与实际未收回款项、客户欠款金额一致，做到账实、账账、账证相符。第五条职责分工1.销售部：作为销售回款与应收账款管理的归口责任部门，负责客户信用初步审核、销售合同回款条款拟定、按节点催收各类款项、反馈客户回款异常情况、协调解决回款纠纷、建立客户回款台账，确保回款及时足额到账；2.财务部：负责应收账款账务核算、编制应收账款明细表及账龄分析报告、定期与销售部及客户对账、计提坏账准备、办理回款资金入账手续、监控回款进度、审核回款相关单据，配合销售部开展催收工作；3.法务部：负责审核销售合同回款条款的合法性、严谨性，协助处理客户逾期回款纠纷、坏账核销的法律手续，提供法律支持，依法维护公司权益；4.市场部：配合销售部开展客户信用调研，在市场拓展过程中收集客户经营状况、付款能力等信息，为信用评级及回款风险管控提供参考；5.审计监督部门：负责对销售回款与应收账款管理流程进行合规性审计，核查回款核算的准确性、催收工作的有效性，查处违规操作行为，防范资金管理风险；6.销售责任人：作为所负责客户及订单回款的第一责任人，全程负责对应订单的回款催收、异常协调，对回款及时性、足额性承担直接责任。第二章销售回款管理规范第六条销售回款分类及约定标准结合工业机器人行业销售特点，将销售回款分为四类，明确各类回款的约定标准，所有销售合同均须明确对应回款条款，无明确回款条款的合同不得签订。1.预付款：适用于所有定制化订单及大额标准化订单，预付款比例原则上不低于订单总额的30%，客户须在销售合同签订后7个工作日内支付，预付款到账后，公司方可启动产品设计、生产或发货流程；2.进度款：主要适用于定制化订单，根据订单完成节点约定支付比例，一般按产品设计完成、核心零部件采购到位、产品装配调试完成三个节点分期支付，每个节点回款比例结合订单总额及生产周期确定，累计进度款支付比例不低于订单总额的60%，每个节点回款须在对应节点完成并经客户确认后10个工作日内支付；3.尾款：所有订单均须约定尾款，尾款比例为订单总额扣除预付款、进度款后的剩余部分，其中标准化产品尾款须在产品交付验收合格后15个工作日内支付，定制化产品尾款须在产品安装调试合格、客户签署验收报告后30个工作日内支付；4.质保金：适用于所有工业机器人整机及定制化解决方案销售，质保金比例为订单总额的5%-10%，质保期一般为1-2年，自客户验收合格之日起计算，质保期满且无质量纠纷后，客户须在15个工作日内支付全部质保金，质保期内存在质量问题的，按合同约定处理后再支付质保金。第七条销售回款流程1.回款约定：销售部在签订销售合同前，结合客户信用评级、订单金额，与客户协商确定回款类型、支付比例、支付时限及支付方式，明确逾期付款的违约责任，回款条款经财务部、法务部审核确认后，纳入销售合同；2.回款提醒：销售责任人须在每个回款节点到期前5个工作日，通过电话、邮件、书面通知等方式提醒客户付款，告知客户付款金额、付款账号及相关要求，并留存提醒记录；3.资金到账确认：客户支付款项后，销售责任人须及时向客户索取付款凭证，同时通知财务部核对到账信息，财务部在收到款项后1个工作日内，完成资金入账处理，并将到账信息反馈给销售部；4.回款台账更新：销售部根据财务部反馈的到账信息，及时更新客户回款台账，详细记录订单号、客户名称、回款金额、回款类型、到账日期、对应节点等信息，确保台账信息准确、完整；5.回款异常处理：若客户未按约定时限支付款项，销售责任人须在逾期当日核实逾期原因，对逾期不超过30天的客户，加强沟通提醒，督促尽快付款；对逾期超过30天的客户，立即上报销售部负责人，启动专项催收流程。第八条销售回款管控要求1.付款方式管控：优先采用银行转账、电子汇票等可追溯的付款方式，严禁接收现金回款（特殊情况需接收现金的，须经财务部负责人审批，且销售责任人须在收款当日将现金缴存公司指定账户）；2.回款账号管控：所有销售回款均须汇入公司指定的销售回款专户，严禁客户将款项支付至个人账户、非公司指定账户，严禁销售责任人私自收取客户款项、截留回款；3.订单与回款关联：销售部须建立订单与回款一一对应关系，每一笔回款都明确对应具体订单，严禁不同订单回款混淆核算，确保回款可追溯；4.回款进度考核：销售部每月对各销售责任人、各客户的回款进度进行统计，对比合同约定节点，分析未回款原因，督促销售责任人加快催收，确保月度回款率达标；5.特殊回款处理：对于客户以银行承兑汇票、商业承兑汇票等票据方式支付的回款，销售部须及时将票据提交财务部，财务部审核票据真实性、有效性后，办理入账或贴现手续，贴现费用按合同约定或公司规定处理。第三章应收账款管理规范第九条应收账款核算管理1.核算时限：财务部在公司实现销售（产品交付、服务提供）并满足收入确认条件后，及时确认应收账款，按客户名称、订单号设置明细账，详细核算每一笔应收账款的发生金额、回款金额、逾期天数、账龄等信息；2.核算准确性：财务部严格按照企业会计准则及公司财务制度核算应收账款，确保账务处理及时、准确，严禁虚增、虚减应收账款，严禁漏记、错记客户欠款信息；3.对账管理：财务部每月月末编制应收账款明细表，与销售部的回款台账进行核对，确保财务账面与销售台账一致；每季度末与客户进行对账，向客户发送对账函，确认客户欠款金额，客户核对确认后，双方签字盖章，对账函留存归档，对客户提出的异议，及时核实处理并调整账务；4.台账管理：销售部建立客户应收账款台账，财务部建立应收账款财务台账，两套台账定期核对，同步更新，详细记录客户名称、订单号、应收账款发生日期、金额、回款日期、回款金额、逾期天数、催收记录等信息，实现应收账款全流程跟踪。第十条应收账款分级与账龄管理1.分级管控：根据应收账款逾期天数及金额，将应收账款分为四级管控，明确各级管控措施：（1）正常应收账款：未逾期或逾期不超过30天的应收账款，由销售责任人常态化跟踪，定期提醒客户付款，确保按时回款；（2）关注类应收账款：逾期30-90天的应收账款，销售部负责人牵头，销售责任人制定专项催收计划，每周与客户沟通一次，反馈催收进度，财务部同步监控回款情况；（3）重点管控类应收账款：逾期90-180天的应收账款，由公司分管销售领导牵头，销售部、财务部、法务部联合开展催收，核查客户经营状况，采取书面催收、上门催收等方式，明确回款时限；（4）高风险应收账款：逾期超过180天的应收账款，认定为高风险，法务部介入，评估通过法律途径催收的可行性，同时财务部启动坏账准备计提及核销相关流程，最大限度降低公司损失。2.账龄分析：财务部每月编制应收账款账龄分析报告，详细统计各账龄段应收账款的金额、占比，分析应收账款逾期原因，识别高风险客户及款项，上报公司管理层，为回款决策及风险管控提供数据支持；3.动态更新：销售部、财务部根据回款情况及逾期天数变化，及时更新应收账款分级及账龄信息，调整管控措施，确保分级管控精准有效。第十一条客户信用管理1.信用评级：销售部联合市场部、财务部，对所有合作客户及潜在合作客户进行信用评级，根据客户的经营规模、资金实力、付款记录、行业口碑、合作年限等因素，分为优质客户、合格客户、风险客户三个等级，信用评级每年更新一次，特殊情况可临时调整；2.信用管控：针对不同信用等级的客户，实行差异化的信用政策及回款约定：（1）优质客户：合作年限长、付款及时、经营状况良好，可适当降低预付款比例（最低不低于20%），延长尾款支付时限（最长不超过45个工作日），优先保障供货及服务；（2）合格客户：经营状况稳定、无逾期付款记录，按公司常规回款标准执行，预付款比例不低于30%，严格按合同约定节点回款；（3）风险客户：经营状况不佳、有逾期付款记录或资金实力薄弱，预付款比例不低于50%，不给予任何信用期限，尾款须在产品交付前支付，必要时要求客户提供担保，方可签订销售合同；3.信用预警：销售部、市场部密切关注客户经营状况及付款情况，若发现客户出现经营恶化、资金链紧张、拖欠款项等异常情况，及时发出信用预警，调整信用等级，采取暂停供货、加强催收等措施，防范回款风险。第十二条坏账计提与核销管理1.坏账计提：财务部根据应收账款账龄、客户信用状况，按企业会计准则规定计提坏账准备，计提标准如下：逾期30-90天的应收账款，按余额的5%计提；逾期90-180天的，按余额的20%计提；逾期180-360天的，按余额的50%计提；逾期超过360天的，按余额的100%计提；2.坏账认定：满足下列条件之一的，认定为坏账：（1）客户逾期付款超过360天，经多轮催收（包括书面催收、上门催收、法律催收）仍无法收回的；（2）客户破产、清算、注销营业执照，且无财产可用于偿还欠款的；（3）客户失踪、死亡（个体客户），且无遗产可用于偿还欠款的；（4）因不可抗力（如自然灾害、战争等）导致客户无法履行付款义务，且无其他还款来源的。3.坏账核销：坏账核销须履行严格的审批流程，由销售部提交坏账核销申请，附催收记录、客户经营状况证明、法律文书（如有）等佐证材料，经财务部审核、审计监督部门核查、公司管理层审批后，方可进行账务核销；4.核销后管理：坏账核销后，销售部仍需持续跟踪客户情况，若客户后续恢复还款能力，及时催收欠款，收回的坏账款项及时上缴财务部，冲减已计提的坏账准备，确保资金及时回笼。第四章催收管理与纠纷处理第十三条催收管理要求1.催收责任：每一笔应收账款都明确对应销售责任人，销售责任人是催收工作的第一责任人，负责全程跟进催收，直至款项全部收回，销售部负责人对本部门所有应收账款催收工作负总责；2.催收方式：根据应收账款逾期天数及客户情况，采用差异化催收方式，包括电话催收、邮件催收、书面催收（催收函）、上门催收、法律催收等，催收过程须留存完整记录（如沟通记录、催收函签收记录、上门催收照片等）；3.催收时限：正常应收账款，回款节点到期前5天提醒，到期后3天内确认到账情况；关注类应收账款，每周催收一次，每月提交催收进度报告；重点管控类应收账款，每3天催收一次，每周召开催收推进会；高风险应收账款，立即启动法律催收流程；4.催收协作：销售部开展催收工作时，财务部提供应收账款核算数据、对账记录等支持，法务部提供法律指导，必要时协助发送律师函、提起诉讼，各部门密切协作，提升催收效率。第十四条回款纠纷处理1.纠纷识别：当客户以产品质量、交付延迟、服务不到位等为由拒绝付款或拖欠款项时，销售责任人须在24小时内核实情况，明确纠纷原因，区分是公司责任、客户责任还是双方责任；2.纠纷处理：针对不同原因的纠纷，采取对应的处理措施：（1）公司责任（如产品质量缺陷、交付延迟）：销售部联合研发部、生产部、售后服务部，及时制定整改方案，为客户提供维修、更换、补偿等服务，整改完成并经客户确认后，督促客户支付款项；（2）客户责任（如无正当理由拖欠、恶意拒付）：销售部加强沟通协商，明确告知客户逾期付款的违约责任，必要时发送催收函、律师函，情节严重的，通过法律途径维护公司权益；（3）双方责任：销售部牵头与客户协商，明确双方责任比例，达成和解协议，按协议约定支付款项，和解协议须经财务部、法务部审核确认；3.纠纷归档：所有回款纠纷的处理过程、处理结果、相关佐证材料，均须由销售部整理归档，留存备查，同时财务部同步调整应收账款相关账务记录。第五章监督考核与责任追究第十五条监督检查1.日常监督：财务部每月监控应收账款回款进度、账龄变化，对逾期款项及时提醒销售部催收；销售部每月开展自查，核查回款台账准确性、催收工作有效性，及时整改存在的问题；2.专项审计：审计监督部门每季度开展销售回款与应收账款专项审计，重点检查回款流程合规性、应收账款核算准确性、催收工作落实情况、坏账计提与核销合规性，查处截留回款、虚增应收账款、催收不力等违规行为；3.报告机制：销售部、财务部每月向公司管理层提交销售回款报告、应收账款账龄分析报告，汇报回款进度、未回款原因、催收情况及风险管控措施，为管理层决策提供支持。第十六条考核管理公司将销售回款与应收账款管理纳入相关部门及人员的绩效考核，考核指标明确、量化，与绩效奖金、评优评先挂钩，具体考核指标如下：1.销售部及销售责任人：核心考核月度回款率、季度回款率、年度回款率（按合同约定节点计算），逾期应收账款占比、坏账发生率，其中年度回款率不低于95%，坏账发生率不高于1%；2.财务部：考核应